Đóng phí NVC là bước bắt buộc mà mỗi hồ sơ định cư Mỹ phải hoàn tất sau khi đơn bảo lãnh được Sở Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ chấp thuận. Việc đóng phí NVC mở khóa cho các bước tiếp theo: nộp đơn xin visa, tải hồ sơ tài chính và giấy tờ dân sự. Bài hướng dẫn này đi qua từng khoản phí theo đúng thứ tự, cách thanh toán trên hệ thống và các lỗi thường khiến hồ sơ bị chậm.
Sau khi đơn I-140 được chấp thuận, hồ sơ EB-3 của Quý khách được chuyển từ Sở Di trú về Trung tâm Visa Quốc gia (National Visa Center — NVC). Tại đây, NVC sẽ cấp số hồ sơ và yêu cầu thanh toán các khoản phí trước khi cho phép nộp tài liệu. Đội ngũ My Second World biên soạn hướng dẫn này để Quý khách hình dung rõ trình tự, tránh nộp nhầm hoặc bỏ sót khoản nào.
Khi nào hồ sơ chuyển đến NVC và cần đóng phí NVC
Trung tâm Visa Quốc gia là cơ quan trung gian của Bộ Ngoại Giao Hoa Kỳ. NVC tiếp nhận hồ sơ sau khi đơn bảo lãnh được duyệt, rồi giữ hồ sơ cho đến khi ngày ưu tiên (priority date) của Quý khách đến lượt giải quyết theo Bản tin Thị thực.
Khi NVC sẵn sàng xử lý, họ gửi thông báo “Welcome Letter” qua email hoặc thư, kèm số hồ sơ NVC (NVC Case Number) và mã hóa đơn (Invoice ID Number). Hai mã này là chìa khóa để Quý khách đăng nhập và đóng phí NVC. Vì vậy, hãy lưu lại cẩn thận ngay khi nhận được.
Bên cạnh đó, thời điểm nhận thông báo phụ thuộc vào tình trạng ngày ưu tiên. Nếu diện EB-3 đang phải chờ, hồ sơ có thể nằm tại NVC một thời gian trước khi được mời thanh toán. Do đó, Quý khách không cần lo lắng nếu chưa nhận yêu cầu nộp phí ngay sau khi đơn được duyệt.
Các khoản phí chính trong giai đoạn NVC
Trong giai đoạn xử lý lãnh sự, hồ sơ định cư diện việc làm thường phát sinh hai nhóm phí mà NVC quản lý. Hiểu rõ từng khoản giúp Quý khách chuẩn bị tài chính và không bị bất ngờ.
- Phí xử lý đơn xin visa định cư (Immigrant Visa Application Processing Fee): khoản này áp cho từng đương đơn, bao gồm cả vợ/chồng và con đi kèm. Đây là phí gắn với đơn DS-260.
- Phí bảo trợ tài chính (Affidavit of Support Fee): khoản này áp cho hồ sơ tài chính (mẫu I-864) khi cần chứng minh người bảo lãnh hoặc nhà tuyển dụng đủ năng lực tài chính.
Hai khoản trên được thanh toán qua hệ thống của NVC trước khi Quý khách nộp đơn và tải tài liệu. Mức thu cụ thể thay đổi theo từng thời kỳ, nên Quý khách hãy đối chiếu theo biểu phí hiện hành công bố tại trang Bộ Ngoại Giao Hoa Kỳ. Chúng tôi không nêu con số cố định vì phí có thể được điều chỉnh.
Ngoài hai khoản do NVC quản lý, hồ sơ còn phát sinh các chi phí khác ở những giai đoạn khác nhau: khám sức khỏe tại cơ sở được chỉ định, dịch thuật giấy tờ và một số phí thu tại buổi phỏng vấn. Những khoản này không nộp qua cổng NVC, nên Quý khách cần phân biệt để không nhầm lẫn.
Chuẩn bị gì trước khi đóng phí NVC
Việc chuẩn bị kỹ giúp quá trình thanh toán diễn ra trơn tru, tránh phải đăng nhập đi đăng nhập lại. Trước khi bắt đầu, Quý khách nên có sẵn các thông tin sau:
- Số hồ sơ NVC và mã hóa đơn (Invoice ID Number) ghi trong thư thông báo.
- Tài khoản đăng nhập trên hệ thống xử lý hồ sơ điện tử của NVC (CEAC).
- Một tài khoản ngân hàng tại Hoa Kỳ để thực hiện thanh toán điện tử (ACH), vì cổng NVC yêu cầu rút tiền trực tiếp từ tài khoản ngân hàng Mỹ.
- Thông tin định tuyến (routing number) và số tài khoản của tài khoản ngân hàng đó.
Đây là điểm nhiều gia đình EB-3 tại Việt Nam hay vướng: hệ thống chỉ chấp nhận thanh toán bằng tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ, không nhận thẻ tín dụng quốc tế thông thường. Vì vậy, nhiều trường hợp nhờ người bảo lãnh, người thân hoặc đại diện hợp pháp tại Mỹ hỗ trợ thao tác thanh toán giúp.
Nếu Quý khách chưa rõ phải nhờ ai hoặc thao tác thế nào cho an toàn, đội ngũ chuyên gia tư vấn định cư của My Second World có thể hướng dẫn cách phối hợp với nhà tuyển dụng bảo lãnh để hoàn tất bước này.
Hướng dẫn đóng phí NVC từng bước trên hệ thống CEAC
Toàn bộ quá trình thanh toán được thực hiện trực tuyến qua Trung tâm Hồ sơ Điện tử Lãnh sự (Consular Electronic Application Center — CEAC). Dưới đây là trình tự cơ bản để Quý khách hình dung.
- Đăng nhập CEAC. Truy cập cổng nộp hồ sơ điện tử của NVC, nhập số hồ sơ NVC và mã hóa đơn để vào trang quản lý hồ sơ của mình.
- Chọn khoản phí cần nộp. Hệ thống hiển thị các khoản đang chờ thanh toán, gồm phí xử lý đơn xin visa và phí bảo trợ tài chính. Quý khách chọn khoản tương ứng để tiến hành.
- Nhập thông tin thanh toán. Khai thông tin tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ: tên chủ tài khoản, routing number và số tài khoản. Hãy kiểm tra kỹ từng chữ số trước khi xác nhận.
- Xác nhận và gửi lệnh thanh toán. Sau khi xác nhận, hệ thống xử lý lệnh rút tiền điện tử. Quý khách không tắt trình duyệt cho đến khi nhận thông báo đã ghi nhận.
- Chờ trạng thái chuyển sang “PAID”. Khoản phí thường mất một số ngày làm việc để xử lý. Khi trạng thái chuyển thành “PAID”, Quý khách mới có thể nộp đơn DS-260 hoặc tải hồ sơ tài chính lên hệ thống.
Trình tự trên có thể thay đổi đôi chút theo cập nhật giao diện của hệ thống. Để nắm quy trình chính thức mới nhất, Quý khách nên tham khảo hướng dẫn của Bộ Ngoại Giao Hoa Kỳ về quy trình thị thực định cư.
Thứ tự nộp phí và mối liên hệ với các bước khác
Việc đóng phí NVC không đứng riêng mà gắn chặt với trình tự xử lý hồ sơ. Hiểu mối liên hệ này giúp Quý khách tránh thao tác sai thứ tự khiến hệ thống khóa bước kế tiếp.
Thông thường, phí xử lý đơn xin visa cần được đánh dấu “PAID” trước khi Quý khách điền và nộp đơn DS-260. Tương tự, phí bảo trợ tài chính nên hoàn tất trước khi tải mẫu I-864 cùng giấy tờ chứng minh tài chính. Do đó, nguyên tắc an toàn là: nộp phí trước, chờ ghi nhận, rồi mới nộp tài liệu tương ứng.
Bên cạnh đó, mỗi đương đơn trong gia đình có đơn DS-260 riêng, nhưng phí xử lý đơn được tính theo từng người. Vì vậy, một hồ sơ gồm vợ chồng và con sẽ phát sinh nhiều phần phí xử lý đơn, trong khi phí bảo trợ tài chính thường tính trên hồ sơ tài chính chung. Quý khách hãy rà soát số đương đơn để không bỏ sót khoản nào.
Sau khi tất cả khoản phí được ghi nhận và hồ sơ đầy đủ, NVC sẽ chuyển hồ sơ sang trạng thái “Documentarily Qualified” và xếp lịch phỏng vấn tại Tổng Lãnh sự quán Hoa Kỳ. Như vậy, đóng phí đúng và đủ là điều kiện để hồ sơ tiến tới giai đoạn cuối.
Những lỗi thường gặp khi đóng phí NVC và cách tránh
Trong quá trình hỗ trợ khách hàng EB-3, chúng tôi nhận thấy một số lỗi lặp lại khiến hồ sơ bị chậm. Quý khách lưu ý để phòng tránh ngay từ đầu.
- Dùng sai loại tài khoản thanh toán. Cổng NVC chỉ nhận rút tiền điện tử từ tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ. Dùng thẻ quốc tế hoặc tài khoản nước ngoài sẽ bị từ chối.
- Nhập sai routing number hoặc số tài khoản. Một chữ số sai có thể khiến lệnh thanh toán thất bại và phải làm lại từ đầu.
- Nộp tài liệu trước khi phí được ghi nhận. Nếu cố nộp DS-260 khi phí chưa ở trạng thái “PAID”, hệ thống sẽ không cho tiếp tục.
- Bỏ sót phí của một đương đơn. Với gia đình nhiều người, dễ quên một phần phí xử lý đơn cho con hoặc vợ/chồng.
Ngoài ra, hãy lưu lại biên nhận và ảnh chụp màn hình mỗi lần thanh toán. Tài liệu này hữu ích nếu sau đó cần đối chiếu hoặc khiếu nại với NVC. Do đó, một thói quen lưu trữ ngăn nắp sẽ giúp Quý khách chủ động hơn khi có vướng mắc phát sinh.
Một điểm nữa: phí đã nộp cho NVC nói chung không được hoàn lại, kể cả khi hồ sơ thay đổi. Vì vậy, Quý khách nên kiểm tra kỹ thông tin và đúng thứ tự trước khi bấm xác nhận, thay vì sửa sai về sau.
Tổng kết
Đóng phí NVC là cửa ngõ để hồ sơ EB-3 của Quý khách chuyển từ giai đoạn bảo lãnh sang giai đoạn xin visa định cư. Trình tự an toàn gồm: nhận thư thông báo và mã hồ sơ, chuẩn bị tài khoản ngân hàng Hoa Kỳ, đăng nhập CEAC, nộp đúng khoản phí, chờ trạng thái “PAID”, rồi mới nộp DS-260 và hồ sơ tài chính. Vì mức phí thay đổi theo thời kỳ, Quý khách hãy luôn đối chiếu theo biểu phí hiện hành trên nguồn chính thức của Bộ Ngoại Giao Hoa Kỳ.
Bước tiếp theo sau khi hoàn tất thanh toán là điền đơn DS-260 và chuẩn bị bộ hồ sơ tài chính cùng giấy tờ dân sự để tải lên hệ thống. Nếu Quý khách còn băn khoăn về cách phối hợp với nhà tuyển dụng bảo lãnh hay thứ tự nộp tài liệu, hãy liên hệ đội ngũ chuyên gia tư vấn định cư của My Second World để được đồng hành ở từng bước.
