Ngân sách quốc tế hoá nhà trường thường được lập quanh những khoản dễ nhìn thấy: vé máy bay cho đoàn công tác, chi phí tổ chức hội thảo, kinh phí đón đoàn. Đây là những khoản lớn nhưng không phải là những khoản quyết định.
Phần khiến ngân sách vỡ nằm ở chỗ khác: chi phí vận hành thường xuyên, chi phí nhân sự không được tính, và chi phí duy trì quan hệ sau khi ký kết.
Bài hướng dẫn này liệt kê bảy nhóm chi và chỉ ra những khoản hay bị bỏ sót nhất.
Vì sao ngân sách quốc tế hoá hay thiếu
Có ba nguyên nhân lặp lại ở nhiều trường.
Nguyên nhân thứ nhất: lập ngân sách theo sự kiện. Ngân sách được tính cho từng hoạt động riêng lẻ, mỗi lần một khoản. Cách này bỏ qua toàn bộ chi phí nền tồn tại quanh năm dù có sự kiện hay không.
Nguyên nhân thứ hai: không tính thời gian nhân sự. Việc quốc tế hoá được giao kiêm nhiệm và coi như không tốn tiền. Thực tế nó chiếm thời gian của những người đang làm việc khác, và đó là chi phí thật dù không xuất hiện trên chứng từ.
Nguyên nhân thứ ba: chỉ tính chi phí khởi động. Ngân sách dừng ở lễ ký kết, trong khi chi phí duy trì quan hệ mới là phần kéo dài nhiều năm.
Bảy nhóm chi
Nhóm một: nhân sự. Thời gian của người phụ trách, tính theo tỷ lệ phần trăm công việc. Nếu một người dành ba mươi phần trăm thời gian cho hoạt động quốc tế, đó là ba mươi phần trăm chi phí lương của người đó.
Nhóm hai: biên soạn và dịch thuật tài liệu. Hồ sơ năng lực song ngữ, mô tả chương trình, website tiếng Anh. Đây là khoản đầu tư một lần nhưng cần chi lại khi cập nhật.
Nhóm ba: nâng cao năng lực đội ngũ. Đào tạo ngoại ngữ, tập huấn về làm việc với đối tác quốc tế, hỗ trợ giảng viên tham dự hội thảo chuyên ngành.
Nhóm bốn: hoạt động chung. Chi phí tổ chức dự án học tập chung, hội thảo trực tuyến, chương trình trao đổi.
Nhóm năm: đi lại và đón tiếp. Đoàn công tác, đón đoàn, tham dự hội nghị giáo dục.
Nhóm sáu: hạ tầng và công cụ. Nền tảng họp trực tuyến có chất lượng, hệ thống lưu trữ dữ liệu chung, thiết bị cho phòng học kết nối quốc tế.
Nhóm bảy: duy trì quan hệ. Chi phí liên lạc thường xuyên, họp định kỳ, quà tặng lễ nghi, và thời gian dành cho việc giữ liên hệ.
Ngân sách quốc tế hoá nhà trường và những khoản hay bị quên
Trong bảy nhóm trên, năm khoản dưới đây bị bỏ sót thường xuyên nhất.
Rà soát bản dịch. Nhiều trường tính chi phí dịch nhưng không tính chi phí rà soát bởi người thạo ngôn ngữ. Kết quả là tài liệu có lỗi thuật ngữ, làm giảm uy tín ngay ở bước tiếp cận đầu tiên.
Thời gian chờ và trao đổi. Một quan hệ hợp tác cần hàng chục lượt thư từ và nhiều cuộc họp trực tuyến trước khi có hoạt động đầu tiên. Toàn bộ thời gian này là chi phí.
Cập nhật tài liệu hằng năm. Hồ sơ năng lực và mô tả chương trình cần cập nhật, và mỗi lần cập nhật lại phát sinh chi phí biên soạn cùng dịch thuật.
Chi phí khi hoạt động không thành. Không phải đề xuất nào cũng dẫn tới hợp tác. Tỷ lệ chuyển đổi từ tiếp cận thành hợp tác thật thường thấp, nên ngân sách phải chấp nhận phần không ra kết quả.
Chi phí chuyển giao khi nhân sự thay đổi. Người mới cần thời gian nắm việc, và trong giai đoạn đó quan hệ đối tác thường chậm lại.
Lập dự trù ba năm
Ngân sách quốc tế hoá nên lập theo chu kỳ ba năm thay vì từng năm, vì phần lớn hoạt động có chu kỳ dài hơn một năm học.
Bảng dự trù nên có bảy hàng tương ứng bảy nhóm chi, và ba cột cho ba năm.
Nên tách rõ hai loại khoản. Khoản đầu tư một lần như biên soạn hồ sơ năng lực, mua thiết bị, xây website tiếng Anh. Khoản thường xuyên như thời gian nhân sự, chi phí duy trì quan hệ, cập nhật tài liệu.
Phân bổ theo năm thường có hình dạng đặc trưng: năm thứ nhất nặng về khoản đầu tư một lần, năm thứ hai nhẹ nhất, năm thứ ba tăng trở lại khi có hoạt động quy mô lớn hơn.
Cuối bảng nên có một khoản dự phòng. Kinh nghiệm cho thấy hoạt động có yếu tố nước ngoài luôn phát sinh những chi phí không lường trước, từ chênh lệch tỷ giá tới thay đổi lịch trình.
Bắt đầu với ngân sách nhỏ
Nhiều trường trì hoãn vì cho rằng cần khoản đầu tư lớn. Thực tế giai đoạn đầu có thể chạy với ngân sách rất khiêm tốn nếu chọn đúng loại hoạt động.
Dự án học tập chung trực tuyến gần như không tốn chi phí trực tiếp. Chi phí chính là thời gian của giảng viên, và điều cần làm là tính thời gian đó vào định mức công việc thay vì coi là làm thêm.
Hồ sơ năng lực song ngữ có thể bắt đầu ở dạng bốn trang văn bản thuần, chưa cần thiết kế. Bản đơn giản nhưng chính xác có giá trị hơn bản đẹp nhưng thông tin cũ.
Việc tiếp cận đối tác qua mạng lưới cá nhân của giảng viên hoàn toàn miễn phí và có tỷ lệ hồi đáp cao hơn hội chợ giáo dục.
Nói cách khác, khoản chi lớn chỉ thực sự cần từ năm thứ ba, khi nhà trường đã có kết quả để thuyết phục về nguồn kinh phí.
Thuyết phục về nguồn kinh phí
Khi trình ngân sách, ba cách trình bày dưới đây thường hiệu quả hơn cách liệt kê chi phí đơn thuần.
Gắn với kết quả đo được. Thay vì xin kinh phí cho hoạt động quốc tế nói chung, hãy gắn từng khoản với chỉ số cụ thể mà nó tạo ra.
Nêu rõ phần chi phí đang tồn tại nhưng chưa được ghi nhận. Thời gian nhân sự đang bỏ ra vốn đã là chi phí thật. Đưa nó vào bảng không làm tăng chi tiêu thực tế, mà làm hiện rõ bức tranh.
Trình bày phương án tối thiểu song song với phương án đầy đủ. Cách này cho người duyệt lựa chọn thay vì chỉ có đồng ý hoặc từ chối.
Khi cần đặt mức đầu tư của mình vào bối cảnh so sánh, dữ liệu về chi tiêu giáo dục giữa các hệ thống do Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) công bố là nguồn tham chiếu hợp lý.
Với phần liên quan tới công nhận kết quả học tập trong các chương trình hợp tác, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) nên được tham chiếu khi dự trù chi phí thủ tục.
Theo dõi chi tiêu thực tế
Lập ngân sách xong cần cơ chế theo dõi, nếu không thì năm sau lại lập theo cảm tính.
Nên ghi chép chi tiêu theo đúng bảy nhóm đã dự trù, để cuối năm so sánh được dự trù với thực tế.
Đặc biệt nên theo dõi nhóm nhân sự, dù nó không xuất hiện trên chứng từ. Một bảng ghi thời gian đơn giản, ước lượng theo tháng, là đủ.
Cuối mỗi năm, cuộc rà soát nên trả lời hai câu: nhóm nào chi vượt dự trù và vì sao, và khoản nào đã chi mà không tạo ra kết quả gì.
Câu thứ hai khó trả lời nhưng quan trọng nhất, vì nó cho biết nên cắt gì ở năm sau.
Tổng kết
Ngân sách quốc tế hoá nhà trường gồm bảy nhóm, trong đó nhóm nhân sự và nhóm duy trì quan hệ là hai nhóm hay bị bỏ sót nhất dù chiếm tỷ trọng lớn.
Giai đoạn đầu hoàn toàn có thể chạy với ngân sách nhỏ nếu chọn hoạt động phù hợp. Khoản chi lớn chỉ thực sự cần khi nhà trường đã có kết quả để thuyết phục.
Bước tiếp theo
Hãy ước lượng một con số duy nhất: trong năm học vừa qua, tổng thời gian mà đội ngũ của Quý trường đã dành cho hoạt động quốc tế là bao nhiêu, quy ra tỷ lệ phần trăm công việc.
Con số đó thường là khoản chi lớn nhất và cũng là khoản chưa từng xuất hiện trong bảng ngân sách nào.
