Hội thảo trực tuyến với trường đối tác là hoạt động hợp tác có tỷ lệ hiệu quả trên chi phí cao nhất trong toàn bộ danh mục hoạt động quốc tế. Nó gần như không tốn tiền, không cần thủ tục xuất nhập cảnh, rủi ro thấp, và có thể tổ chức trong vòng vài tuần kể từ khi hai bên đồng ý.
Chính vì dễ nên nó cũng hay bị làm qua loa. Một buổi tổ chức cẩu thả sẽ để lại ấn tượng xấu và làm nguội quan hệ vừa mới bắt đầu.
Bài hướng dẫn này nêu kịch bản từ khâu chuẩn bị tới khâu theo dõi sau buổi.
Xác định mục tiêu trước khi bàn nội dung
Bốn loại mục tiêu, mỗi loại cho ra một kịch bản khác nhau.
Làm quen. Buổi đầu tiên giữa hai đơn vị chưa từng hợp tác. Mục tiêu là hiểu nhau và tìm điểm chung, không phải chốt việc gì.
Chuyên môn. Giảng viên hai bên trình bày và trao đổi về một chủ đề. Đây là loại tạo ra giá trị học thuật thật.
Dành cho người học. Người học hai bên cùng tham dự, có thể là buổi giới thiệu hoặc buổi làm việc chung.
Vận hành. Hai đầu mối bàn công việc cụ thể. Loại này nên ngắn và có nghị trình chặt.
Sai lầm phổ biến là gộp bốn loại vào một buổi. Kết quả là buổi kéo dài, không nhóm nào được phục vụ đúng nhu cầu, và không có kết luận nào rõ ràng.
Chuẩn bị: ba tuần trước
Thống nhất mục tiêu và loại buổi với đầu mối phía đối tác. Ghi lại bằng thư, không chỉ thống nhất miệng.
Chốt thời gian. Đây là khâu khó nhất và sẽ nói riêng ở mục dưới.
Chốt nền tảng kỹ thuật. Kiểm tra xem cả hai bên đều truy cập được nền tảng đã chọn. Một số nền tảng bị hạn chế ở một số nơi, và phát hiện điều này vào phút chót là tình huống rất khó xử.
Chốt ngôn ngữ. Nếu cần phiên dịch, phải sắp xếp từ sớm và thông báo cho người trình bày để họ điều chỉnh tốc độ nói.
Soạn nghị trình. Gửi cho cả hai bên ít nhất một tuần trước, gồm thời lượng từng phần và tên người phụ trách.
Xử lý lệch múi giờ
Đây là ràng buộc thực tế quyết định buổi có diễn ra được hay không.
Tính toán cẩn thận, xác nhận hai lần. Ghi rõ giờ theo cả hai múi giờ trong mọi thư trao đổi, kèm ngày. Nhầm lẫn về ngày do chênh lệch múi giờ là lỗi phổ biến và rất khó xử lý.
Chú ý giờ mùa hè. Nhiều nước đổi giờ hai lần mỗi năm, và một buổi hẹn từ trước có thể lệch một tiếng sau khi đổi giờ.
Chia sẻ sự bất tiện. Nếu chuỗi hoạt động kéo dài nhiều buổi, nên luân phiên để mỗi bên chịu giờ bất tiện một lần, thay vì bên nào cũng phải nhân nhượng cố định.
Ghi hình nếu có người không tham dự được. Cần xin phép trước từ tất cả người tham gia.
Với những cặp múi giờ chênh quá lớn, một phương án đáng cân nhắc là chuyển sang hình thức không đồng bộ: hai bên ghi hình phần trình bày, trao đổi qua văn bản, và chỉ gặp trực tiếp một buổi ngắn để hỏi đáp.
Kịch bản một buổi chuyên môn
Đây là loại phổ biến nhất và cũng tạo giá trị bền nhất. Thời lượng hợp lý là chín mươi phút.
Mười phút đầu: mở đầu. Đại diện mỗi bên chào và giới thiệu ngắn về đơn vị mình. Giữ ngắn thật sự, vì phần này hay bị kéo dài và ăn vào thời gian trao đổi.
Hai lượt trình bày, mỗi lượt hai mươi phút. Mỗi bên một người trình bày về chủ đề đã thống nhất. Nên yêu cầu nộp slide trước để bên kia có thời gian chuẩn bị câu hỏi.
Ba mươi phút hỏi đáp và thảo luận. Đây là phần có giá trị nhất và nên được bảo vệ khỏi việc bị cắt xén.
Mười phút cuối: bước tiếp theo. Chốt cụ thể hai bên sẽ làm gì tiếp, ai phụ trách, và khi nào gặp lại.
Phần cuối cùng là phần phân biệt một buổi tạo ra hợp tác với một buổi chỉ là cuộc trò chuyện dễ chịu.
Điều hành để buổi không rơi vào im lặng
Im lặng trong phần hỏi đáp là tình huống ai cũng ngại và rất hay xảy ra, đặc biệt khi hai bên chưa quen nhau và phải dùng ngôn ngữ không phải tiếng mẹ đẻ.
Chuẩn bị sẵn ba câu hỏi. Người điều hành mỗi bên chuẩn bị trước vài câu để khơi mào nếu không ai lên tiếng.
Mời đích danh. Thay vì hỏi chung có ai muốn hỏi không, hãy mời một người cụ thể chia sẻ góc nhìn.
Cho thời gian. Người dùng ngôn ngữ thứ hai cần thêm vài giây để hình thành câu hỏi. Đừng lấp khoảng lặng quá nhanh.
Mở kênh viết song song. Nhiều người ngại nói nhưng sẵn sàng gõ câu hỏi.
Chỉ định một người điều hành duy nhất cho toàn buổi, thay vì mỗi bên tự điều hành phần của mình. Việc chuyển giao giữa hai người điều hành thường tạo ra khoảng trống lúng túng.
Sau buổi: phần quyết định giá trị
Đây là khâu bị bỏ qua nhiều nhất, và cũng là khâu quyết định buổi hội thảo có dẫn tới điều gì hay không.
Trong hai ngày: gửi biên bản ngắn. Một trang, ghi lại nội dung chính, những gì đã thống nhất, và các bước tiếp theo kèm tên người phụ trách và mốc thời gian.
Trong một tuần: gửi tài liệu liên quan đã hứa trong buổi.
Trong một tháng: chủ động liên hệ lại về bước tiếp theo, kể cả khi chưa có tiến triển. Im lặng sau một buổi tốt là cách nhanh nhất làm nguội quan hệ.
Lưu hồ sơ. Biên bản, danh sách người tham dự, tài liệu trình bày, tất cả vào nơi lưu chung của nhà trường chứ không nằm trong máy cá nhân.
Việc lưu hồ sơ có ý nghĩa dài hạn: khi người phụ trách thay đổi, người kế nhiệm biết quan hệ đã đi tới đâu thay vì phải bắt đầu lại.
Hội thảo trực tuyến với trường đối tác nên tổ chức thành chuỗi
Một buổi đơn lẻ hiếm khi dẫn tới hợp tác thực chất. Chuỗi ba tới bốn buổi trong sáu tháng cho kết quả tốt hơn nhiều.
Một chuỗi hợp lý thường đi theo thứ tự: buổi làm quen, buổi chuyên môn, buổi bàn về một hoạt động cụ thể, và buổi tổng kết sau khi hoạt động đó hoàn thành.
Cách này có ba lợi ích. Nó tạo nhịp làm việc đều thay vì phụ thuộc vào sự nhiệt tình nhất thời. Nó cho hai bên thời gian để hiểu cách làm việc của nhau. Và nó tạo ra kết quả cụ thể để trình khi cần xin nguồn lực cho những bước lớn hơn.
Khi cần hiểu bối cảnh hệ thống giáo dục của phía đối tác trước chuỗi buổi, dữ liệu so sánh của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) là nguồn tham khảo hữu ích.
Với những nội dung liên quan tới công nhận kết quả học tập nếu buổi hội thảo dẫn tới hoạt động chung có yếu tố tín chỉ, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) nên được đọc trước.
Năm lỗi thường gặp
Phần giới thiệu kéo quá dài, ăn hết thời gian dành cho trao đổi.
Không gửi nghị trình trước. Người tham dự tới mà không biết sẽ bàn gì nên không chuẩn bị được gì.
Không kiểm tra kỹ thuật trước. Mười phút đầu dành cho việc xử lý âm thanh là mười phút mất đi và ấn tượng đầu tiên không tốt.
Không chốt bước tiếp theo. Buổi kết thúc bằng lời hẹn mơ hồ và không ai làm gì.
Không có ai ghi chép. Sau vài tuần, hai bên nhớ khác nhau về những gì đã thống nhất.
Tổng kết
Hội thảo trực tuyến với trường đối tác là hoạt động hợp tác rẻ nhất và dễ khởi động nhất, nhưng giá trị của nó phụ thuộc gần như hoàn toàn vào hai khâu ngoài buổi: nghị trình gửi trước và biên bản gửi sau.
Trong kịch bản chín mươi phút, phần cần được bảo vệ nhất là ba mươi phút hỏi đáp, và phần quyết định nhất là mười phút chốt bước tiếp theo.
Và một chuỗi ba tới bốn buổi trong sáu tháng cho kết quả tốt hơn nhiều so với một buổi đơn lẻ dù buổi đó có hay tới đâu.
Bước tiếp theo
Với đối tác mà Quý trường đang trao đổi gần nhất, hãy đề xuất một buổi chuyên môn chín mươi phút, kèm nghị trình cụ thể và hai tới ba khung giờ gợi ý đã tính chênh lệch múi giờ.
Một đề xuất có nghị trình sẵn được nhận lời nhanh hơn nhiều so với lời mời chung chung.
