Ngày hội du học là sự kiện tập trung nhiều cơ sở giáo dục để gặp gỡ trực tiếp người học và gia đình. Với nhà trường, đây là kênh dễ nghĩ tới nhất khi bắt đầu tuyển sinh quốc tế, và cũng là kênh tốn kém nhất trên mỗi người học tuyển được.
Bài viết này giúp trả lời ba câu hỏi: có nên tham gia không, nên tham gia hay tự tổ chức, và nếu tham gia thì làm gì để không lãng phí.
Vì sao đây là kênh dễ đánh giá sai
Ngày hội du học có một đặc điểm khiến việc đánh giá hiệu quả trở nên khó: kết quả xuất hiện rất muộn so với chi phí.
Nhà trường chi tiền vào tháng này, nhưng người học gặp tại sự kiện có thể nộp hồ sơ sau sáu tháng và nhập học sau một năm rưỡi. Trong khoảng thời gian đó, họ còn tiếp xúc với nhiều kênh khác.
Hệ quả là rất khó quy kết một người nhập học là nhờ sự kiện nào. Nhiều nhà trường vì thế đánh giá bằng cảm nhận: sự kiện đông thì coi là thành công.
Số lượng người ghé gian hàng gần như không tương quan với số người nhập học. Một sự kiện đông người nhưng sai nhóm đối tượng sẽ không mang lại gì.
Tham gia sự kiện có sẵn
Đây là hình thức phổ biến nhất, và có ba mức chi phí rất khác nhau.
Mức cơ bản: một gian hàng nhỏ. Chi phí gồm phí tham gia, đi lại, ăn ở cho người đại diện, và tài liệu in.
Mức trung bình: gian hàng kèm buổi trình bày riêng. Nhiều sự kiện có phòng riêng cho từng trường trình bày. Hình thức này hiệu quả hơn hẳn gian hàng đơn thuần vì thời gian tiếp xúc dài hơn.
Mức cao: tài trợ sự kiện. Đổi lại là vị trí nổi bật và nhận diện rộng. Chỉ hợp lý khi nhà trường đã có chương trình rõ ràng và năng lực tiếp nhận đầy đủ.
Ưu điểm chung của việc tham gia là không phải lo khâu thu hút người tới. Nhược điểm là cạnh tranh chú ý với hàng chục cơ sở khác trong cùng không gian, và nhà trường không kiểm soát được chất lượng người tham dự.
Tự tổ chức sự kiện riêng
Hình thức này đòi hỏi nhiều hơn nhưng cho kiểm soát tốt hơn.
Ưu điểm. Toàn bộ sự chú ý dành cho nhà trường. Thời gian trao đổi dài hơn. Có thể mời đúng nhóm đối tượng thay vì nhận ai tới cũng được. Và dữ liệu người tham dự thuộc về nhà trường.
Nhược điểm. Phải tự lo khâu thu hút người tới, và đây chính là phần khó nhất. Một sự kiện riêng mà chỉ có vài người dự sẽ tốn kém hơn nhiều so với một gian hàng ở sự kiện lớn.
Điều kiện để tự tổ chức có ý nghĩa. Nhà trường cần đã có sẵn một mạng lưới để mời: đối tác tuyển sinh tại địa phương, các trường có quan hệ, hoặc danh sách người đã từng liên hệ.
Với nhà trường mới bắt đầu, tự tổ chức thường quá sức. Phương án trung gian hợp lý hơn là phối hợp với một đối tác địa phương tổ chức buổi giới thiệu quy mô nhỏ.
Hình thức trực tuyến
Đây là phương án thường bị đánh giá thấp nhưng có tỷ lệ hiệu quả trên chi phí cao nhất.
Một buổi giới thiệu trực tuyến kéo dài một giờ, có phần hỏi đáp, gần như không tốn chi phí trực tiếp. Nó cho phép mời người tham dự ở nhiều địa phương cùng lúc, và có thể ghi hình để dùng lại.
Hạn chế là mức độ gắn kết thấp hơn gặp trực tiếp, và tỷ lệ người đăng ký thực sự tham dự thường không cao.
Cách dùng hiệu quả nhất là kết hợp: buổi trực tuyến để sàng lọc và tạo quan tâm, sau đó gặp trực tiếp với nhóm đã thể hiện quan tâm thật sự.
Chuẩn bị trước khi tham gia ngày hội du học
Phần lớn giá trị của một sự kiện được quyết định trước khi nó diễn ra.
Xác định mục tiêu cụ thể. Không phải “quảng bá hình ảnh” mà là số lượng thông tin liên hệ thu được, hoặc số cuộc hẹn tiếp theo đặt được.
Chuẩn bị người đại diện. Người đứng gian hàng phải trả lời được câu hỏi về chương trình, điều kiện đầu vào và chi phí. Cử người không nắm chuyên môn là cách chắc chắn lãng phí toàn bộ chi phí sự kiện.
Chuẩn bị tài liệu đúng. Ít nhưng đúng: một tờ giới thiệu ngắn có thông tin liên hệ và đường dẫn tới hồ sơ đầy đủ. Tài liệu dày sẽ bị bỏ lại.
Chuẩn bị cách thu thông tin liên hệ. Đây là phần quan trọng nhất và hay bị làm cẩu thả nhất. Cần cách ghi lại thông tin và ghi cả nội dung đã trao đổi, để lần liên hệ sau không bắt đầu lại từ đầu.
Hẹn trước lịch gặp. Với các sự kiện lớn, nên liên hệ trước với đối tác và các trường cùng tham dự để đặt lịch. Đi tay không tới rồi chờ người ghé qua là cách kém hiệu quả nhất.
Người đại diện nên là ai
Quyết định cử ai đi ảnh hưởng tới kết quả nhiều hơn ngân sách bỏ ra.
Ưu tiên người nắm chuyên môn. Câu hỏi thực chất mà gia đình đặt ra tại sự kiện gần như luôn về nội dung học: học gì, học thế nào, ra trường làm được gì. Người trả lời được những câu này tạo ấn tượng khác hẳn người chỉ đọc lại tài liệu.
Ưu tiên người trả lời được bằng ngôn ngữ của người tham dự. Ở sự kiện tại nước ngoài, việc này quyết định số lượng cuộc trò chuyện thực chất.
Nên có ít nhất hai người. Một người ở gian hàng, một người đi gặp đối tác và trường khác. Cử một người sẽ phải chọn giữa hai việc.
Không nên cử người mới hoàn toàn. Sự kiện không phải nơi để học việc, vì mỗi cuộc trò chuyện hỏng là một cơ hội mất.
Nếu nhà trường không có ai đáp ứng được các tiêu chí trên, đó là dấu hiệu nên đầu tư vào việc chuẩn bị đội ngũ trước, thay vì đầu tư vào sự kiện.
Liên hệ lại sau sự kiện
Đây là khâu quyết định, và cũng là khâu bị bỏ qua nhiều nhất.
Liên hệ trong vòng bảy ngày. Sau khoảng thời gian này, người tham dự đã quên phần lớn những gì được nghe và đã tiếp xúc với nhiều nơi khác.
Cá nhân hoá nội dung. Nhắc lại nội dung đã trao đổi tại sự kiện. Một thư chung gửi hàng loạt gần như không có tác dụng.
Đưa ra bước tiếp theo cụ thể. Không phải “mong được đồng hành” mà là một hành động rõ ràng: một buổi trao đổi trực tuyến, một tài liệu chi tiết, hoặc một mốc thời gian nộp hồ sơ.
Ghi vào hệ thống theo dõi. Mỗi liên hệ thu được cần được đưa vào bảng theo dõi phễu tuyển sinh, kèm nguồn là tên sự kiện.
Nếu nhà trường không có nguồn lực cho khâu liên hệ lại, thì tốt hơn là không tham gia sự kiện. Chi phí bỏ ra sẽ không chuyển hoá thành kết quả.
Chọn sự kiện nào để tham gia
Không phải sự kiện nào cũng đáng tham gia, và việc chọn sai tốn kém hơn việc không tham gia.
Xem thành phần người tham dự của những lần trước. Ban tổ chức thường công bố số liệu. Điều cần biết không phải tổng số người mà là bao nhiêu người thuộc nhóm mục tiêu của Quý trường: đúng bậc học, đúng lĩnh vực quan tâm, đúng khả năng tài chính.
Xem danh sách cơ sở tham gia. Nếu toàn bộ là những trường ở phân khúc rất khác, khả năng cao người tham dự cũng không phải nhóm của Quý trường.
Hỏi các trường đã từng tham gia. Đây là nguồn thông tin đáng tin nhất và thường dễ tiếp cận hơn nhiều người nghĩ. Câu hỏi cụ thể: có thu được liên hệ chất lượng không, có ai nhập học từ nguồn đó không.
Xem địa điểm và thời điểm. Sự kiện tổ chức đúng mùa thi hoặc đúng kỳ nghỉ dài thường vắng nhóm đối tượng chính.
Cân nhắc quy mô. Một sự kiện nhỏ chuyên sâu về một lĩnh vực thường cho tỷ lệ chuyển đổi cao hơn nhiều so với một sự kiện lớn tổng hợp, dù số người ghé gian hàng ít hơn.
Nguyên tắc chung: ưu tiên sự kiện có đúng nhóm đối tượng hơn sự kiện có nhiều người.
Đo hiệu quả thế nào
Bốn chỉ số nên theo dõi cho mỗi sự kiện.
Số thông tin liên hệ chất lượng thu được. Chất lượng nghĩa là có đủ thông tin để liên hệ lại và có ghi chú về nội dung quan tâm.
Tỷ lệ liên hệ lại thành công trong vòng một tháng.
Số hồ sơ nộp có nguồn từ sự kiện, theo dõi trong vòng mười tám tháng.
Chi phí trên mỗi người học nhập học có nguồn từ sự kiện. Đây là con số cuối cùng cần biết, và nó thường cao hơn nhiều so với các kênh khác.
Việc theo dõi đòi hỏi ghi nhận nguồn ngay từ lần tiếp xúc đầu và giữ nguyên qua toàn bộ hành trình. Không có kỷ luật này thì mọi đánh giá đều là phỏng đoán.
Khi cần đặt chi phí tuyển sinh của mình vào bối cảnh so sánh, dữ liệu về chi tiêu giáo dục của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) là nguồn tham chiếu chung.
Khi nào nên bỏ qua kênh này
Có ba trường hợp mà việc tham gia ngày hội du học là quyết định sai.
Khi nhà trường chưa có năng lực tiếp nhận. Thu hút quan tâm mà không đáp ứng được sẽ tạo ra trải nghiệm xấu, và trong cộng đồng nhỏ thì tiếng xấu lan nhanh hơn tiếng tốt.
Khi chưa có bộ tài liệu chuẩn. Người đại diện sẽ trả lời theo cách hiểu riêng, và mỗi người nói một kiểu.
Khi không có nguồn lực cho khâu liên hệ lại. Toàn bộ chi phí sẽ dừng ở mức tạo nhận biết mà không chuyển hoá.
Trong cả ba trường hợp, khoản tiền dành cho sự kiện nên được chuyển sang việc chuẩn bị nền: hoàn thiện tài liệu, rút ngắn thời gian phản hồi, và xây dựng năng lực tiếp nhận.
Với các nội dung liên quan tới công nhận văn bằng mà gia đình hay hỏi tại sự kiện, người đại diện nên nắm khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) để trả lời có căn cứ thay vì theo cảm tính.
Tổng kết
Ngày hội du học là kênh tốn kém nhất trên mỗi người học tuyển được, và giá trị của nó phụ thuộc gần như hoàn toàn vào hai khâu nằm ngoài sự kiện: chuẩn bị trước và liên hệ lại sau.
Với nhà trường mới bắt đầu, hình thức trực tuyến hoặc buổi giới thiệu quy mô nhỏ phối hợp với đối tác địa phương thường cho hiệu quả trên chi phí tốt hơn.
Và nếu chưa có nguồn lực cho khâu liên hệ lại trong vòng bảy ngày, thì không nên tham gia.
Bước tiếp theo
Nếu Quý trường đã từng tham gia một sự kiện, hãy tra lại xem có bao nhiêu người học nhập học được ghi nhận nguồn từ sự kiện đó.
Nếu không tra được vì không có dữ liệu, thì việc cần làm trước tiên không phải chọn sự kiện tiếp theo, mà là thiết lập cách ghi nhận nguồn ngay từ lần tiếp xúc đầu tiên.
Việc thiết lập này không cần hệ thống phức tạp. Một cột thêm vào bảng theo dõi hiện có, ghi tên sự kiện hoặc kênh mà người học biết tới nhà trường, là đủ để sau một mùa tuyển sinh Quý trường có câu trả lời dựa trên số liệu thay vì dựa trên cảm nhận. Đây cũng là cơ sở duy nhất để quyết định năm sau nên tiếp tục tham gia sự kiện nào và nên bỏ sự kiện nào.
