Gia hạn và chấm dứt MOU là hai nội dung mà không ai muốn nghĩ tới lúc chuẩn bị ký. Chính vì vậy chúng thường được soạn qua loa, và hậu quả xuất hiện nhiều năm sau khi không ai còn nhớ vì sao lại viết như thế.
Bài viết này nêu những điều khoản cần có ngay từ đầu, tiêu chí quyết định gia hạn hay không, và cách xử lý những việc dở dang khi thoả thuận kết thúc.
Vì sao MOU vô thời hạn là lựa chọn tệ
Nhiều bản ghi nhớ không ghi thời hạn, hoặc ghi rằng có hiệu lực cho tới khi một bên chấm dứt. Cách này nghe thân thiện nhưng tạo ra ba vấn đề.
Không ai rà lại. Một thoả thuận không có mốc hết hạn sẽ không bao giờ được xem xét, và danh sách MOU chỉ tăng theo năm.
Không có dịp để điều chỉnh. Nhu cầu của hai bên thay đổi theo thời gian. Mốc gia hạn là cơ hội tự nhiên để cập nhật nội dung cho phù hợp.
Việc chấm dứt trở nên nặng nề. Khi không có mốc tự nhiên, việc một bên chủ động chấm dứt bị coi là hành động tiêu cực, dù thực chất chỉ là kết thúc một quan hệ đã không còn hoạt động.
Ngược lại, một thoả thuận có thời hạn ba tới năm năm tạo ra nhịp rà soát tự nhiên, và việc để nó hết hạn không mang ý nghĩa tiêu cực nào.
Điều khoản về thời hạn và gia hạn
Bốn nội dung nên có.
Thời hạn cụ thể. Ba năm là mức phù hợp cho phần lớn trường hợp. Đủ dài để triển khai được hoạt động, đủ ngắn để rà soát trước khi quan hệ trở nên lỗi thời.
Cơ chế gia hạn. Hai lựa chọn, mỗi lựa chọn có ưu điểm riêng.
Gia hạn tự động nếu không bên nào phản đối trong một khoảng thời gian trước khi hết hạn. Ưu điểm là đơn giản; nhược điểm là nó vẫn dẫn tới việc không ai rà lại.
Gia hạn phải ký lại. Ưu điểm là buộc hai bên xem xét thực chất; nhược điểm là tốn thủ tục.
Cách cân bằng: gia hạn tự động nhưng kèm nghĩa vụ rà soát bằng một cuộc họp trước khi hết hạn.
Thời gian thông báo trước. Nếu một bên không muốn gia hạn, phải báo trước bao lâu. Ba tới sáu tháng là hợp lý.
Điều kiện gia hạn có gắn với kết quả không. Với những thoả thuận có nội dung cụ thể, có thể gắn việc gia hạn với việc đã triển khai được hoạt động nào.
Tiêu chí quyết định gia hạn
Khi tới mốc, câu hỏi cần trả lời không phải là quan hệ này có tốt không mà là nó có tạo ra gì không.
Bốn câu hỏi cụ thể.
Trong kỳ vừa qua đã có hoạt động chung nào được hoàn thành chưa? Đây là câu hỏi quan trọng nhất. Một thoả thuận ba năm không tạo ra hoạt động nào thì không có lý do gì để gia hạn.
Hai bên còn đầu mối liên lạc hoạt động không? Nếu người phụ trách ở một bên đã chuyển đi và không ai thay, quan hệ thực chất đã dừng.
Nội dung thoả thuận còn phù hợp không? Chương trình đào tạo, định hướng, hoặc năng lực của hai bên có thể đã thay đổi.
Có nên mở rộng hay thu hẹp phạm vi không? Nếu chỉ một trong ba lĩnh vực hợp tác được triển khai, nên tập trung vào lĩnh vực đó thay vì giữ nguyên phạm vi rộng trên giấy.
Cách trả lời bốn câu này đòi hỏi có bảng theo dõi hoạt động trong suốt kỳ. Không có bảng đó, cuộc rà soát sẽ dựa vào trí nhớ và thường kết luận rằng nên gia hạn cho an toàn.
Ba kết quả có thể của kỳ rà soát
Gia hạn nguyên trạng. Khi quan hệ đang hoạt động tốt và nội dung vẫn phù hợp.
Gia hạn có điều chỉnh. Thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi, cập nhật đầu mối, bổ sung nội dung mới. Đây thường là kết quả phù hợp nhất, vì ít quan hệ nào giữ nguyên nhu cầu sau ba năm.
Để hết hạn. Khi quan hệ đã không còn hoạt động. Đây là kết quả hoàn toàn bình thường và không nên bị coi là thất bại.
Kết quả thứ ba đáng được nói rõ, vì nhiều nhà trường ngại nó. Nhưng một danh sách MOU dài mà phần lớn không hoạt động gây hại theo hai cách: nó làm loãng nguồn lực và nó làm giảm độ tin cậy khi đối tác mới tra cứu.
Việc để một thoả thuận hết hạn trong hoà nhã không đóng cửa cho tương lai. Hai bên hoàn toàn có thể ký lại khi có nhu cầu mới.
Gia hạn và chấm dứt MOU khi có việc đang dở dang
Đây là phần quan trọng nhất về mặt trách nhiệm và hay bị soạn thiếu nhất.
Ba tình huống cần có phương án sẵn.
Người học đang trong chương trình trao đổi. Họ phải được hoàn thành kỳ học theo đúng điều kiện ban đầu, bất kể thoả thuận giữa hai trường ra sao.
Kết quả học tập chưa được công nhận xong. Nếu có người học đã hoàn thành phần học ở trường đối tác nhưng thủ tục công nhận chưa xong, nghĩa vụ này phải tiếp tục.
Hoạt động chung đang triển khai. Một dự án nghiên cứu hoặc một khoá học chung đang giữa chừng cần được thoả thuận về cách kết thúc.
Nguyên tắc bao trùm: nghĩa vụ với người học tồn tại độc lập với quan hệ giữa hai tổ chức. Điều này nên được ghi thành một câu rõ ràng trong thoả thuận.
Với các nội dung liên quan tới công nhận kết quả học tập trong giai đoạn chuyển tiếp, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn tham chiếu khi hai bên cần thống nhất cách xử lý.
Những nội dung tồn tại sau khi chấm dứt
Một số nghĩa vụ không kết thúc cùng thoả thuận, và cần được nêu rõ.
Bảo mật. Thông tin đã trao đổi trong quá trình hợp tác vẫn phải được giữ, thường trong một khoảng thời gian xác định sau khi chấm dứt.
Xử lý dữ liệu. Dữ liệu về người học mà hai bên đã trao đổi phải được xử lý theo thoả thuận, không phải giữ vô thời hạn.
Sở hữu kết quả chung. Với những sản phẩm được tạo ra trong quá trình hợp tác, quyền sử dụng sau khi chấm dứt cần rõ ràng.
Sử dụng tên và nhận diện. Sau khi chấm dứt, hai bên ngừng nhắc tên nhau trong tài liệu quảng bá. Việc tiếp tục nêu một quan hệ đã kết thúc là dạng thông tin sai lệch dễ bị phát hiện.
Nội dung cuối cùng hay bị quên và gây khó xử khi bị đối tác cũ chỉ ra. Nên có bước rà soát tài liệu sau mỗi lần chấm dứt.
Ghi chép trong suốt kỳ
Chất lượng của kỳ rà soát phụ thuộc hoàn toàn vào việc có dữ liệu hay không.
Một bảng theo dõi đơn giản là đủ, với các cột: hoạt động, thời gian, số người tham gia, kết quả, và ghi chú.
Nên cập nhật ngay sau mỗi hoạt động thay vì tổng hợp vào cuối kỳ. Dữ liệu hồi cứu sau ba năm gần như luôn thiếu và sai.
Ngoài bảng hoạt động, nên lưu biên bản các cuộc họp định kỳ và toàn bộ trao đổi quan trọng. Khi người phụ trách thay đổi, đây là thứ giúp người kế nhiệm nắm được quan hệ đã đi tới đâu.
Khi cần đặt kết quả hợp tác vào bối cảnh chung, các báo cáo chính sách của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp tham chiếu về mức độ hoạt động thường thấy ở các hệ thống khác.
Chuyển từ MOU sang thoả thuận cụ thể
Một hướng đi ít được cân nhắc ở kỳ gia hạn: thay vì gia hạn bản ghi nhớ khung, chuyển sang thoả thuận cho từng hoạt động cụ thể.
Lý do đáng cân nhắc. Nếu sau ba năm hai bên đã xác định được rõ mình hợp tác về việc gì, thì một thoả thuận cụ thể có giá trị hơn nhiều so với một khung chung.
Thoả thuận cụ thể nêu rõ hoạt động, quy mô, thời gian, phân chia trách nhiệm và chi phí. Nó buộc hai bên phải rõ ràng, và chính sự rõ ràng đó là thứ biến ý định thành kết quả.
Bản ghi nhớ khung vẫn có chỗ đứng khi hai bên muốn giữ khả năng mở rộng sang nhiều lĩnh vực. Nhưng nếu sau ba năm chỉ có một lĩnh vực thực sự hoạt động, việc giữ khung rộng chỉ tạo cảm giác về quy mô mà không thêm giá trị nào.
Cách trao đổi khi quyết định không gia hạn
Cách nói ảnh hưởng tới quan hệ lâu dài, kể cả khi thoả thuận kết thúc.
Báo sớm và trực tiếp. Không để đối tác phát hiện qua việc thoả thuận lặng lẽ hết hạn.
Nêu lý do trung thực nhưng không quy trách nhiệm. Phần lớn trường hợp là do hoàn cảnh thay đổi ở cả hai phía, không phải do bên nào làm sai.
Ghi nhận những gì đã làm được. Kể cả khi kết quả khiêm tốn.
Để ngỏ khả năng hợp tác lại. Nhiều quan hệ được nối lại sau vài năm khi hoàn cảnh thay đổi, và cách kết thúc quyết định điều đó có xảy ra hay không.
Với những đối tác mà nhà trường vẫn muốn giữ liên hệ chuyên môn, có thể đề xuất chuyển sang hình thức nhẹ hơn thay vì chấm dứt hoàn toàn: giữ liên lạc giữa hai tổ chuyên môn mà không cần thoả thuận chính thức.
Ai tham gia quyết định gia hạn
Quyết định này không nên chỉ thuộc bộ phận hợp tác quốc tế.
Đại diện tổ chuyên môn biết rõ hoạt động chung có tạo ra giá trị học thuật hay không, và đây là câu hỏi mà bộ phận hành chính không trả lời được.
Người trực tiếp vận hành biết quan hệ này tốn bao nhiêu công sức thực tế so với kết quả thu được.
Ban giám hiệu ra quyết định cuối và cân nhắc trong bối cảnh chiến lược chung.
Cuộc rà soát nên ngắn, khoảng ba mươi phút cho mỗi thoả thuận, dựa trên bảng theo dõi hoạt động đã có sẵn. Nếu phải mất nhiều giờ để tìm hiểu xem một quan hệ hợp tác đã làm được gì, thì bản thân điều đó đã là câu trả lời.
Tổng kết
Gia hạn và chấm dứt MOU cần được soạn ngay từ khi ký, với thời hạn cụ thể ba tới năm năm thay vì để vô thời hạn.
Câu hỏi quyết định ở kỳ rà soát không phải quan hệ này có tốt không mà là nó đã tạo ra hoạt động chung nào, và việc để một thoả thuận không hoạt động hết hạn là kết quả bình thường chứ không phải thất bại.
Và điều khoản quan trọng nhất về mặt trách nhiệm là nguyên tắc nghĩa vụ với người học tồn tại độc lập với quan hệ giữa hai tổ chức.
Bước tiếp theo
Hãy lập bảng toàn bộ MOU hiện có của Quý trường với bốn cột: đối tác, ngày hết hạn, hoạt động chung đã triển khai trong hai năm gần nhất, và đầu mối hai bên còn hoạt động hay không.
Bảng này thường cho thấy số thoả thuận thực sự đang sống ít hơn nhiều so với con số trong báo cáo, và đó là thông tin cần thiết để phân bổ lại nguồn lực.
