Đối tác tuyển sinh là tổ chức được nhà trường uỷ quyền để giới thiệu chương trình, tiếp nhận và hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ của người học tại một thị trường nhất định. Đây là một mắt xích có vai trò rõ ràng, nhưng cũng là mắt xích hay bị hiểu sai nhất trong toàn chuỗi.
Bài viết này phân định phạm vi công việc của đối tác tuyển sinh, để nhà trường biết mình đang giao gì và người học biết mình đang được hỗ trợ tới đâu.
Vì sao mắt xích này tồn tại
Một trường ở nước ngoài muốn tuyển người học từ Việt Nam sẽ gặp ba trở ngại thực tế.
Trở ngại đầu tiên là khoảng cách thông tin. Phụ huynh và học sinh cần trao đổi bằng tiếng Việt, theo giờ Việt Nam, và thường muốn gặp trực tiếp. Một phòng tuyển sinh đặt ở nước ngoài rất khó đáp ứng.
Trở ngại thứ hai là hiểu biết bối cảnh. Bảng điểm, hệ thống thi cử, cách quy đổi kết quả học tập tại Việt Nam có đặc thù riêng. Người không quen sẽ mất nhiều thời gian mà vẫn dễ đọc sai hồ sơ.
Trở ngại thứ ba là chi phí. Mở một văn phòng đại diện tốn kém hơn nhiều so với hợp tác với tổ chức đã có sẵn năng lực và mạng lưới tại chỗ.
Đối tác tuyển sinh ra đời để giải ba trở ngại đó. Giá trị của họ nằm ở chỗ hiện diện tại chỗ và hiểu cả hai đầu.
Đối tác tuyển sinh làm những việc gì
Giới thiệu chương trình. Trình bày cho người học và gia đình về trường, ngành, điều kiện đầu vào, chi phí, cơ hội sau tốt nghiệp. Toàn bộ thông tin này phải lấy từ tài liệu chính thức của nhà trường.
Sàng lọc sơ bộ. Đối chiếu hồ sơ người học với điều kiện đầu vào, chỉ ra chỗ còn thiếu, tư vấn cách bổ sung. Bước này tiết kiệm thời gian cho cả hai phía.
Hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ. Hướng dẫn chuẩn bị giấy tờ, dịch thuật, công chứng, điền biểu mẫu đúng cách. Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất.
Làm đầu mối liên lạc. Chuyển câu hỏi của người học tới trường và chuyển phản hồi của trường về cho người học, trong khoảng thời gian đã cam kết.
Hỗ trợ sau nhập học. Nhiều đối tác tiếp tục đồng hành trong giai đoạn đầu, hỗ trợ tìm chỗ ở và hoà nhập.
Bốn việc đối tác tuyển sinh không được làm
Đây là phần quan trọng nhất của bài viết, và cũng là phần hay bị bỏ qua.
Không được tự đặt ra điều kiện đầu vào. Chỉ nhà trường có quyền quyết định ai đủ điều kiện. Đối tác chỉ đối chiếu và chuyển hồ sơ, không được hứa trước kết quả.
Không được sửa hoặc làm đẹp giấy tờ của người học. Đây là ranh giới tuyệt đối. Một hồ sơ bị phát hiện có giấy tờ không trung thực sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ hồ sơ đến từ cùng một đối tác, và có thể chấm dứt quan hệ hợp tác ngay lập tức.
Không được công bố thông tin chưa được nhà trường xác nhận. Học phí, học bổng, tỷ lệ có việc làm đều phải trích từ nguồn chính thức, kèm mốc thời gian.
Không được đưa ra cam kết vượt thẩm quyền. Bảo đảm được nhận, bảo đảm có việc làm, bảo đảm bất kỳ kết quả nào phụ thuộc vào bên thứ ba đều nằm ngoài phạm vi.
Ba mô hình hợp tác thường gặp
Không phải quan hệ nào giữa nhà trường và đối tác tuyển sinh cũng giống nhau. Ba mô hình dưới đây khác nhau ở mức độ gắn kết và mức độ trách nhiệm.
Mô hình giới thiệu. Đối tác chỉ giới thiệu người học tới trường, không tham gia sâu vào khâu hồ sơ. Quan hệ lỏng, dễ thiết lập, nhưng chất lượng hồ sơ chuyển về thường không đồng đều. Phù hợp khi nhà trường mới thăm dò một thị trường.
Mô hình đại diện được uỷ quyền. Đối tác được uỷ quyền bằng văn bản, có bộ tài liệu chính thức, được đào tạo về chương trình, và chịu trách nhiệm về chất lượng hồ sơ. Đây là mô hình phổ biến nhất và cũng đòi hỏi nhà trường đầu tư công sức nhất.
Mô hình văn phòng đại diện. Nhà trường đặt hẳn bộ phận của mình tại thị trường, có thể vận hành cùng một đối tác địa phương. Mức kiểm soát cao nhất, chi phí cũng cao nhất.
Chọn mô hình nào phụ thuộc vào quy mô kỳ vọng và mức độ sẵn sàng đầu tư. Sai lầm thường gặp là kỳ vọng kết quả của mô hình thứ ba trong khi chỉ thiết lập quan hệ theo mô hình thứ nhất.
Người học trả tiền cho ai
Đây là điểm gây hiểu nhầm nhiều nhất và cần được nói rõ.
Trong phần lớn trường hợp, đối tác tuyển sinh nhận thù lao từ nhà trường theo thoả thuận giữa hai bên. Người học có thể phải trả một số khoản dịch vụ riêng cho đối tác — như phí dịch thuật, phí hỗ trợ hồ sơ — nhưng những khoản đó phải được nêu rõ bằng văn bản trước khi phát sinh.
Điều người học cần biết là: mọi khoản phí đều phải có hoá đơn và có mô tả rõ trả cho việc gì. Một khoản phí không giải thích được là dấu hiệu cần dừng lại và hỏi thêm.
Về phía nhà trường, cơ chế thù lao ảnh hưởng trực tiếp tới hành vi của đối tác. Nếu thù lao chỉ tính theo số hồ sơ nhập học, đối tác sẽ tập trung vào số lượng. Nếu có thêm phần gắn với tỷ lệ người học còn theo học sau năm đầu, hành vi sẽ khác hẳn.
Nhà trường quản lý quan hệ này thế nào
Giao việc cho đối tác tuyển sinh không có nghĩa là giao luôn trách nhiệm. Nhà trường vẫn chịu trách nhiệm về mọi thông tin được truyền đạt nhân danh mình.
Ba cơ chế tối thiểu nên có.
Bộ tài liệu chuẩn. Nhà trường cung cấp bộ tài liệu giới thiệu chính thức, cập nhật định kỳ, ghi rõ ngày hiệu lực. Đối tác dùng đúng bộ này, không tự soạn.
Quy trình duyệt tài liệu tự làm. Nếu đối tác muốn làm thêm tài liệu riêng cho thị trường, phải gửi nhà trường duyệt trước khi phát hành.
Kênh phản hồi trực tiếp. Người học cần có đường liên lạc thẳng tới nhà trường, không đi qua đối tác. Đây là cơ chế phát hiện sai lệch sớm nhất.
Đo chất lượng bằng gì
Số lượng hồ sơ chuyển về là chỉ số dễ đếm nhưng dễ gây méo mó. Nếu chỉ đo bằng số lượng, đối tác sẽ có động cơ đẩy cả những hồ sơ không phù hợp.
Bộ chỉ số cân bằng hơn nên gồm: tỷ lệ hồ sơ đủ điều kiện trên tổng số hồ sơ chuyển về, tỷ lệ người học nhập học thực tế trên số được nhận, tỷ lệ còn theo học sau năm thứ nhất, và số khiếu nại phát sinh.
Chỉ số thứ ba đặc biệt đáng chú ý. Người học được tư vấn đúng sẽ học tiếp; người được tư vấn cho có sẽ bỏ giữa chừng. Đây là thước đo trung thực nhất về chất lượng tư vấn.
Dữ liệu so sánh giữa các hệ thống giáo dục do Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) công bố có thể dùng làm nền tham chiếu khi nhà trường đặt kỳ vọng cho từng thị trường.
Người học nên biết gì
Nếu Quý vị đang làm việc với một đối tác tuyển sinh, có bốn điều nên xác nhận ngay từ buổi đầu.
Thứ nhất, đối tác này đại diện cho những trường nào, và có văn bản uỷ quyền không. Thông tin này hoàn toàn có thể hỏi thẳng.
Thứ hai, thông tin về học phí và điều kiện đầu vào được lấy từ đâu, cập nhật ngày nào.
Thứ ba, Quý vị có thể liên hệ trực tiếp với trường không, bằng kênh nào.
Thứ tư, những khoản phí nào Quý vị phải trả cho đối tác, và trả cho việc gì.
Một đối tác làm việc nghiêm túc sẽ trả lời cả bốn câu này mà không né tránh. Nếu có câu nào bị lảng, đó là tín hiệu đáng lưu ý.
Về phần công nhận văn bằng sau tốt nghiệp, Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) có tài liệu khung mà người học nên tham khảo, thay vì chỉ nghe tư vấn miệng.
Khi có sự cố xảy ra
Dù chuẩn bị kỹ tới đâu, sẽ có lúc phát sinh khiếu nại. Cách xử lý quyết định quan hệ hợp tác có tiếp tục được hay không.
Nguyên tắc đầu tiên là xác định sự việc trước khi xác định trách nhiệm. Rất nhiều tranh chấp thực chất bắt nguồn từ việc hai bên nhớ khác nhau về một cuộc trao đổi. Đây là lý do mọi trao đổi quan trọng với người học nên được ghi lại bằng văn bản.
Nguyên tắc thứ hai là người học không nên bị kẹt giữa hai bên. Nhà trường và đối tác giải quyết phần trách nhiệm với nhau, nhưng phần hỗ trợ người học phải tiếp tục không gián đoạn.
Nguyên tắc thứ ba là mỗi sự cố nên để lại một thay đổi trong quy trình. Nếu một khiếu nại phát sinh vì tài liệu giới thiệu ghi thiếu một điều kiện, thì việc cần làm không chỉ là xin lỗi mà là sửa tài liệu đó.
Xu hướng đang thay đổi mắt xích này
Vai trò của đối tác tuyển sinh đang dịch chuyển theo hai hướng.
Hướng thứ nhất là yêu cầu minh bạch tăng lên. Người học ngày càng tự tra cứu được nhiều thông tin, nên phần giá trị của đối tác dịch từ “cung cấp thông tin” sang “giải thích và đồng hành”. Đối tác nào chỉ đọc lại brochure sẽ mất chỗ đứng.
Hướng thứ hai là yêu cầu về dữ liệu. Nhà trường muốn biết hồ sơ đến từ đâu, chuyển đổi ra sao, người học có học tiếp không. Điều này đòi hỏi đối tác phải ghi chép có hệ thống chứ không làm theo trí nhớ.
Cả hai hướng đều đẩy mắt xích này theo cùng một chiều: chuyên nghiệp hơn, minh bạch hơn, và có ít chỗ hơn cho cách làm chộp giật.
Tổng kết
Đối tác tuyển sinh là mắt xích hiện diện tại chỗ, giúp thu hẹp khoảng cách thông tin giữa nhà trường ở nước ngoài và người học trong nước. Vai trò này hợp lý và cần thiết.
Vấn đề chỉ phát sinh khi ranh giới bị nới ra: khi đối tác bắt đầu hứa thay trường, hoặc khi nhà trường buông hẳn phần giám sát. Giữ được ranh giới thì cả ba bên đều có lợi.
Điều đáng nói thêm là ba bên trong chuỗi này không có lợi ích đối lập nhau như nhiều người nghĩ. Nhà trường muốn tuyển đúng người học phù hợp. Người học muốn vào đúng chương trình mình học được. Đối tác muốn giữ quan hệ lâu dài với nhà trường. Cả ba mục tiêu đó chỉ đạt được cùng lúc khi việc tư vấn là trung thực.
Bước tiếp theo
Nếu Quý trường đang xây dựng mạng lưới đối tác, hãy bắt đầu bằng việc viết ra đúng một trang: đối tác được làm gì, không được làm gì, và báo cáo về những gì. Trang đó nên là phụ lục bắt buộc của mọi hợp đồng.
Hồ sơ trường trên M2W Edu ghi rõ nguồn và ngày đối chiếu của từng thông tin, để cả nhà trường lẫn đối tác cùng làm việc trên một bản dữ liệu.
