Đón đoàn trường nước ngoài là dịp mà nhà trường được nhìn thấy trực tiếp thay vì qua tài liệu. Ấn tượng hình thành trong hai ngày sẽ ảnh hưởng tới toàn bộ quan hệ hợp tác về sau.
Khó khăn của việc tổ chức nằm ở chỗ phải cân bằng hai thứ dễ xung đột: phần lễ tân thể hiện sự trân trọng, và phần nội dung làm việc tạo ra kết quả thật. Nghiêng quá về bên nào cũng đều làm hỏng chuyến thăm.
Bài hướng dẫn này nêu quy trình chuẩn bị, kịch bản theo ngày, và những việc sau khi đoàn về.
Xác định mục tiêu chuyến thăm
Trước khi bàn tới bất cứ điều gì, cần biết đoàn tới để làm gì. Bốn loại thường gặp.
Thăm xã giao và tìm hiểu. Giai đoạn đầu của quan hệ. Trọng tâm là để họ hiểu về nhà trường và cảm nhận môi trường.
Khảo sát trước khi hợp tác. Họ tới để đánh giá năng lực thật của nhà trường, thường trước khi đưa người học sang hoặc trước khi ký thoả thuận có ràng buộc.
Ký kết. Nội dung đã thống nhất từ trước, chuyến thăm để hoàn tất về mặt nghi thức.
Làm việc chuyên môn. Giảng viên hai bên trao đổi, có thể kèm giảng dạy hoặc hội thảo.
Loại thứ hai đòi hỏi chuẩn bị kỹ nhất, vì đoàn sẽ quan sát chi tiết và đặt câu hỏi cụ thể. Nhiều nhà trường chuẩn bị cho loại này như thể là loại thứ nhất, và đó là sai lầm tốn kém.
Hỏi thẳng phía đối tác về mục tiêu chuyến đi là việc hoàn toàn bình thường và nên làm ngay khi nhận được đề nghị.
Chuẩn bị: bốn tuần trước
Thống nhất mục tiêu và nghị trình bằng văn bản. Gửi nghị trình dự kiến sớm để đoàn có thời gian góp ý và chuẩn bị.
Xác định thành phần tiếp đón. Ai chủ trì, ai tham gia phần chuyên môn, ai phụ trách hậu cần. Thành phần nên tương xứng với thành phần đoàn khách.
Chuẩn bị nội dung trình bày. Ngắn gọn, bằng ngôn ngữ làm việc, tập trung vào những gì liên quan tới mục tiêu chuyến thăm.
Sắp xếp phiên dịch nếu cần. Cần người quen thuật ngữ chuyên ngành, không chỉ thạo ngôn ngữ thông thường.
Chuẩn bị hậu cần. Đón sân bay, chỗ ở, đi lại, và một số liên lạc dùng khi cần gấp.
Tìm hiểu về đoàn. Ai đi, chức danh, chuyên môn, và nếu có thể thì cả những gì họ quan tâm. Việc gọi đúng tên và hỏi đúng lĩnh vực của từng người tạo ấn tượng khác hẳn.
Cân bằng giữa lễ tân và nội dung
Đây là điểm khó nhất và cũng là nơi phần lớn chuyến thăm bị lệch.
Lỗi thường gặp phía chủ nhà. Dành quá nhiều thời gian cho nghi thức, tham quan và tiếp đãi, trong khi nội dung công việc bị dồn vào cuối và bàn vội.
Nguyên nhân thường là thiện chí: chủ nhà muốn thể hiện sự hiếu khách. Nhưng với đoàn tới để khảo sát hoặc làm việc chuyên môn, việc thiếu thời gian bàn nội dung sẽ khiến họ về mà không có được điều cần.
Tỷ lệ hợp lý. Với chuyến thăm hai ngày, nên dành ít nhất một nửa thời gian làm việc cho nội dung, và phần nội dung nên nằm ở buổi sáng khi mọi người còn tỉnh táo.
Không cắt hoàn toàn phần lễ tân. Ở nhiều nền văn hoá, bữa ăn và hoạt động chung là phần quan trọng của việc xây dựng quan hệ, không phải phần phụ. Việc bỏ hẳn sẽ bị hiểu là thiếu trân trọng.
Cách cân bằng thực dụng: nội dung công việc vào buổi sáng, tham quan cơ sở vào đầu giờ chiều, và hoạt động chung vào buổi tối.
Kịch bản chuyến thăm hai ngày
Ngày thứ nhất, buổi sáng. Đón tiếp ngắn gọn, giới thiệu hai bên, trình bày về nhà trường trong ba mươi phút, và dành phần lớn thời gian còn lại cho trao đổi.
Ngày thứ nhất, buổi chiều. Tham quan cơ sở, ưu tiên những khu vực liên quan tới mục tiêu chuyến thăm. Nếu đoàn tới khảo sát trước khi đưa người học sang, cần cho họ xem chỗ ở, khu học tập và khu sinh hoạt.
Ngày thứ nhất, buổi tối. Bữa ăn chung với thành phần vừa phải, tạo không gian trò chuyện thoải mái hơn.
Ngày thứ hai, buổi sáng. Làm việc chuyên môn theo nhóm nhỏ. Đây là phần tạo ra giá trị nhiều nhất và nên được bố trí thời gian rộng rãi.
Ngày thứ hai, buổi chiều. Tổng kết, chốt bước tiếp theo bằng văn bản, và nếu có ký kết thì thực hiện ở phần này.
Nguyên tắc xuyên suốt: đừng lấp kín lịch. Khoảng trống giữa các phần cho phép trao đổi tự nhiên, và những trao đổi đó thường dẫn tới nhiều điều hơn các buổi họp chính thức.
Đón đoàn trường nước ngoài: cho họ thấy điều thật
Với đoàn tới khảo sát, có một cám dỗ cần tránh: chỉ cho xem những gì đẹp nhất.
Cách làm này phản tác dụng vì hai lý do. Người có kinh nghiệm nhận ra ngay khi chỉ được xem những khu vực đã chuẩn bị. Và nếu quan hệ hợp tác tiến triển, sự thật sẽ lộ ra ở giai đoạn khó xử lý hơn nhiều.
Cách tiếp cận hiệu quả hơn là trung thực có chọn lọc: cho xem hiện trạng thật, nêu rõ những gì nhà trường đang cải thiện và theo lộ trình nào.
Đối tác đánh giá cao sự trung thực hơn là sự hoàn hảo, và một nhà trường nói rõ điểm yếu cùng kế hoạch khắc phục thường tạo được nhiều tin cậy hơn một nhà trường chỉ trưng bày điểm mạnh.
Nếu đoàn muốn gặp người học hoặc giảng viên, nên tạo điều kiện thay vì né tránh. Việc trao đổi tự do là một trong những cách họ đánh giá môi trường thật.
Chuẩn bị đội ngũ tiếp đón
Ba việc nên làm trước khi đoàn tới.
Họp thống nhất nội dung. Ai nói gì, ai trả lời câu hỏi thuộc lĩnh vực nào. Việc nhiều người cùng trả lời một câu theo cách khác nhau tạo ấn tượng thiếu thống nhất.
Trao đổi về khác biệt văn hoá làm việc. Cách chào hỏi, mức độ trực tiếp trong giao tiếp, thông lệ về quà tặng. Ba mươi phút cho việc này tránh được nhiều tình huống lúng túng.
Chuẩn bị câu trả lời cho những câu hỏi khó. Đoàn khảo sát sẽ hỏi về những điểm nhà trường còn yếu. Chuẩn bị trước giúp trả lời trung thực mà vẫn có định hướng, thay vì lúng túng hoặc né tránh.
Sau khi đoàn về
Đây là khâu quyết định chuyến thăm có dẫn tới hợp tác hay chỉ dừng ở một kỷ niệm dễ chịu.
Trong ba ngày: gửi thư cảm ơn kèm tóm tắt những gì đã thống nhất và các bước tiếp theo. Gửi kèm ảnh chụp trong chuyến thăm nếu có.
Trong một tuần: gửi các tài liệu đã hứa. Danh sách này nên được ghi lại trong lúc trao đổi, vì rất dễ quên.
Trong hai tuần: khởi động việc đầu tiên. Giống với chuyến đi công tác, đây là phép thử quan trọng nhất.
Trong một tháng: chia sẻ nội bộ. Những gì học được từ chuyến thăm nên được truyền lại cho tổ chuyên môn.
Khi cần hiểu thêm bối cảnh hệ thống giáo dục của phía đối tác trước hoặc sau chuyến thăm, dữ liệu so sánh của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) là nguồn tham khảo hữu ích.
Với các nội dung liên quan tới công nhận kết quả học tập nếu chuyến thăm dẫn tới thoả thuận, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) nên được đọc trước.
Năm lỗi thường gặp
Lịch trình kín từ sáng tới tối. Đoàn mệt và không còn năng lượng cho phần nội dung.
Thành phần tiếp đón không tương xứng. Đoàn có lãnh đạo cấp cao mà phía chủ nhà chỉ cử cán bộ chuyên viên tiếp sẽ bị hiểu là thiếu coi trọng.
Chỉ cho xem những gì đã chuẩn bị. Người có kinh nghiệm nhận ra và sẽ đặt câu hỏi.
Không có ai ghi chép. Sau chuyến thăm, hai bên nhớ khác nhau về những gì đã bàn.
Không có việc gì được triển khai sau đó. Kết cục phổ biến nhất và cũng lãng phí nhất.
Tổng kết
Đón đoàn trường nước ngoài đòi hỏi cân bằng giữa lễ tân và nội dung, với tỷ lệ hợp lý là ít nhất một nửa thời gian dành cho nội dung công việc.
Việc đầu tiên cần làm là hỏi rõ mục tiêu chuyến thăm, vì bốn loại chuyến thăm đòi hỏi bốn cách chuẩn bị khác nhau.
Và với đoàn tới khảo sát, sự trung thực về hiện trạng cùng lộ trình cải thiện tạo được nhiều tin cậy hơn là việc chỉ trưng bày điểm mạnh.
Bước tiếp theo
Khi nhận được đề nghị thăm từ một đối tác, hãy hỏi lại một câu bằng văn bản trước khi lên lịch: mục tiêu chính của chuyến thăm là gì, và có nội dung cụ thể nào phía đối tác muốn tìm hiểu.
Câu trả lời sẽ quyết định toàn bộ cách chuẩn bị, và nó thường khác với giả định ban đầu của nhà trường.
