Mùa tuyển sinh quốc tế không phải một giai đoạn ngắn trong năm mà là một chu kỳ kéo dài mười hai tháng, trong đó mỗi quý có trọng tâm và loại công việc khác nhau.
Sai lầm phổ biến là dồn toàn bộ nỗ lực vào giai đoạn nhận hồ sơ và bỏ trống ba quý còn lại. Hệ quả là đội ngũ quá tải ở một giai đoạn, và những việc quyết định kết quả của mùa sau không ai làm.
Bài hướng dẫn này chia chu kỳ thành bốn giai đoạn, nêu công việc chính của từng giai đoạn, và cách bố trí nguồn lực để không rơi vào tình trạng lúc quá tải lúc nhàn rỗi.
Nguyên tắc chung trước khi vào lịch
Ba nguyên tắc dưới đây áp dụng cho toàn bộ chu kỳ.
Tính ngược từ ngày nhập học. Mọi mốc thời gian nên được xác định bằng cách đếm ngược từ ngày người học phải có mặt, không phải đếm xuôi từ hiện tại.
Mỗi thị trường có thể lệch pha. Nếu nhà trường làm việc với nhiều thị trường có lịch học khác nhau, sẽ có nhiều chu kỳ chồng lên nhau. Cần một bảng chung để nhìn thấy các điểm chồng lấn.
Việc của quý này quyết định kết quả của quý sau. Đây là lý do không quý nào được bỏ trống, kể cả những quý không có hồ sơ nào cần xử lý.
Ngoài ra, cần xác định rõ ai chịu trách nhiệm chính ở mỗi giai đoạn. Nhiều tổ chức có đủ người nhưng công việc vẫn bị bỏ sót vì trách nhiệm không được phân định theo giai đoạn.
Giai đoạn một: chuẩn bị và tiếp cận
Đây là giai đoạn xa nhất so với ngày nhập học, và cũng là giai đoạn tạo ra phần lớn kết quả.
Cập nhật toàn bộ thông tin cho năm mới. Học phí, điều kiện đầu vào, danh mục chương trình, các mốc thời gian. Việc này phải xong trước khi bắt đầu tiếp cận, vì thông tin sai ở giai đoạn đầu sẽ theo suốt cả mùa.
Cập nhật bộ tài liệu cho đối tác và tổ chức buổi đào tạo về những gì thay đổi.
Rà lại nội dung trên các kênh công bố, gỡ những gì đã lạc hậu.
Tổ chức các hoạt động giới thiệu tại thị trường mục tiêu, hoặc tham gia các sự kiện chung.
Liên hệ lại với những gia đình đã quan tâm ở mùa trước nhưng chưa quyết định. Nhóm này có tỷ lệ chuyển đổi cao hơn nhiều so với người mới tiếp cận lần đầu.
Việc cuối cùng thường bị bỏ qua hoàn toàn. Danh sách những người đã tìm hiểu nhưng hoãn lại là tài sản mà phần lớn nhà trường có nhưng không sử dụng.
Giai đoạn hai: tư vấn và nhận hồ sơ
Đây là giai đoạn bận nhất và cũng là giai đoạn dễ mắc lỗi nhất do áp lực về thời gian.
Bảo đảm thời gian phản hồi. Đây là yếu tố có tác động lớn nhất tới quyết định của gia đình ở giai đoạn này. Cần xác định mức chuẩn và theo dõi thực tế.
Sàng lọc sớm. Việc phát hiện hồ sơ không đủ điều kiện ở buổi tư vấn đầu tiên tiết kiệm rất nhiều công sức cho cả hai bên.
Ghi chép mọi trao đổi, đặc biệt là các con số đã nêu.
Theo dõi trạng thái từng hồ sơ, để không có hồ sơ nào bị bỏ quên trong quá trình.
Xử lý hồ sơ theo lô nếu có nhiều hồ sơ cùng nguồn, vì cách này nhanh hơn xử lý riêng lẻ.
Về bố trí nguồn lực, đây là giai đoạn cần tăng cường người, và nên chuẩn bị từ giai đoạn trước chứ không tuyển gấp khi đã vào cao điểm.
Giai đoạn ba: xét tuyển và xác nhận
Giai đoạn này ít việc hơn về khối lượng nhưng cao hơn về mức độ ảnh hưởng tới từng người học.
Trả kết quả đúng hạn đã công bố. Việc chậm ở khâu này ảnh hưởng dây chuyền tới mọi bước sau đó của người học.
Nêu rõ lý do với những hồ sơ không được chấp nhận, và nêu phương án nếu có.
Hỗ trợ nhóm được nhận có điều kiện hoàn thành điều kiện còn thiếu. Đây là nhóm dễ mất nhất nếu không được theo sát.
Theo dõi tỷ lệ xác nhận nhập học. Nếu tỷ lệ thấp bất thường, cần tìm hiểu nguyên nhân ngay trong mùa chứ không đợi tổng kết.
Chuẩn bị tài liệu cho nhóm đã xác nhận, về thủ tục, chỗ ở, và những việc cần làm trước ngày lên đường.
Nhóm được nhận có điều kiện đáng được chú ý nhất. Họ đã qua khâu xét tuyển nhưng chưa chắc chắn, và mức độ hỗ trợ ở giai đoạn này quyết định phần lớn việc họ có thực sự nhập học hay không.
Giai đoạn bốn: đón nhận và tổng kết
Giai đoạn cuối vừa phục vụ mùa hiện tại vừa chuẩn bị cho mùa sau.
Hỗ trợ giai đoạn đầu sau nhập học. Những tuần đầu quyết định phần lớn khả năng người học thích nghi được.
Khảo sát người học mới. Hỏi họ đã nhận thông tin từ đâu, thông tin nào chính xác, thông tin nào khác so với thực tế. Đây là nguồn dữ liệu chất lượng cao nhất về chất lượng tư vấn.
Tổng kết số liệu toàn mùa theo từng thị trường, từng kênh, từng đối tác.
Ghi nhận những vấn đề đã phát sinh và nguyên nhân, để điều chỉnh cho mùa sau.
Chia sẻ kết quả với đối tác, gồm cả những phần chưa tốt.
Việc tổng kết nên hoàn thành trước khi giai đoạn một của mùa tiếp theo bắt đầu, vì nếu không, những điều chỉnh cần thiết sẽ không kịp áp dụng.
Mùa tuyển sinh quốc tế và cách bố trí nguồn lực
Nhu cầu nhân lực không đều giữa các giai đoạn, và việc bố trí cần phản ánh điều này.
Giai đoạn một cần người có kinh nghiệm, vì công việc chủ yếu là rà soát thông tin và làm việc với đối tác.
Giai đoạn hai cần nhiều người nhất, và phần lớn công việc là trả lời câu hỏi và xử lý hồ sơ. Đây là giai đoạn phù hợp để bổ sung nhân sự thời vụ, với điều kiện họ được đào tạo từ trước.
Giai đoạn ba cần người nắm chắc quy trình, vì sai sót ở đây khó khắc phục.
Giai đoạn bốn cần người có khả năng phân tích, không cần nhiều người.
Với nhà trường có nhiều thị trường lệch pha, cần một bảng tổng hợp để thấy các điểm chồng lấn và bố trí trước.
Cần lưu ý rằng nhân sự thời vụ chỉ hiệu quả nếu được đào tạo ở giai đoạn một. Việc tuyển gấp khi đã vào cao điểm gần như luôn dẫn tới sai sót về thông tin.
Những việc dễ bị bỏ sót
Bốn việc dưới đây không thuộc giai đoạn nào rõ ràng nên thường không ai làm.
Kiểm tra lại thông tin của các cơ sở đối tác, ít nhất mỗi năm một lần.
Rà soát nội dung mà đối tác đang công bố về nhà trường.
Cập nhật bộ câu hỏi thường gặp dựa trên những gì gia đình thực sự hỏi trong mùa.
Xử lý dữ liệu của những người không nhập học, theo đúng thời hạn lưu trữ đã cam kết.
Bốn việc này nên được gán cho một giai đoạn cụ thể trong lịch, thay vì để trong danh sách việc cần làm chung. Nếu không, chúng sẽ bị đẩy lùi vô thời hạn.
Khi cần đối chiếu lịch tuyển sinh và cấu trúc năm học giữa các hệ thống, dữ liệu của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp bức tranh chung để lập bảng đối chiếu.
Với các nguyên tắc về thông tin cung cấp cho người học trong quá trình tuyển sinh, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là căn cứ nên tham chiếu.
Tổng kết
Chu kỳ tuyển sinh quốc tế kéo dài mười hai tháng với bốn giai đoạn có trọng tâm khác nhau, và việc dồn toàn bộ nỗ lực vào giai đoạn nhận hồ sơ khiến những việc quyết định kết quả của mùa sau không ai làm.
Giai đoạn chuẩn bị và tiếp cận tạo ra phần lớn kết quả, trong đó việc liên hệ lại với những gia đình đã quan tâm nhưng chưa quyết định ở mùa trước có tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.
Nhóm được nhận có điều kiện là nhóm dễ mất nhất và cần được theo sát nhất, vì họ đã qua khâu xét tuyển nhưng chưa chắc chắn.
Bước tiếp theo
Hãy lập bảng bốn giai đoạn cho từng thị trường mà Quý trường đang làm việc, đánh dấu các điểm chồng lấn về thời gian.
Bảng này thường cho thấy ngay một hoặc hai thời điểm trong năm mà đội ngũ sẽ quá tải, và đó là căn cứ để bố trí nhân sự trước thay vì xử lý khi đã xảy ra.
