Báo cáo quốc tế hoá là tài liệu mà người viết dành nhiều công sức còn người đọc thường chỉ lướt qua. Khoảng cách này không phải do người đọc thiếu quan tâm mà do cách viết.
Phần lớn báo cáo dạng này liệt kê hoạt động theo thứ tự thời gian, kèm nhiều số liệu không có điểm tham chiếu, và kết thúc bằng phần kiến nghị chung chung.
Bài hướng dẫn này nêu một cấu trúc khác, viết cho người đọc cần ra quyết định.
Người đọc cần gì
Thành viên hội đồng trường đọc nhiều báo cáo và có thời gian hạn chế. Họ cần ba thứ.
Tình hình hiện tại so với mục tiêu. Đang ở đâu, có đúng hướng không.
Điều gì cần quyết định. Nếu báo cáo không đòi hỏi quyết định nào, nó chỉ cần một trang.
Điều gì đang có vấn đề. Người đọc cần biết rủi ro trước khi nó thành sự cố, và đây là phần hay bị làm mờ nhất.
Ba nhu cầu này khác hẳn với việc liệt kê hoạt động đã làm. Một báo cáo trả lời đúng ba câu trên có thể chỉ dài bốn trang và vẫn hữu ích hơn nhiều so với một tài liệu ba mươi trang.
Cấu trúc bốn phần
Phần một: tóm tắt, nửa trang. Ba tới bốn câu về tình hình chung, và nêu ngay những gì cần quyết định.
Phần này nên viết cuối cùng nhưng đặt đầu tiên. Nhiều người đọc chỉ đọc phần này, nên nó phải đứng được một mình.
Phần hai: kết quả so với mục tiêu, một trang. Bảng đối chiếu chỉ tiêu đã đặt với kết quả đạt được, kèm giải thích ngắn cho những chỗ chênh lệch đáng kể.
Điểm quan trọng là so với mục tiêu chứ không chỉ nêu con số tuyệt đối. Một con số không có điểm tham chiếu không cho biết đang tốt hay xấu.
Phần ba: những vấn đề và rủi ro, một trang. Nêu thẳng, kèm đề xuất xử lý.
Phần bốn: đề xuất cần quyết định, nửa trang. Mỗi đề xuất nêu rõ: quyết định gì, nguồn lực cần bao nhiêu, và hệ quả nếu không quyết.
Phần chi tiết về từng hoạt động nên để ở phụ lục, dành cho ai muốn đọc sâu.
Select số liệu nào đưa vào
Một báo cáo có bốn tới sáu chỉ số được giải thích rõ hữu ích hơn một báo cáo có ba mươi con số không có bối cảnh.
Select những chỉ số phản ánh kết quả, không phải hoạt động. Số hoạt động đã tổ chức là chỉ số hoạt động. Số quan hệ hợp tác còn tạo ra hoạt động sau hai năm là chỉ số kết quả.
Mỗi chỉ số kèm ba thứ: con số kỳ này, con số kỳ trước, và mục tiêu đã đặt. Không có ba yếu tố này, người đọc không đánh giá được.
Giữ nguyên định nghĩa qua các kỳ. Đổi cách tính giữa chừng khiến chuỗi số liệu mất giá trị, và nếu buộc phải đổi thì phải nêu rõ.
Tránh chỉ số dễ làm đẹp. Số bản ghi nhớ đã ký là ví dụ điển hình: dễ tăng, dễ báo cáo, và gần như không nói lên gì về thực chất.
Khi cần đặt số liệu vào bối cảnh rộng hơn, dữ liệu so sánh giữa các hệ thống giáo dục của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) có thể được dẫn để người đọc biết mức của nhà trường nằm ở đâu.
Báo cáo quốc tế hoá phải nêu cả những gì chưa được
Đây là điểm phân biệt một báo cáo hữu ích với một báo cáo mang tính hình thức.
Ba lý do nên nêu thẳng.
Người đọc cần biết để ra quyết định. Một hội đồng chỉ nhận tin tốt sẽ ra quyết định dựa trên bức tranh sai.
Vấn đề nhỏ được nêu sớm thì rẻ hơn nhiều. Một khó khăn về nhân sự được báo ở kỳ này có thể giải quyết bằng một quyết định nhỏ; để tới khi người phụ trách nghỉ việc thì chi phí khác hẳn.
Độ tin cậy của toàn bộ báo cáo. Một báo cáo chỉ toàn thành tích sẽ khiến người đọc nghi ngờ cả những phần đúng.
Cách trình bày phần này để nó có tính xây dựng.
Nêu vấn đề kèm nguyên nhân, không chỉ nêu hiện tượng.
Kèm đề xuất xử lý. Nêu vấn đề mà không có phương án sẽ tạo cảm giác đổ lỗi cho hoàn cảnh.
Phân biệt việc trong tầm kiểm soát và việc ngoài tầm. Hai loại này cần hai cách xử lý khác nhau.
Nêu cả những gì đã thử mà không hiệu quả. Thông tin này quý và hiếm khi được báo cáo.
Trình bày để đọc được
Ba nguyên tắc về hình thức.
Dùng bảng cho số liệu, dùng câu cho giải thích. Trộn số liệu vào trong đoạn văn khiến người đọc phải tự trích xuất.
Mỗi phần bắt đầu bằng kết luận. Không dẫn dắt dài rồi mới nói ý chính. Người đọc lướt sẽ chỉ đọc câu đầu của mỗi phần.
Giới hạn độ dài. Bốn trang cho phần chính là mức hợp lý. Nếu dài hơn, khả năng cao là đang trộn lẫn nội dung dành cho phụ lục vào phần chính.
Về ngôn ngữ, nên tránh những cụm từ không cho biết gì cụ thể: đẩy mạnh, tăng cường, nâng cao chất lượng. Thay bằng việc mô tả điều đã làm và kết quả đo được.
Nhịp báo cáo
Báo cáo đầy đủ mỗi năm một lần, vào thời điểm cố định trước kỳ lập kế hoạch năm sau.
Báo cáo ngắn giữa năm, một tới hai trang, chỉ nêu tiến độ so với mục tiêu và những vấn đề mới phát sinh.
Báo cáo đột xuất khi có việc cần quyết ngay. Không chờ tới kỳ định kỳ.
Nhịp này giữ cho hội đồng nắm được tình hình mà không tạo gánh nặng báo cáo quá lớn cho bộ phận phụ trách.
Điều quan trọng là nhịp phải ổn định. Một báo cáo được nộp đều đặn có giá trị hơn nhiều so với một tài liệu công phu nhưng thất thường.
Chuẩn bị số liệu trong suốt kỳ
Chất lượng báo cáo phụ thuộc hoàn toàn vào việc dữ liệu có được ghi nhận đều hay không.
Ghi ngay sau mỗi hoạt động, thay vì tổng hợp vào cuối kỳ. Dữ liệu hồi cứu luôn thiếu và sai.
Dùng một bảng theo dõi duy nhất cho toàn bộ hoạt động quốc tế, thay vì mỗi bộ phận giữ một bản riêng.
Ghi cả những hoạt động không thành. Một đề xuất hợp tác không được hồi đáp cũng là thông tin, và nó cho biết tỷ lệ chuyển đổi thực tế của khâu tiếp cận.
Nếu việc lập báo cáo mất nhiều tuần để tập hợp số liệu, thì bản thân điều đó đã là một vấn đề đáng nêu trong chính báo cáo.
Với các nội dung related tới công nhận văn bằng hoặc chuẩn quốc tế mà hội đồng cần hiểu bối cảnh, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn nên dẫn thay vì diễn giải lại.
Bốn lỗi thường gặp
Liệt kê hoạt động theo thứ tự thời gian. Người đọc phải tự rút ra kết luận, và phần lớn sẽ không làm việc đó.
Chỉ nêu con số tuyệt đối. Không có mục tiêu và không có kỳ trước để so, con số không cho biết gì.
Làm mờ những phần chưa đạt. Dùng cách diễn đạt vòng vo khiến người đọc không nắm được mức độ thật.
Kiến nghị chung chung. Những đề xuất kiểu cần tăng cường đầu tư không giúp hội đồng ra quyết định. Cần nêu rõ đầu tư vào gì, bao nhiêu, và để đạt được gì.
Summary
Báo cáo quốc tế hoá nên gói trong bốn trang với cấu trúc bốn phần: tóm tắt, kết quả so với mục tiêu, vấn đề và rủi ro, và đề xuất cần quyết định.
Bốn tới sáu chỉ số được giải thích rõ hữu ích hơn ba mươi con số không có bối cảnh, và mỗi chỉ số cần đi kèm con số kỳ trước cùng mục tiêu đã đặt.
Và phần quyết định giá trị của báo cáo là phần nêu thẳng những gì chưa đạt, vì đó là phần giúp hội đồng ra quyết định đúng.
Bước tiếp theo
Hãy lấy báo cáo quốc tế hoá gần nhất của Quý trường và kiểm tra ba điều: phần tóm tắt có đứng được một mình không, có bao nhiêu chỉ số đi kèm mục tiêu để so sánh, và có phần nào nêu thẳng những gì chưa đạt không.
Nếu thiếu cả ba, việc cần làm không phải viết dài hơn mà là viết lại theo cấu trúc khác.
