Ảnh và tư liệu trường là phần trực quan của hồ sơ, và cũng là phần người đọc nhìn trước khi đọc chữ. Một bộ ảnh đúng chuẩn giúp hồ sơ tải nhanh, hiển thị tốt trên mọi thiết bị, và quan trọng nhất là phản ánh đúng cơ sở thật của nhà trường.
Bài hướng dẫn này nêu yêu cầu kỹ thuật, quy tắc về nguồn gốc, và những lỗi hay gặp.
Nguyên tắc trước khi bàn tới kỹ thuật
Hai nguyên tắc quyết định giá trị của toàn bộ phần hình ảnh.
Ảnh phải là ảnh thật của nhà trường. Không dùng ảnh minh hoạ chung chung, không dùng ảnh của cơ sở khác, không dùng ảnh dựng. Người đọc tìm hiểu một trường muốn thấy chính trường đó.
Nhà trường phải có quyền sử dụng. Ảnh do trường tự chụp hoặc thuê chụp có hợp đồng rõ ràng. Ảnh lấy từ nguồn khác cần có giấy phép sử dụng. Đây không phải hình thức, vì một khiếu nại bản quyền có thể ảnh hưởng tới toàn bộ hồ sơ.
Với ảnh có mặt người nhận diện được, cần có sự đồng ý của người đó. Với ảnh có người học chưa đủ tuổi thành niên, cần sự đồng ý của người giám hộ, bằng văn bản.
Yêu cầu kỹ thuật cơ bản
Định dạng. Ảnh nên nộp ở định dạng phổ biến, chất lượng cao, chưa qua nén nhiều lần. Hệ thống sẽ tự chuyển sang định dạng tối ưu cho web, nên bản nộp lên càng gần bản gốc càng tốt.
Kích thước. Cạnh dài tối thiểu khoảng một nghìn sáu trăm điểm ảnh. Nhỏ hơn mức này, ảnh sẽ vỡ khi hiển thị trên màn hình lớn. Lớn hơn nhiều cũng không có lợi vì hệ thống sẽ thu nhỏ lại.
Tỷ lệ khung hình. Ảnh ngang theo tỷ lệ gần với mười sáu trên chín là phù hợp nhất cho phần trình bày chính. Ảnh dọc chỉ dùng cho một số vị trí phụ.
Dung lượng tệp. Bản nộp lên có thể lớn, nhưng bản hiển thị cuối cùng sẽ được nén xuống dưới ngưỡng quy định để trang tải nhanh. Đây là lý do không nên nộp ảnh đã bị nén sẵn: nén hai lần làm giảm chất lượng rõ rệt.
Không chèn chữ vào ảnh. Chữ trong ảnh không dịch được, không đọc được bằng công cụ hỗ trợ, và sẽ mờ khi ảnh bị thu nhỏ. Mọi thông tin dạng chữ nên nằm ở phần nội dung.
Ảnh và tư liệu trường nên gồm những gì
Một bộ đầy đủ thường có sáu nhóm.
Ảnh tổng thể cơ sở. Chụp từ ngoài, thấy được quy mô và bối cảnh xung quanh.
Ảnh khu học tập. Phòng học, phòng thí nghiệm, xưởng thực hành, tuỳ theo lĩnh vực đào tạo.
Ảnh thư viện và không gian tự học. Đây là khu vực người học quốc tế quan tâm nhiều hơn nhà trường thường nghĩ.
Ảnh khu sinh hoạt. Ký túc xá, căng tin, khu thể thao.
Ảnh hoạt động. Chọn ảnh phản ánh hoạt động thường ngày, không phải chỉ ảnh sự kiện lớn.
Sơ đồ khuôn viên. Hữu ích cho người học chưa từng tới, nhưng phải ở dạng ảnh rõ nét chứ không phải bản quét mờ.
Số lượng không cần nhiều. Sáu tới mười ảnh chất lượng tốt có giá trị hơn ba mươi ảnh chụp vội.
Chụp ảnh thế nào cho dùng được
Không cần thiết bị chuyên nghiệp, nhưng có vài điểm ảnh hưởng lớn tới kết quả.
Chụp vào lúc có ánh sáng tự nhiên tốt, thường là buổi sáng hoặc chiều muộn. Ảnh chụp giữa trưa nắng gắt cho vùng tối gắt và vùng sáng cháy.
Giữ máy ngang. Ảnh nghiêng nhìn thấy ngay và làm giảm cảm giác chuyên nghiệp.
Chụp ở độ phân giải cao nhất mà thiết bị cho phép, và giữ tệp gốc.
Dọn khung hình. Xe cộ đỗ lộn xộn, thùng rác, biển hiệu tạm đều làm giảm chất lượng ảnh mà lẽ ra tránh được dễ dàng.
Chụp nhiều góc cho mỗi khu vực, rồi chọn sau. Chi phí chụp thêm bằng không.
Nếu nhà trường thuê chụp, cần ghi rõ trong hợp đồng rằng trường có quyền sử dụng ảnh cho mục đích giới thiệu, không giới hạn thời gian và kênh.
Tư liệu dạng văn bản
Ngoài ảnh, hồ sơ thường kèm tài liệu dạng văn bản như đề cương chương trình hay hồ sơ năng lực.
Nộp ở định dạng văn bản có thể chọn chữ, không phải bản quét thành ảnh. Bản quét không tìm kiếm được, không dịch được và không đọc được bằng công cụ hỗ trợ.
Đặt tên tệp rõ ràng, gồm loại tài liệu và năm áp dụng.
Ghi ngày ban hành ở trong tài liệu, không chỉ ở tên tệp. Tên tệp có thể bị đổi khi lưu chuyển.
Kiểm tra trước khi nộp xem tài liệu có chứa thông tin nội bộ không. Bản nháp, ghi chú lề, hoặc dữ liệu cá nhân của người học đều không nên có trong tài liệu công bố.
Cập nhật ảnh theo nhịp nào
Ảnh cũ gây hại nhiều hơn người ta tưởng. Một người học tới nơi và thấy cơ sở khác hẳn ảnh sẽ mất lòng tin vào toàn bộ những gì đã được cung cấp.
Nên rà lại bộ ảnh mỗi hai năm, và cập nhật ngay khi có thay đổi đáng kể về cơ sở vật chất.
Nên ghi năm chụp cho từng ảnh trong phần thông tin đi kèm. Việc này giúp người đọc biết mình đang nhìn hiện trạng của thời điểm nào, tương tự nguyên tắc ghi ngày đối chiếu áp dụng cho phần số liệu.
Ảnh cũ không xoá mà chuyển vào lưu trữ, phòng khi cần đối chiếu về sau.
Mô tả ảnh và khả năng tiếp cận
Mỗi ảnh nên đi kèm một câu mô tả ngắn bằng chữ. Phần này thường bị bỏ trống vì tưởng không quan trọng, nhưng nó phục vụ ba mục đích thiết thực.
Giúp người dùng công cụ hỗ trợ. Người khiếm thị dùng phần mềm đọc màn hình sẽ nghe câu mô tả này thay vì thấy ảnh. Bỏ trống nghĩa là loại họ khỏi phần thông tin đó.
Giúp công cụ tìm kiếm hiểu nội dung ảnh, qua đó hồ sơ của nhà trường dễ được tìm thấy hơn.
Giúp người đọc khi ảnh không tải được, chẳng hạn khi mạng chậm.
Câu mô tả nên ngắn gọn và nói đúng cái đang có trong ảnh: khu vực nào, thuộc cơ sở nào. Không nên nhồi từ khoá hay viết thành lời quảng bá.
Với tài liệu dạng văn bản, nguyên tắc tương tự áp dụng cho cấu trúc: dùng tiêu đề đúng cấp thay vì chỉ bôi đậm chữ, và với bảng biểu thì giữ dạng bảng thật chứ không chụp thành ảnh.
Những chi tiết này không tốn thêm công đáng kể nếu làm ngay từ đầu, nhưng rất tốn công nếu phải bổ sung cho toàn bộ tư liệu về sau.
Bốn lỗi hay gặp
Nộp ảnh đã bị nén sẵn cho mạng xã hội. Loại ảnh này đã mất chi tiết, nén lại lần nữa sẽ vỡ rõ rệt.
Nộp ảnh có chèn khung, logo hoặc chữ. Những thành phần này làm ảnh khó tái sử dụng và trông cũ nhanh.
Nộp ảnh chụp màn hình từ tài liệu khác. Chất lượng thấp và thường vướng vấn đề bản quyền.
Nộp toàn ảnh sự kiện. Người đọc muốn thấy môi trường học tập thường ngày, không phải chỉ lễ khai giảng và hội nghị.
Với các nội dung liên quan tới cách trình bày thông tin giáo dục cho người học quốc tế, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) có những nguyên tắc chung đáng tham khảo.
Khi cần đối chiếu cách các hệ thống giáo dục khác công bố thông tin về cơ sở vật chất, báo cáo của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp bối cảnh so sánh.
Tổng kết
Ảnh và tư liệu trường cần đạt ba điều: là ảnh thật của chính nhà trường, nhà trường có quyền sử dụng rõ ràng, và đủ chất lượng kỹ thuật để hiển thị tốt.
Sáu tới mười ảnh chụp tử tế có giá trị hơn nhiều so với một bộ ảnh lớn nhưng chụp vội. Và ghi năm chụp cho mỗi ảnh là thói quen nhỏ nhưng tạo được lòng tin lớn.
Bước tiếp theo
Hãy mở bộ ảnh mà Quý trường đang dùng để giới thiệu và kiểm tra ba điều: ảnh chụp năm nào, ai giữ tệp gốc, và trường có văn bản xác nhận quyền sử dụng hay không.
Nếu có ảnh nào không trả lời được cả ba câu, đó là ảnh nên chụp lại trong đợt tới.
