Đánh giá đối tác tuyển sinh là việc nhà trường xem lại một cách có hệ thống xem quan hệ hợp tác trong năm qua đã tạo ra gì, và có nên tiếp tục ở hình thức nào.
Không có đánh giá định kỳ, danh sách đối tác chỉ tăng theo thời gian mà không ai rà lại. Kết quả là nhà trường phân tán nguồn lực cho nhiều quan hệ, trong đó phần lớn không tạo ra kết quả.
Bài hướng dẫn này nêu bộ tiêu chí bốn nhóm và cách tiến hành.
Nguyên tắc: công bố tiêu chí trước, không chấm theo cảm tính
Bộ tiêu chí phải được gửi cho đối tác từ đầu kỳ, không phải công bố khi đánh giá.
Lý do rất thực tế. Nếu đối tác biết mình sẽ được đánh giá bằng những chỉ số nào, họ sẽ điều chỉnh cách làm việc theo hướng đó ngay trong năm. Đây chính là tác dụng chính của việc đánh giá, lớn hơn nhiều so với việc xếp loại cuối kỳ.
Ngược lại, một bộ tiêu chí đưa ra khi đã hết năm chỉ tạo ra tranh cãi và cảm giác bị đối xử không công bằng.
Nguyên tắc thứ hai: mỗi tiêu chí phải đo được bằng dữ liệu, không dựa trên ấn tượng. Nhận xét kiểu đối tác này làm việc tích cực không dùng được cho bất kỳ quyết định nào.
Nhóm một: kết quả
Đây là nhóm dễ đo nhất nhưng cần chọn đúng chỉ số, vì chỉ số sai sẽ tạo động cơ sai.
Số hồ sơ chuyển về. Ghi nhận nhưng không dùng làm chỉ số chính, vì nó khuyến khích số lượng.
Tỷ lệ hồ sơ đủ điều kiện trên tổng hồ sơ chuyển về. Chỉ số này phản ánh chất lượng sàng lọc và hiểu biết về chương trình.
Tỷ lệ nhập học trên số được nhận. Phản ánh mức độ chính xác của thông tin đã tư vấn.
Tỷ lệ còn theo học sau năm thứ nhất. Đây là chỉ số quan trọng nhất trong toàn bộ bộ tiêu chí, vì nó cho biết người học có thực sự phù hợp hay không.
Với đối tác mới, chỉ số thứ tư chưa có dữ liệu, nên năm đầu chỉ đánh giá ba chỉ số kia và ghi rõ đây là kỳ đánh giá chưa đầy đủ.
Nhóm hai: tuân thủ
Nhóm này không cho điểm cao mà chủ yếu để phát hiện vi phạm.
Tài liệu đang lưu hành có đúng bộ chuẩn không, kiểm tra bằng cách yêu cầu gửi lại tài liệu thực dùng.
Có tài liệu tự soạn chưa được duyệt không.
Các khoản thu từ người học có được thông báo đầy đủ không.
Có cam kết vượt thẩm quyền nào được ghi nhận không, qua khiếu nại hoặc qua khảo sát người học.
Dữ liệu người học có được xử lý đúng thoả thuận không.
Nhóm này nên chấm theo dạng đạt hoặc không đạt, không theo thang điểm. Một vi phạm nghiêm trọng ở nhóm này đủ để xem xét lại toàn bộ quan hệ, bất kể kết quả ở ba nhóm còn lại tốt tới đâu.
Nhóm ba: chất lượng phối hợp
Nhóm này đo mức độ dễ làm việc cùng, và nó ảnh hưởng tới chi phí vận hành của nhà trường nhiều hơn người ta nghĩ.
Chất lượng hồ sơ chuyển về. Đầy đủ giấy tờ hay thường xuyên thiếu, phải yêu cầu bổ sung bao nhiêu lần.
Thời gian phản hồi khi nhà trường liên hệ.
Chất lượng báo cáo định kỳ. Nộp đúng hạn, đúng mẫu, số liệu chính xác.
Mức độ tham gia đào tạo. Có cử người dự các buổi tập huấn không, có cập nhật khi tài liệu thay đổi không.
Số câu hỏi lặp lại. Nếu đối tác liên tục hỏi lại những nội dung đã có trong tài liệu, đó là dấu hiệu chưa nắm hoặc chưa đọc.
Nhóm bốn: trải nghiệm của người học
Nhóm này lấy dữ liệu từ chính người học, và thường phát hiện được điều mà ba nhóm kia không thấy.
Kết quả khảo sát người học đã nhập học, tập trung vào việc thông tin nhận được có khớp thực tế không.
Kết quả khảo sát nhóm đã nộp hồ sơ nhưng không nhập học. Nhóm này cho thông tin thẳng thắn nhất.
Số khiếu nại phát sinh, phân loại theo nội dung.
Có khoản phí phát sinh ngoài dự kiến nào được phản ánh không.
Khảo sát nên ngắn, dưới mười câu, và nên do nhà trường thực hiện trực tiếp chứ không qua đối tác.
Thang điểm và cách tổng hợp
Cách đơn giản và đủ dùng là chia thành ba mức cho mỗi nhóm: đạt tốt, đạt, và chưa đạt.
Nhóm hai về tuân thủ không tính điểm mà đóng vai trò điều kiện: chưa đạt ở nhóm này thì toàn bộ kết quả xếp ở mức cần xem xét, bất kể ba nhóm kia.
Ba nhóm còn lại có thể đặt trọng số, với nhóm một và nhóm bốn nặng hơn nhóm ba.
Kết quả cuối cùng nên dẫn tới một trong bốn quyết định, và bốn quyết định này nên được nêu rõ trong hợp đồng từ đầu.
Mở rộng hợp tác. Tăng phạm vi chương trình được uỷ quyền, hoặc tăng mức hỗ trợ.
Giữ nguyên.
Giữ nguyên kèm điều kiện khắc phục. Nêu rõ cần cải thiện gì, trong bao lâu, và sẽ đánh giá lại khi nào.
Chấm dứt. Với điều kiện bảo đảm những người học đang trong quy trình không bị bỏ rơi.
Đánh giá đối tác tuyển sinh cần bao nhiêu công sức
Đây là câu hỏi thực tế, vì một quy trình quá nặng sẽ không được duy trì.
Với một mạng lưới dưới mười đối tác, toàn bộ kỳ đánh giá thường mất khoảng một tuần làm việc của một người, nếu dữ liệu đã được ghi nhận đều trong năm.
Điều kiện đó là mấu chốt. Nếu dữ liệu phải thu thập hồi cứu vào cuối kỳ, công sức tăng gấp nhiều lần và độ chính xác giảm rõ rệt.
Vì vậy việc cần đầu tư không phải là kỳ đánh giá mà là thói quen ghi nhận trong năm: mỗi hồ sơ chuyển về ghi rõ nguồn, mỗi khiếu nại ghi rõ nội dung và đối tác liên quan, mỗi lần rà soát tài liệu ghi lại kết quả.
Với mạng lưới lớn hơn, nên chia thành hai mức: đánh giá đầy đủ cho những đối tác có khối lượng lớn, và đánh giá rút gọn cho phần còn lại.
Phản hồi kết quả cho đối tác
Cách trao đổi kết quả quyết định việc đánh giá có tạo ra cải thiện hay chỉ tạo ra căng thẳng.
Gửi trước bằng văn bản, để đối tác có thời gian đọc và chuẩn bị.
Trao đổi trực tiếp sau đó, dành thời gian nghe phía đối tác giải thích. Nhiều con số bất thường có lý do mà nhà trường không biết.
Tách bạch dữ liệu với kết luận. Trình bày số liệu trước, để đối tác cùng nhìn, rồi mới tới phần đánh giá.
Nêu cả điểm mạnh. Một buổi trao đổi chỉ toàn điểm yếu sẽ khiến đối tác phòng thủ và không tiếp thu.
Kết thúc bằng những việc cụ thể cho năm sau, có mốc thời gian, cho cả hai phía. Nhà trường cũng thường có phần cần cải thiện, chẳng hạn tốc độ xử lý hồ sơ hay chất lượng tài liệu.
Điểm cuối cùng đáng nhấn mạnh: một kỳ đánh giá chỉ nhìn về phía đối tác sẽ bỏ sót nguyên nhân nằm ở chính nhà trường.
Khi cần đặt các chỉ số của mình vào bối cảnh chung của ngành, báo cáo chính sách của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) là nguồn tham chiếu hữu ích.
Với những nội dung về công nhận văn bằng mà đối tác cần nắm chắc, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) nên là tài liệu bắt buộc trong chương trình đào tạo hằng năm.
Tổng kết
Đánh giá đối tác tuyển sinh hằng năm dựa trên bốn nhóm tiêu chí: kết quả, tuân thủ, chất lượng phối hợp, và trải nghiệm người học.
Nhóm tuân thủ đóng vai trò điều kiện chứ không tính điểm. Chỉ số quan trọng nhất trong nhóm kết quả là tỷ lệ người học còn theo học sau năm thứ nhất.
Và điều kiện để kỳ đánh giá khả thi là thói quen ghi nhận dữ liệu đều trong năm, chứ không phải nỗ lực thu thập vào cuối kỳ.
Bước tiếp theo
Hãy soạn bộ tiêu chí gồm bốn nhóm trên, gói trong hai trang, và gửi cho toàn bộ đối tác ngay đầu kỳ tới.
Chính việc gửi trước này đã tạo ra phần lớn tác dụng, trước khi kỳ đánh giá đầu tiên diễn ra.
