Thẩm định trường đối tác là bước kiểm tra độc lập về tư cách, năng lực và độ tin cậy của một cơ sở giáo dục nước ngoài, trước khi nhà trường đặt bút ký bất kỳ văn bản nào. Đây là bước tốn ít thời gian nhất trong toàn bộ quá trình hợp tác, nhưng lại phòng ngừa được loại rủi ro tốn kém nhất.
Bài hướng dẫn này đưa ra danh mục kiểm tra theo năm nhóm, xếp theo thứ tự nên làm.
Vì sao không thể bỏ qua bước này
Rủi ro khi hợp tác với một đối tác chưa được thẩm định không nằm ở khả năng mất tiền, vì phần lớn thoả thuận ban đầu không có ràng buộc tài chính.
Rủi ro thật nằm ở ba chỗ khác.
Rủi ro với người học. Nếu hoạt động hợp tác có yếu tố chuyển đổi tín chỉ hoặc công nhận kết quả, mà đối tác không được công nhận hợp lệ, người học sẽ chịu hậu quả trực tiếp.
Rủi ro với uy tín. Tên nhà trường xuất hiện cạnh tên một cơ sở có vấn đề sẽ ảnh hưởng tới các quan hệ hợp tác khác, kể cả những quan hệ đang tốt.
Rủi ro về thời gian. Nhiều tháng làm việc với một đối tác không đủ năng lực triển khai là nhiều tháng đáng lẽ dành cho đối tác khác.
Bước thẩm định thường chỉ mất vài ngày làm việc, phần lớn là tra cứu.
Nhóm một: tư cách pháp lý và công nhận
Đây là nhóm phải làm đầu tiên, và là nhóm có tính loại trừ. Nếu không đạt, các nhóm sau không cần làm.
Kiểm tra tình trạng công nhận của cơ sở. Trường có nằm trong danh sách được cơ quan quản lý giáo dục nước sở tại công nhận không. Tra ở nguồn của cơ quan đó, không tra qua website của chính đối tác.
Kiểm tra tình trạng công nhận của chương trình liên quan. Một trường được công nhận không đồng nghĩa với mọi chương trình của trường đó đều nằm trong phạm vi công nhận.
Kiểm tra tư cách pháp nhân. Trường tồn tại dưới hình thức pháp lý nào, hoạt động từ bao giờ.
Kiểm tra thẩm quyền người ký. Người dự kiến đặt bút ký có được uỷ quyền hay không. Một văn bản do người không đủ thẩm quyền ký sẽ vô hiệu.
Với các hệ thống công nhận lạ, khuôn khổ chung của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) giúp hiểu cách một quốc gia tổ chức việc công nhận văn bằng.
Nhóm hai: năng lực chuyên môn
Nhóm này trả lời câu hỏi đối tác có đủ chuyên môn ở lĩnh vực định hợp tác hay không.
Có khoa hoặc bộ môn tương ứng không, quy mô ra sao, bao nhiêu giảng viên cơ hữu.
Chương trình đào tạo có tương thích không. Đọc đề cương, xem thời lượng, chuẩn đầu ra, và cách tổ chức học kỳ.
Có kinh nghiệm hợp tác quốc tế chưa. Trường đã có quan hệ với các nước khác chưa. Nếu có, họ đã quen quy trình và sẽ đỡ mất thời gian giải thích.
Có công bố khoa học trong lĩnh vực không, nếu hợp tác có yếu tố nghiên cứu.
Nhóm ba: năng lực vận hành
Nhóm này ít được chú ý nhưng dự báo tốt nhất việc hợp tác có sống được không.
Có bộ phận hợp tác quốc tế hoạt động thật không. Không phải chỉ có tên trên sơ đồ tổ chức, mà có người làm việc thật, trả lời thư thật.
Thời gian phản hồi. Từ khi gửi thư đầu tiên tới khi nhận hồi đáp là bao lâu. Đây là chỉ báo rất mạnh. Một đối tác mất sáu tuần để trả lời thư giai đoạn tìm hiểu sẽ không nhanh hơn khi đã hợp tác.
Website có được cập nhật không. Thông tin cũ nhiều năm cho thấy mức độ đầu tư vào phần đối ngoại.
Lịch học năm. Khác biệt về thời điểm khai giảng ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng tổ chức hoạt động chung.
Nhóm bốn: thẩm định trường đối tác qua bên thứ ba
Đây là nhóm cho thông tin khó tìm nhất nhưng đáng tin nhất, vì nó không đến từ chính đối tác.
Hỏi trường đã từng hợp tác với họ. Nếu đối tác nêu tên các quan hệ hợp tác hiện có, hoàn toàn có thể liên hệ một trong số đó và hỏi thăm. Câu hỏi nên cụ thể: hoạt động chung có diễn ra đúng kế hoạch không, đầu mối bên đó phản hồi ra sao, có phát sinh khó khăn gì.
Hỏi qua mạng lưới cá nhân. Giảng viên trong trường từng học hoặc làm việc ở nước đó có thể biết về danh tiếng của cơ sở này trong giới chuyên môn.
Tra cứu công khai. Tìm xem có thông tin bất thường nào liên quan tới trường được công bố bởi cơ quan quản lý hay không.
Một điểm cần lưu ý: thiếu thông tin không đồng nghĩa với có vấn đề. Nhiều trường nhỏ hoạt động tốt nhưng ít hiện diện trên mạng. Điều đáng chú ý là sự mâu thuẫn giữa những gì đối tác tự giới thiệu và những gì tra được.
Nhóm năm: mức độ phù hợp
Nhóm cuối không phải về rủi ro mà về khả năng hợp tác thành công.
Quy mô có tương xứng không. Một trường quá lớn thường ít động lực hợp tác với đối tác nhỏ, và ngược lại.
Hai bên có nhu cầu bổ sung cho nhau không. Hợp tác chỉ bền khi cả hai đều nhận được thứ mình cần. Nếu chỉ một bên có lợi, quan hệ sẽ nguội sau vài tháng.
Có người cụ thể ở phía đối tác thực sự muốn làm không. Đây là yếu tố quyết định mà không danh mục kiểm tra nào đo được. Một quan hệ hợp tác luôn bắt đầu từ hai cá nhân có động lực, chứ không từ hai tổ chức.
Bốn dấu hiệu nên dừng lại
Không tra được tình trạng công nhận ở nguồn độc lập. Khi cơ quan quản lý nước sở tại không có thông tin và đối tác cũng không cung cấp được văn bản, không nên đi tiếp.
Thông tin đối tác tự giới thiệu mâu thuẫn với nguồn tra được. Một chênh lệch nhỏ có thể do cập nhật chậm, nhưng mâu thuẫn về tư cách hay quy mô là dấu hiệu nghiêm trọng.
Thúc ép ký nhanh. Đối tác nghiêm túc hiểu rằng thẩm định là bước bình thường và không ngại chờ vài ngày.
Đề nghị thu phí từ người học ngay ở giai đoạn thoả thuận khung. Một bản ghi nhớ giữa hai trường không nên chứa nội dung thu phí trực tiếp từ người học.
Ghi lại kết quả thẩm định
Kết quả nên được lưu thành văn bản ngắn, một tới hai trang, gồm năm nhóm trên và kết luận.
Văn bản này có ba công dụng. Nó là căn cứ khi trình ban giám hiệu quyết định. Nó là hồ sơ để tra lại khi quan hệ phát sinh vấn đề sau này. Và nó là mẫu để lần thẩm định sau làm nhanh hơn.
Nên lưu kèm ảnh chụp màn hình hoặc bản sao các trang đã tra cứu, kèm ngày tra. Thông tin trên mạng thay đổi, và bản lưu là bằng chứng về những gì nhà trường thấy tại thời điểm ra quyết định.
Các báo cáo chính sách giáo dục của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) hữu ích khi cần hiểu bối cảnh hệ thống giáo dục của nước đối tác trước khi kết luận.
Tổng kết
Thẩm định trường đối tác gồm năm nhóm, làm theo thứ tự: tư cách pháp lý trước, rồi năng lực chuyên môn, năng lực vận hành, kiểm chứng qua bên thứ ba, và cuối cùng là mức độ phù hợp.
Nhóm một có tính loại trừ. Nhóm ba dự báo tốt nhất khả năng hợp tác sống được. Và toàn bộ quá trình thường chỉ mất vài ngày làm việc.
Bước tiếp theo
Hãy soạn một mẫu thẩm định gồm năm nhóm trên dưới dạng danh mục có ô đánh dấu, dài không quá hai trang.
Áp dụng mẫu đó cho chính đối tác mà Quý trường đang trao đổi gần nhất. Kết quả thường cho thấy có ít nhất một nhóm chưa được kiểm tra.
Mẫu này cũng nên áp dụng ngược lại cho các quan hệ hợp tác đã ký từ trước mà chưa từng qua thẩm định. Không nhằm huỷ bỏ điều gì, mà nhằm biết rõ mình đang đứng ở đâu. Với những thoả thuận sắp tới kỳ gia hạn, kết quả thẩm định chính là căn cứ để quyết định gia hạn hay để hết hạn.
