Thư ngỏ hợp tác là lá thư đầu tiên nhà trường gửi tới một cơ sở giáo dục nước ngoài mà mình chưa có quan hệ. Nó có một nhiệm vụ duy nhất và rất hẹp: khiến người nhận đồng ý dành ba mươi phút cho một cuộc gọi.
Không phải để ký kết. Không phải để giới thiệu toàn bộ nhà trường. Chỉ để có cuộc gọi đầu tiên.
Vì sao phần lớn thư ngỏ không được trả lời
Bộ phận hợp tác quốc tế của một trường nước ngoài nhận nhiều thư mỗi tuần và thường rất mỏng người. Họ đọc lướt và quyết định trong khoảng mười giây.
Ba lý do khiến thư bị bỏ qua.
Thư quá dài. Ba trang giới thiệu lịch sử nhà trường sẽ không được đọc hết.
Thư không có đề nghị cụ thể. Câu “mong muốn thiết lập quan hệ hợp tác toàn diện” không cho người nhận biết họ cần làm gì tiếp theo.
Thư không cho thấy người gửi đã tìm hiểu. Một lá thư có thể gửi cho bất kỳ trường nào thì cũng không dành riêng cho trường nào.
Cấu trúc năm phần
Phần một: vì sao là trường này. Hai câu, đặt ngay đầu thư. Nhắc tới một chương trình, một hướng nghiên cứu hoặc một hoạt động cụ thể của họ mà Quý trường quan tâm. Đây là phần chứng minh thư không phải gửi hàng loạt.
Phần hai: nhà trường là ai. Ba câu. Quy mô, lĩnh vực mạnh, và một điểm liên quan trực tiếp tới đề nghị sắp nêu. Không kể lịch sử, không liệt kê thành tích.
Phần ba: đề nghị cụ thể. Một đoạn ngắn. Nêu rõ hoạt động gì, quy mô bao nhiêu người, trong bao lâu, dự kiến bắt đầu khi nào. Càng cụ thể càng dễ được trả lời.
Phần bốn: phía Quý trường đóng góp gì. Đây là phần hay bị quên và cũng là phần khiến người nhận cân nhắc nghiêm túc. Hợp tác chỉ bền khi hai bên đều nhận được thứ mình cần.
Phần năm: đề nghị cuộc gọi. Ba mươi phút, kèm hai tới ba khung giờ gợi ý đã tính chênh lệch múi giờ. Kèm tệp hồ sơ năng lực, không nhồi vào thân thư.
Tổng độ dài nên dưới một trang màn hình.
Ví dụ cấu trúc thư
Dưới đây là khung nội dung dịch sang tiếng Việt để dễ hình dung. Khi gửi thật, thư nên viết bằng ngôn ngữ làm việc của trường nhận và được người thạo ngôn ngữ đó rà lại.
Kính gửi ông/bà [tên người phụ trách hợp tác quốc tế, khoa cụ thể],
Chúng tôi theo dõi chương trình [tên chương trình] của Quý trường và đặc biệt quan tâm tới cách Quý trường tổ chức phần [nội dung cụ thể].
[Tên trường] là cơ sở giáo dục tại Việt Nam với khoảng [số] người học, thế mạnh ở lĩnh vực [ngành]. Chúng tôi hiện có [số] giảng viên giảng dạy bằng tiếng Anh trong lĩnh vực này.
Chúng tôi đề xuất một dự án học tập chung trực tuyến kéo dài tám tuần, dành cho khoảng ba mươi người học mỗi bên, dự kiến triển khai trong học kỳ [thời gian]. Chủ đề đề xuất là [chủ đề].
Về phía chúng tôi, chúng tôi sẽ đảm nhận phần điều phối, chuẩn bị tài liệu nền và bố trí giảng viên phụ trách. Chúng tôi cũng sẵn sàng chia sẻ dữ liệu và bối cảnh về [lĩnh vực] tại Việt Nam, phần mà người học của Quý trường có thể quan tâm.
Chúng tôi mong được trao đổi trong một cuộc gọi ba mươi phút. Một số khung giờ thuận tiện cho Quý trường: [ba khung giờ].
Hồ sơ giới thiệu chi tiết được gửi kèm.
Gửi cho ai
Gửi đúng người quan trọng ngang với viết đúng nội dung.
Ưu tiên cao nhất là người phụ trách hợp tác quốc tế của khoa chuyên môn liên quan. Họ hiểu nội dung chuyên môn và có động lực trực tiếp.
Ưu tiên thứ hai là bộ phận hợp tác quốc tế cấp trường.
Nên tránh hộp thư chung của trường, vì thư gửi tới đó hiếm khi tới được đúng người.
Nếu có thể tìm được qua mạng lưới cá nhân của giảng viên trong trường, hãy dùng đường đó. Một lời giới thiệu từ đồng nghiệp có quan hệ sẵn hiệu quả hơn nhiều so với thư lạnh.
Thư nhắc lại
Không nhận được hồi đáp lần đầu là chuyện bình thường, phần lớn do quá tải chứ không phải từ chối.
Nên gửi một thư nhắc lại sau hai tuần. Thư này chỉ cần ba câu: nhắc lại thư trước, tóm tắt đề nghị trong một câu, và hỏi xem nên liên hệ với ai nếu không đúng người phụ trách.
Câu cuối cùng rất hiệu quả. Nhiều người không trả lời vì việc không thuộc phạm vi của họ, và họ sẵn sàng chỉ đường nếu được hỏi.
Sau thư nhắc lại thứ hai mà vẫn im lặng thì nên chuyển sang đối tác khác, và có thể quay lại sau một năm.
Thư ngỏ hợp tác nên tránh những gì
Một số nội dung tưởng vô hại nhưng làm giảm đáng kể khả năng được hồi đáp.
Tránh liệt kê danh sách thành tích và giải thưởng. Người nhận không có cơ sở đánh giá các danh hiệu ở một hệ thống giáo dục họ không quen. Phần này chiếm chỗ mà không tạo giá trị.
Tránh đính kèm quá nhiều tệp. Một tệp hồ sơ năng lực là đủ. Năm tệp khiến thư trông như thư quảng cáo.
Tránh đề nghị ký thoả thuận ngay từ thư đầu. Đề nghị ký khi hai bên chưa từng nói chuyện tạo cảm giác thiếu nghiêm túc, và thường bị bỏ qua.
Tránh nhắc tới quy mô hợp tác quá lớn. Đề nghị trao đổi ba mươi người học dễ được cân nhắc hơn đề nghị hợp tác chiến lược dài hạn, dù về lâu dài mục tiêu có thể là như vậy.
Tránh dùng bản dịch tự động chưa rà soát. Một câu sai ngữ pháp ở đoạn mở đầu đủ để người nhận đánh giá thấp toàn bộ lá thư. Nếu nhà trường không có người rà được, nên nhờ rà soát bên ngoài. Chi phí nhỏ so với cơ hội mất đi.
Tránh gửi vào thời điểm bất lợi. Thư gửi đúng kỳ nghỉ dài hoặc tuần thi cuối kỳ của trường nhận thường bị chìm. Tìm hiểu lịch năm học của họ trước khi bấm gửi là việc mất năm phút nhưng có ích.
Chuẩn bị cho cuộc gọi đầu tiên
Nếu thư ngỏ hợp tác thành công, cuộc gọi sẽ diễn ra sau vài tuần. Ba việc nên chuẩn bị.
Chuẩn bị một bản trình bày rất ngắn, không quá năm trang, dùng khi được hỏi.
Chuẩn bị câu trả lời cho ba câu hỏi chắc chắn sẽ có: quy mô người học của trường, năng lực ngoại ngữ của đội ngũ, và ai sẽ là đầu mối vận hành.
Chuẩn bị sẵn đề xuất bước tiếp theo, để cuộc gọi không kết thúc bằng lời hẹn mơ hồ.
Nếu hợp tác có yếu tố công nhận kết quả học tập, nên đọc trước khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) để trao đổi có căn cứ.
Các báo cáo chính sách giáo dục của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) hữu ích khi Quý trường muốn hiểu bối cảnh hệ thống giáo dục của phía đối tác trước cuộc gọi.
Một thư ngắn, đúng người nhận và nêu rõ đề xuất hợp tác thường hiệu quả hơn bản giới thiệu dài nhưng thiếu trọng tâm.
Tổng kết
Thư ngỏ hợp tác hiệu quả là thư ngắn, gửi đúng người, có đề nghị cụ thể, và nêu rõ phía mình đóng góp gì.
Mục tiêu duy nhất của nó là cuộc gọi ba mươi phút. Mọi nội dung không phục vụ mục tiêu đó đều nên cắt.
Bước tiếp theo
Hãy chọn ba trường trong danh sách của Quý trường và viết ba lá thư riêng, mỗi lá có phần mở đầu khác nhau nhắc tới một điểm cụ thể của từng trường.
Ba lá thư riêng gửi đi có hiệu quả cao hơn ba mươi lá thư giống nhau.
Sau khi gửi, hãy ghi lại vào một bảng theo dõi đơn giản: gửi cho ai, ngày nào, đã nhắc lại chưa, kết quả ra sao. Công việc tiếp cận kéo dài nhiều tháng và trải qua nhiều người, nên trí nhớ không đủ để quản lý. Bảng theo dõi này về sau còn cho biết kênh nào và cách viết nào cho tỷ lệ hồi đáp cao nhất, để những đợt tiếp cận sau đỡ mất công thử nghiệm lại từ đầu.
