Chấm dứt hợp tác với đối tác tuyển sinh là tình huống mà mọi nhà trường đều sẽ gặp, nhưng hầu như không nhà trường nào chuẩn bị trước. Kết quả là khi việc xảy ra, mọi thứ được xử lý gấp gáp, và bên chịu thiệt thường là những người học đang trong quy trình.
Bài hướng dẫn này nêu quy trình bàn giao, danh mục cần thu hồi, và cách bảo vệ người học trong giai đoạn chuyển tiếp.
Ba tình huống dẫn tới chấm dứt
Cách xử lý khác nhau tuỳ tình huống, nên cần phân biệt ngay từ đầu.
Tình huống một: hết hạn hợp đồng và không gia hạn. Đây là tình huống nhẹ nhất, có thời gian chuẩn bị, và thường không có bất đồng. Cả hai bên biết trước mốc kết thúc.
Tình huống hai: một bên chủ động chấm dứt trước hạn. Có thể do kết quả không đạt kỳ vọng, do thay đổi chiến lược, hoặc do đối tác chuyển hướng kinh doanh. Cần thời gian báo trước theo hợp đồng.
Tình huống ba: chấm dứt ngay do vi phạm nghiêm trọng. Làm giả giấy tờ, thu phí không thông báo, hoặc công bố thông tin sai lệch nghiêm trọng. Đây là tình huống khó nhất vì không có thời gian chuẩn bị và thường kèm bất đồng.
Với tình huống ba, hợp đồng nên có sẵn danh sách các hành vi cho phép chấm dứt ngay, nêu rõ từ đầu chứ không diễn giải khi sự việc đã xảy ra.
Nguyên tắc xuyên suốt: người học không bị bỏ rơi
Đây là nguyên tắc phải đặt trên mọi cân nhắc khác, kể cả khi việc chấm dứt xuất phát từ vi phạm nghiêm trọng của đối tác.
Người học đã nộp hồ sơ qua một đối tác không có lỗi trong việc quan hệ hợp tác đổ vỡ. Họ đã đầu tư thời gian, tiền bạc, và đã sắp xếp kế hoạch dựa trên quá trình đang diễn ra.
Ba hệ quả thực tế của nguyên tắc này.
Hồ sơ đang xử lý được tiếp tục cho tới khi có kết quả, bất kể quan hệ với đối tác ra sao.
Nhà trường liên hệ trực tiếp với những người học này để thông báo về thay đổi và cung cấp đầu mối mới.
Không có khoản phí phát sinh nào đổ lên người học vì việc chuyển đổi đầu mối.
Ba điểm này nên được ghi vào hợp đồng ngay từ khi ký, chứ không thương lượng khi đang chấm dứt.
Sáu bước của quy trình
Bước một: quyết định và thông báo bằng văn bản. Nêu rõ lý do, căn cứ theo điều khoản nào của hợp đồng, và ngày có hiệu lực. Thời gian báo trước theo đúng thoả thuận.
Bước hai: chốt danh sách hồ sơ đang xử lý. Cả hai bên cùng đối chiếu và ký xác nhận một danh sách chung. Đây là bước quan trọng nhất và nên làm ngay, vì càng để lâu càng khó xác định.
Bước ba: thu hồi và bàn giao. Chi tiết ở mục dưới.
Bước bốn: thông báo cho người học. Nhà trường chủ động liên hệ từng người trong danh sách, không để đối tác thông báo thay.
Bước năm: xử lý phần tài chính. Đối soát các khoản thù lao còn lại, và các khoản đối tác đã thu từ người học nếu có.
Bước sáu: rút kinh nghiệm. Ghi lại nguyên nhân và những gì cần điều chỉnh trong hợp đồng với các đối tác khác.
Danh mục bàn giao
Sáu nhóm dưới đây cần được bàn giao đầy đủ, và nên có biên bản ký nhận.
Danh sách hồ sơ đang xử lý, kèm tình trạng của từng hồ sơ và thông tin liên lạc của người học.
Toàn bộ hồ sơ giấy tờ đã nhận từ người học nhưng chưa chuyển cho nhà trường.
Lịch sử trao đổi với những người học đang trong quy trình, để đầu mối mới không phải bắt đầu lại từ đầu.
Tài liệu chính thức của nhà trường mà đối tác đang giữ, kèm cam kết ngừng sử dụng và ngừng phát hành.
Quyền truy cập hệ thống, nếu đối tác có tài khoản trên các hệ thống của nhà trường. Cần thu hồi ngay trong ngày có hiệu lực.
Dữ liệu người học mà đối tác thu thập trong quá trình hợp tác, kèm cam kết xoá bản lưu theo thoả thuận bảo vệ dữ liệu.
Nhóm cuối cùng hay bị bỏ qua nhất nhưng có ý nghĩa pháp lý và đạo đức rõ ràng, nên cần được xử lý bằng văn bản chứ không bằng lời hứa.
Chấm dứt hợp tác với đối tác tuyển sinh mà không gây tổn hại
Cách trao đổi trong giai đoạn này ảnh hưởng tới nhiều thứ hơn là quan hệ với riêng đối tác đó.
Giữ trao đổi ở mức chuyên nghiệp. Thị trường tư vấn du học ở mỗi địa phương thường là một cộng đồng nhỏ. Cách nhà trường xử lý một lần chấm dứt sẽ được biết tới, và ảnh hưởng tới khả năng làm việc với các đối tác khác.
Nêu lý do rõ ràng nhưng không công kích. Dựa trên dữ liệu và điều khoản hợp đồng, không dựa trên đánh giá cá nhân.
Không thông báo công khai. Việc chấm dứt là quan hệ giữa hai bên. Thông báo rộng rãi kèm lý do có thể gây tổn hại danh tiếng của đối tác vượt quá mức cần thiết.
Cập nhật danh sách đại diện chính thức. Đây là việc cần làm để người học không tiếp tục làm việc với một bên không còn được uỷ quyền. Cách làm là cập nhật danh sách trên trang chính thức, không phải ra thông báo về việc chấm dứt.
Ranh giới giữa hai việc cuối cần được giữ cẩn thận: nhà trường có trách nhiệm cho người học biết ai đang đại diện cho mình, nhưng không có lý do gì để công bố lý do chấm dứt.
Thông báo cho người học thế nào
Nội dung thông báo nên gồm bốn phần và giữ ở mức ngắn gọn.
Thông tin về thay đổi. Kể từ ngày nào, việc hỗ trợ hồ sơ của người học sẽ do đầu mối mới phụ trách.
Đầu mối mới. Tên, chức danh, kênh liên lạc, và thời gian phản hồi dự kiến.
Trấn an về tình trạng hồ sơ. Hồ sơ đang ở bước nào, và việc thay đổi không ảnh hưởng tới tiến độ hay kết quả.
Kênh để hỏi thêm. Nêu rõ người học có thể liên hệ trực tiếp với nhà trường về bất kỳ vấn đề nào.
Không nên nêu lý do chấm dứt trong thông báo này. Người học không cần biết, và việc nêu ra chỉ tạo lo lắng không cần thiết về hồ sơ của chính họ.
Nếu người học chủ động hỏi lý do, câu trả lời phù hợp là quan hệ hợp tác đã kết thúc theo thoả thuận giữa hai bên, và điều đó không ảnh hưởng tới hồ sơ của họ.
Phòng ngừa từ khi ký hợp đồng
Phần lớn khó khăn khi chấm dứt bắt nguồn từ những điều không được quy định lúc ký.
Năm nội dung nên có sẵn trong mọi hợp đồng.
Thời gian báo trước cho từng loại tình huống chấm dứt.
Danh sách hành vi cho phép chấm dứt ngay, liệt kê cụ thể.
Nghĩa vụ bàn giao, gồm danh mục và thời hạn.
Cam kết về người học đang trong quy trình, với ba hệ quả nêu ở phần nguyên tắc.
Xử lý dữ liệu sau khi chấm dứt.
Năm nội dung này chiếm chưa tới một trang trong hợp đồng nhưng giải quyết được phần lớn tranh chấp có thể phát sinh.
Với những nội dung liên quan tới công nhận văn bằng mà người học có thể lo lắng trong giai đoạn chuyển tiếp, việc dẫn khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) giúp họ tự kiểm chứng thay vì phụ thuộc vào lời trấn an.
Khi cần đối chiếu thông lệ quản lý mạng lưới đối tác giữa các hệ thống giáo dục, báo cáo chính sách của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp bối cảnh tham khảo.
Sau khi chấm dứt
Hai việc nên làm trong ba tháng đầu.
Theo dõi nhóm người học chuyển tiếp. Kiểm tra xem hồ sơ của họ có tiến triển bình thường không, và có ai bị bỏ sót trong quá trình bàn giao không.
Rà lại hợp đồng với các đối tác còn lại. Nếu nguyên nhân chấm dứt là một lỗ hổng trong hợp đồng, lỗ hổng đó nhiều khả năng cũng tồn tại ở các hợp đồng khác.
Việc thứ hai là bước biến một sự việc đơn lẻ thành cải thiện hệ thống, và nó thường bị bỏ qua vì khi đó mọi người đã muốn khép lại câu chuyện.
Tổng kết
Chấm dứt hợp tác với đối tác tuyển sinh cần một quy trình sáu bước, trong đó bước chốt danh sách hồ sơ đang xử lý là bước quan trọng nhất và phải làm sớm nhất.
Nguyên tắc đặt trên mọi cân nhắc khác là người học không bị bỏ rơi, và nguyên tắc này phải được ghi vào hợp đồng từ khi ký chứ không thương lượng khi đang chấm dứt.
Và cách trao đổi trong giai đoạn này ảnh hưởng tới khả năng làm việc của nhà trường với toàn bộ thị trường, không chỉ với riêng đối tác đó.
Bước tiếp theo
Hãy mở một hợp đồng bất kỳ đang có hiệu lực của Quý trường và tìm xem nó có trả lời được câu hỏi này không: nếu chấm dứt vào tuần sau, ai báo cho những người học đang nộp hồ sơ, và trong bao lâu.
Nếu không có câu trả lời trong văn bản, đó là nội dung cần bổ sung ở lần gia hạn gần nhất, cho toàn bộ các hợp đồng chứ không riêng hợp đồng đó.
