Định nghĩa ngành nghề
Trợ lý hành chính thực hiện nhiều nhiệm vụ hành chính đa dạng để hỗ trợ các nhà quản lý và chuyên viên. Họ làm việc trong toàn bộ khu vực công và tư nhân.
Nhiệm vụ chính
Nhóm nghề này thực hiện một số hoặc toàn bộ các nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị, nhập liệu, chỉnh sửa và hiệu đính thư tín, hóa đơn, bài thuyết trình, tờ rơi, ấn phẩm, báo cáo và tài liệu liên quan từ bản ghi âm và bản viết tay
- Mở và phân phối thư đến thường xuyên và thư điện tử cùng các tài liệu khác, điều phối luồng thông tin nội bộ và với các phòng ban, tổ chức khác
- Lên lịch và xác nhận các cuộc hẹn và cuộc họp của cấp trên
- Đặt mua văn phòng phẩm và duy trì tồn kho
- Trả lời các yêu cầu qua điện thoại và điện tử, chuyển các cuộc gọi và tin nhắn
- Thiết lập và duy trì hệ thống lưu trữ thông tin thủ công và vi tính hóa
- Xác định và thiết lập các quy trình văn phòng
- Đón tiếp khách, xác định mục đích công việc và hướng dẫn khách đến gặp cấp trên hoặc người thích hợp
- Ghi chép và chuẩn bị biên bản cuộc họp
- Sắp xếp lịch trình đi lại và đặt chỗ
- Có thể tổng hợp dữ liệu, số liệu thống kê và các thông tin khác để hỗ trợ hoạt động nghiên cứu
- Có thể giám sát và đào tạo nhân viên văn phòng về các thủ tục và cách sử dụng phần mềm hiện tại
- Có thể tổ chức hội nghị.
Yêu cầu việc làm
- Thông thường yêu cầu tốt nghiệp trung học phổ thông.
- Thông thường yêu cầu hoàn thành chương trình cao đẳng một hoặc hai năm, hoặc chương trình khác dành cho trợ lý hành chính hoặc thư ký, HOẶC kinh nghiệm văn thư trước đó.
Các chức danh tiêu biểu
Trợ lý hành chính
administrative assistant
Thư ký điều hành (trừ pháp lý và y tế)
executive secretary (except legal and medical)
Trợ lý hành chính văn phòng
office administrative assistant
Thư ký riêng
private secretary
Thư ký (trừ pháp lý và y tế)
secretary (except legal and medical)
Thư ký kỹ thuật
technical secretary
Xem tất cả 22 chức danh
Trợ lý hành chính
administrative assistant
Trợ lý hành chính — văn phòng
administrative assistant - office
Thư ký hành chính
administrative secretary
Thư ký lịch hẹn
appointment secretary
Thư ký nhà thờ
church secretary
Thư ký hợp đồng
contracts secretary
Thư ký điều hành (trừ pháp lý và y tế)
executive secretary (except legal and medical)
Thư ký tài chính
finance secretary
Quản trị viên nhân sự
human resources administrator
Quản trị viên nhân sự — Lực lượng Vũ trang Canada
human resources administrator - Canadian Armed Forces
Thư ký nhân sự
human resources secretary
Trợ lý hành chính khoản vay và trợ cấp
loans and grants administrative assistant
Trợ lý hành chính văn phòng
office administrative assistant
Thư ký riêng
personal secretary
Thư ký riêng
private secretary
Thư ký ghi chép
recording secretary
Thư ký bán hàng
sales secretary
Thư ký trường học
school secretary
Thư ký (trừ pháp lý và y tế)
secretary (except legal and medical)
Thư ký — nhân viên
secretary-clerk
Thư ký dịch vụ thuế
taxation service secretary
Thư ký kỹ thuật
technical secretary
✓ Nghề bao gồm trong NOC này
Thư ký — nhân viênsecretary-clerk
→ Nghề phân loại ở NOC khác
- Phóng viên tòa án, nhân viên phiên âm y tế và nghề liên quan Court reporters, medical transcriptionists and related occupations→ NOC 12110 · Thư ký toà án, chuyên viên ghi chép y khoa và nghề liên quan
- Trợ lý điều hành Executive assistants→ NOC 12100 · Trợ lý điều hành
- Trợ lý hành chính pháp lý Legal administrative assistants→ NOC 13111 · Trợ lý hành chính pháp lý
- Trợ lý hành chính y tế Medical administrative assistants→ NOC 13112 · Trợ lý hành chính y tế
- Quản lý văn phòng Office manager→ NOC 13100 · Cán bộ hành chính
🔗 Việc làm liên quan tới NOC này (sẽ cập nhật)
Liên kết nội bộ tới bài tuyển dụng theo mã NOC