Ban quốc tế hoá trong trường là nhóm người chịu trách nhiệm triển khai và duy trì các hoạt động có yếu tố nước ngoài. Frequently asked questions không phải là có nên lập hay không, mà là cần bao nhiêu người và những ai.
Câu trả lời ngắn: không cần đông, nhưng cần đủ bốn vai và cần có thẩm quyền thật.
Vì sao giao cho một người là không đủ
Cách phổ biến nhất ở giai đoạn đầu là giao toàn bộ cho một người, thường là giáo viên ngoại ngữ giỏi nhất hoặc một phó hiệu trưởng kiêm nhiệm.
Cách này thất bại vì bốn lý do.
Một người không phủ được các loại việc khác nhau. Quốc tế hoá đòi hỏi cùng lúc chuyên môn học thuật, khả năng ngoại ngữ, kỹ năng hành chính và thẩm quyền ra quyết định. Rất hiếm người có đủ cả bốn.
Rủi ro mất trắng khi người đó rời đi. Toàn bộ quan hệ đối tác nằm trong đầu và trong hộp thư của một cá nhân sẽ biến mất theo họ.
Không có ai để trao đổi. Nhiều quyết định trong hợp tác quốc tế cần bàn bạc. Một người làm một mình dễ đi vào lối mòn hoặc bỏ sót rủi ro.
Quá tải dẫn tới chậm. Partners nước ngoài đánh giá rất nhanh qua tốc độ phản hồi. Một người kiêm nhiệm sẽ trả lời chậm, và điều đó làm mất cơ hội trước khi kịp bắt đầu.
Bốn vai tối thiểu
Bốn vai dưới đây không đồng nghĩa với bốn người làm toàn thời gian. Ở trường nhỏ, một người có thể kiêm hai vai. Nhưng cả bốn chức năng đều phải có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Vai thứ nhất: người quyết định. Thuộc ban giám hiệu. Nhiệm vụ không phải làm việc hằng ngày mà là ra quyết định về nguồn lực, phê duyệt thoả thuận, và gỡ vướng khi hoạt động chạm tới các phòng ban khác.
Đây là vai quan trọng nhất và cũng là vai hay bị đặt sai. Nếu ban giám hiệu chỉ tham gia ở mức nghe báo cáo, mọi việc sẽ dừng ở chỗ chờ ý kiến.
Vai thứ hai: đầu mối vận hành. Người xử lý công việc hằng ngày: trả lời thư, sắp lịch họp, theo dõi tiến độ, lưu hồ sơ. Vai này cần sự tỉ mỉ và tính kỷ luật hơn là chuyên môn cao.
Đây là vai chiếm nhiều thời gian nhất và nên được tính vào định mức công việc chính thức, không coi là làm thêm.
Vai thứ ba: chuyên môn học thuật. Đại diện tổ chuyên môn hoặc khoa, phụ trách nội dung: chương trình hợp tác dạy gì, ai giảng, chuẩn đầu ra ra sao, kết quả công nhận thế nào.
Vai này hay bị bỏ sót nhất, và đó là lý do nhiều hoạt động quốc tế dừng ở mức giao lưu mà không tạo ra giá trị học thuật.
Vai thứ tư: hỗ trợ ngôn ngữ. Rà soát tài liệu, hỗ trợ phiên dịch khi họp, bảo đảm thuật ngữ chính xác.
Điểm cần nhấn mạnh: người giữ vai này hỗ trợ về ngôn ngữ, không gánh phần nội dung. Giao toàn bộ hoạt động quốc tế cho giáo viên ngoại ngữ là nhầm lẫn giữa phương tiện và nội dung.
Ban quốc tế hoá trong trường cần thẩm quyền gì
Cơ cấu tổ chức chỉ có ý nghĩa khi đi kèm thẩm quyền. Ba loại thẩm quyền tối thiểu.
Thẩm quyền trả lời. Đầu mối vận hành được quyền trả lời thư từ đối tác về những nội dung đã có trong tài liệu chuẩn, không cần xin ý kiến từng lần. Không có quyền này, thời gian phản hồi sẽ kéo dài tới mức mất cơ hội.
Thẩm quyền chi trong hạn mức. Một hạn mức nhỏ cho các khoản phát sinh thường xuyên như phí họp trực tuyến hay chi phí tài liệu. Phải trình duyệt từng khoản nhỏ là cách chắc chắn làm chậm mọi việc.
Thẩm quyền yêu cầu phối hợp. Ban có quyền yêu cầu các phòng ban khác cung cấp thông tin trong thời hạn xác định. Không có quyền này, việc tập hợp dữ liệu cho một hồ sơ năng lực có thể mất nhiều tháng.
Ba loại thẩm quyền này nên được ghi trong quyết định thành lập, không để hiểu ngầm.
Quy mô theo giai đoạn
Giai đoạn khởi động. Bốn vai, trong đó ba người kiêm nhiệm và một người dành phần đáng kể thời gian cho vai đầu mối vận hành. Tổng khối lượng tương đương khoảng một nửa vị trí toàn thời gian.
Giai đoạn có hoạt động thường xuyên. Đầu mối vận hành nên là vị trí toàn thời gian. Ba vai còn lại vẫn kiêm nhiệm nhưng cần thời gian cố định trong lịch làm việc.
Giai đoạn mở rộng. Khi có người học quốc tế đến học, cần thêm vai thứ năm là hỗ trợ người học, và vai này không kiêm nhiệm được vì công việc phát sinh ngoài giờ hành chính.
Nguyên tắc chung: mở rộng nhân sự theo sau khối lượng công việc thật, không theo trước kế hoạch. Một ban đông người nhưng ít việc sẽ sớm bị cắt giảm khi nhà trường rà soát nguồn lực.
Mechanism làm việc
Cơ cấu tốt vẫn cần nhịp làm việc rõ ràng.
Họp định kỳ ngắn. Mỗi tháng một lần, ba mươi phút, xem lại việc đang chạy và việc đang tắc. Ngắn nhưng đều quan trọng hơn dài nhưng thưa.
Hộp thư chung. Mọi trao đổi với đối tác đi qua địa chỉ thuộc tên miền nhà trường, không qua địa chỉ cá nhân. Đây là biện pháp phòng ngừa rủi ro mất quan hệ khi nhân sự thay đổi.
Nơi lưu hồ sơ chung. Thoả thuận, biên bản, tài liệu, danh sách đối tác, tất cả ở một chỗ mà cả ban truy cập được.
Biên bản sau mỗi hoạt động. Một trang, ghi đã làm gì, ai tham gia, cái gì chạy được và cái gì không.
Bốn cơ chế này mất rất ít thời gian nhưng là thứ giữ cho công việc không phụ thuộc trí nhớ cá nhân.
Chuyển giao và kế cận
Đây là phần ít trường chuẩn bị nhưng quyết định tính bền của toàn bộ nỗ lực.
Nên có ít nhất hai người nắm được từng mảng việc quan trọng. Không cần cả hai cùng làm, chỉ cần người thứ hai biết hồ sơ nằm ở đâu và quan hệ đang ở giai đoạn nào.
Khi có người rời vai trò, việc bàn giao nên gồm ba nội dung: danh sách đối tác kèm tình trạng từng quan hệ, các việc đang dở kèm mốc thời gian, và giới thiệu người kế nhiệm tới đầu mối phía đối tác.
Phần thứ ba hay bị bỏ qua nhất. Một thư ngắn giới thiệu người mới giữ được quan hệ; im lặng thay đổi nhân sự khiến đối tác mất liên lạc và quan hệ nguội dần.
Khi cần đối chiếu cách tổ chức bộ phận hợp tác quốc tế ở các hệ thống giáo dục khác, báo cáo của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp bối cảnh so sánh hữu ích.
Quan hệ với các phòng ban khác
Ban quốc tế hoá không tự làm được mọi việc. Phần lớn hoạt động đều cần phối hợp, và chính chỗ phối hợp này hay tắc nhất.
Với phòng đào tạo. Mọi nội dung related tới chương trình, tín chỉ, công nhận kết quả đều thuộc thẩm quyền của họ. Ban quốc tế hoá đề xuất, phòng đào tạo quyết định về mặt học vụ.
Với phòng tài chính. Ngân sách, thanh toán cho đối tác nước ngoài, xử lý giao dịch ngoại tệ. Nên thống nhất trước quy trình cho các khoản chi nhỏ nhưng thường xuyên, vì đây là nguồn gây chậm trễ phổ biến.
Với phòng hành chính và tổ chức. Thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào, và các giấy tờ related tới người nước ngoài tới trường.
Với phòng công tác học sinh sinh viên. Khi có người học quốc tế, phần hỗ trợ đời sống thuộc về họ.
Cách giảm tắc nghẽn hiệu quả nhất là mỗi phòng ban chỉ định một người làm đầu mối cho các việc có yếu tố quốc tế, thay vì mỗi lần lại tìm người khác nhau. Danh sách bốn tới năm đầu mối này nên được ban giám hiệu phê duyệt và phổ biến chính thức.
Bốn lỗi tổ chức hay gặp
Lập ban nhưng không giao thẩm quyền. Ban chỉ để có tên trong sơ đồ tổ chức sẽ không tạo ra kết quả nào.
Không có đại diện chuyên môn. Hệ quả là hoạt động dừng ở mức hình thức, không chạm tới chương trình và phương pháp giảng dạy.
Đặt đầu mối vận hành ở vị trí quá thấp. Người không đủ vị thế sẽ không yêu cầu được các phòng ban khác phối hợp.
Không tính thời gian vào định mức công việc. Khi hoạt động quốc tế được coi là việc làm thêm, nó sẽ luôn bị xếp sau mọi việc khác.
Với các nội dung related tới công nhận kết quả học tập trong hợp tác quốc tế, vai chuyên môn nên nắm khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) ngay từ đầu.
Đánh giá hiệu quả của ban
Một ban đã lập rồi cần được đánh giá định kỳ, nếu không nó sẽ tồn tại theo quán tính.
Nên đánh giá mỗi năm một lần với ba nhóm câu hỏi.
Về kết quả. Bao nhiêu hoạt động đã hoàn thành trong năm, bao nhiêu quan hệ hợp tác còn sống, và thời gian phản hồi trung bình cho thư từ đối tác là bao nhiêu.
Về vận hành. Mechanism họp định kỳ có duy trì được không, hộp thư chung và nơi lưu hồ sơ có được dùng thật không, biên bản sau hoạt động có được viết không.
Về nguồn lực. Khối lượng công việc thực tế so với thời gian được phân bổ. Nếu đầu mối vận hành thường xuyên phải làm ngoài giờ, đó là dấu hiệu cần bổ sung nhân sự chứ không phải dấu hiệu người đó thiếu năng lực.
Outcome đánh giá nên dẫn tới một trong ba quyết định: giữ nguyên, bổ sung nguồn lực, hoặc thu hẹp phạm vi hoạt động cho phù hợp với nguồn lực hiện có. Quyết định thứ ba ít khi được cân nhắc nhưng nhiều khi là quyết định đúng nhất.
Quyền hạn rõ giúp ban quốc tế hoá xử lý nhanh mà vẫn giữ được trách nhiệm giải trình với lãnh đạo nhà trường.
Summary
Ban quốc tế hoá trong trường cần bốn vai: người quyết định, đầu mối vận hành, đại diện chuyên môn, và hỗ trợ ngôn ngữ. Ở trường nhỏ, một người có thể kiêm hai vai, nhưng không vai nào được bỏ trống.
Điều quyết định hiệu quả không phải số lượng người mà là ba loại thẩm quyền: quyền trả lời, quyền chi trong hạn mức, và quyền yêu cầu phối hợp.
Và cơ chế quan trọng nhất để công việc không phụ thuộc cá nhân là hộp thư chung cùng nơi lưu hồ sơ chung.
Bước tiếp theo
Hãy viết ra tên bốn người ứng với bốn vai ở trên trong nhà trường của Quý vị, rồi kiểm tra xem mỗi người có biết mình đang giữ vai đó hay không.
Câu hỏi thứ hai thường quan trọng hơn câu thứ nhất, vì nhiều bản phân công tồn tại trên giấy mà người được phân công chưa từng được thông báo.
