Giữ liên lạc với gia đình khi đi học xa nghe như việc không cần hướng dẫn. Nhưng trong thực tế, đây là nguồn của khá nhiều căng thẳng không cần thiết, ở cả hai phía.
Gọi quá dày khiến người học khó hoà nhập và khiến gia đình lo lắng theo từng thay đổi nhỏ. Gọi quá thưa khiến gia đình bất an và khiến người học mất đi chỗ dựa khi thực sự cần.
Bài viết này nêu cách thiết lập nhịp phù hợp, những việc cần báo, và cách tổ chức các kênh liên lạc khác nhau.
Thống nhất kỳ vọng trước khi đi
Phần lớn căng thẳng bắt nguồn từ kỳ vọng không được nói ra.
Cha mẹ có thể mặc định sẽ nói chuyện hằng ngày. Người học có thể hình dung mỗi tuần một lần. Không ai nói ra, và cả hai đều thấy bên kia không đúng.
Ba việc nên bàn trước khi lên đường.
Nhịp liên lạc dự kiến. Bao lâu một lần, vào khoảng thời gian nào, qua kênh gì. Không cần cứng nhắc, nhưng cần một điểm khởi đầu chung.
Điều gì được coi là bình thường. Nếu người học không trả lời tin nhắn trong vài giờ, đó có phải chuyện đáng lo không. Thống nhất trước tránh được nhiều lo lắng vô cớ.
Cách xử lý khi khẩn cấp. Ai gọi cho ai, và nếu không liên lạc được thì gọi cho ai tiếp theo.
Việc thứ ba nghe nặng nề nhưng chỉ mất năm phút để thống nhất, và nó rất có giá trị trong tình huống hiếm hoi mà nó cần tới.
Giữ liên lạc với gia đình theo nhịp thay đổi từng giai đoạn
Không có một nhịp đúng cho toàn bộ thời gian học.
Tuần đầu. Nên liên lạc thường xuyên hơn. Đây là giai đoạn nhiều việc phát sinh và người học cũng cần chỗ dựa tinh thần. Một tin nhắn ngắn mỗi ngày báo tình hình là đủ, không cần gọi dài.
Tháng đầu tới tháng thứ ba. Giảm dần về nhịp đều đặn, chẳng hạn một cuộc gọi mỗi tuần cộng với tin nhắn khi có việc.
Từ tháng thứ tư trở đi. Nhịp ổn định theo thoả thuận của hai bên, và có thể linh hoạt theo lịch học.
Giai đoạn thi cử hoặc áp lực cao. Nên báo trước cho gia đình rằng sẽ liên lạc thưa hơn trong khoảng thời gian đó, thay vì để họ tự suy đoán.
Điểm quan trọng: khi thay đổi nhịp, hãy nói ra. Việc đột ngột liên lạc ít đi mà không giải thích là nguyên nhân phổ biến khiến gia đình lo lắng.
Vì sao gọi về quá nhiều lại có hại
Đây là điều nhiều gia đình không nghĩ tới.
Việc gọi về hằng ngày trong nhiều giờ giữ người học ở trong không gian quen thuộc về mặt tâm lý, và làm chậm quá trình thích nghi với môi trường mới.
Cụ thể hơn, thời gian dành cho các cuộc gọi dài là thời gian không dành cho việc gặp gỡ, tham gia hoạt động, hay đơn giản là ra ngoài làm quen với nơi mới.
Ngoài ra, việc kể lại mọi khó khăn nhỏ hằng ngày khiến gia đình lo lắng liên tục về những việc thường tự giải quyết được trong vài ngày.
Điều này không có nghĩa nên cắt liên lạc. Ý ở đây là chất lượng quan trọng hơn tần suất: một cuộc gọi mỗi tuần với nội dung thực chất có giá trị hơn bảy cuộc gọi vội vàng.
Những việc cần báo cho gia đình
Ngoài liên lạc thường ngày, có những việc nên chủ động báo dù không được hỏi.
Thay đổi về chỗ ở. Địa chỉ mới, và nếu chuyển thì lý do.
Thay đổi về học tập. Chuyển chương trình, thay đổi lịch học đáng kể, hoặc gặp khó khăn ảnh hưởng tới tiến độ.
Vấn đề sức khoẻ. Kể cả những việc không nghiêm trọng, vì việc giấu rồi để gia đình biết muộn thường gây phản ứng mạnh hơn.
Thay đổi về tài chính. Phát sinh khoản chi lớn ngoài dự kiến, hoặc thay đổi về học bổng.
Kế hoạch di chuyển. Đi du lịch hoặc rời khỏi thành phố trong thời gian dài.
Nguyên tắc chung: báo sớm ngay cả khi chưa có kết luận. Một tin nhắn nói rằng đang có việc này và sẽ báo lại khi rõ hơn tốt hơn nhiều so với im lặng rồi báo khi mọi thứ đã xong.
Giữ liên lạc với nhà trường
Phần này ít được nói tới nhưng quan trọng không kém.
Đọc thư từ nhà trường. Nhiều thông báo quan trọng về học vụ, thủ tục, hoặc hạn nộp được gửi qua thư điện tử của trường. Việc không kiểm tra hộp thư này thường xuyên là nguyên nhân của nhiều rắc rối tránh được.
Biết ai là đầu mối của mình. Cố vấn học tập, bộ phận hỗ trợ người học quốc tế, và người phụ trách chương trình. Ba đầu mối này phục vụ ba loại vấn đề khác nhau.
Chủ động contact khi gặp khó khăn. Nhà trường không biết Quý vị đang gặp vấn đề nếu Quý vị không nói. Nhiều vấn đề dễ xử lý khi phát hiện sớm và rất khó xử lý khi để muộn.
Cập nhật thông tin liên lạc. Đổi số điện thoại hoặc chuyển chỗ ở mà không báo trường là nguyên nhân khiến nhiều người bỏ lỡ thông báo quan trọng.
Giữ lại thư từ. Những trao đổi về học vụ, về thủ tục, về chi phí đều nên được lưu.
Với những câu hỏi về việc bằng cấp được công nhận ra sao khi về nước, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn Quý vị có thể tự tra cứu trước khi hỏi nhà trường.
Kênh liên lạc khi khẩn cấp
Cần thiết lập trước, dù mong là không bao giờ dùng tới.
Danh sách liên lạc của người học. Số của gia đình, của một người quen tại địa phương nếu có, của bộ phận hỗ trợ nhà trường, và của cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó.
Danh sách liên lạc của gia đình. Số của người học, của người ở cùng phòng hoặc một người thân thiết, và của bộ phận hỗ trợ nhà trường.
Danh sách thứ hai quan trọng và hay bị bỏ qua. Nếu gia đình không liên lạc được với người học, họ cần biết gọi cho ai tiếp theo thay vì chỉ có thể chờ.
Người học nên đăng ký thông tin contact khẩn cấp với nhà trường, và cập nhật khi có thay đổi. Đây là thông tin nhà trường dùng trong trường hợp bất thường.
Ngoài ra nên thống nhất một quy ước đơn giản: nếu không liên lạc được trong bao lâu thì gia đình bắt đầu tìm qua các kênh khác. Quy ước này giúp tránh cả hai thái cực là hoảng loạn quá sớm và phát hiện quá muộn.
Vai trò của nhà trường trong việc này
Phần dành cho các cơ sở giáo dục tiếp nhận người học quốc tế.
Cung cấp thông tin liên lạc rõ ràng cho gia đình ngay từ khi người học nhập học, gồm cả kênh dùng trong trường hợp khẩn cấp.
Có người trả lời được bằng ngôn ngữ mà gia đình hiểu, hoặc ít nhất có cơ chế xử lý khi gia đình contact.
Nêu rõ chính sách về thông tin. Nhà trường được chia sẻ những gì với gia đình và những gì thuộc quyền riêng tư của người học. Điều này đặc biệt quan trọng với người học đã đủ tuổi thành niên.
Thu thập thông tin contact khẩn cấp và giữ cập nhật.
Chính sách về thông tin nên được nêu rõ với cả người học và gia đình từ đầu, vì hiểu nhầm ở điểm này gây căng thẳng khi có sự việc xảy ra.
Khi cần đặt các thông lệ hỗ trợ người học quốc tế vào bối cảnh so sánh, dữ liệu của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp tham chiếu chung.
Công cụ và thói quen thực tế
Vài cách làm nhỏ giúp việc liên lạc nhẹ nhàng hơn cho cả hai phía.
Select khung giờ cố định. Chênh lệch múi giờ khiến việc gọi ngẫu hứng dễ rơi vào lúc bất tiện. Một khung giờ cố định hằng tuần giải quyết được phần lớn vấn đề này.
Dùng tin nhắn cho việc thường ngày, gọi cho việc cần trao đổi. Không phải mọi thứ đều cần một cuộc gọi, và việc phân biệt giúp cả hai bớt áp lực.
Gửi hình ảnh về cuộc sống hằng ngày. Chỗ ở, bữa ăn, đường tới trường. Những hình ảnh bình thường này giúp gia đình hình dung được môi trường và giảm lo lắng hiệu quả hơn nhiều so với lời trấn an.
Chia sẻ lịch học và lịch thi từ đầu kỳ. Gia đình biết trước giai đoạn nào bận sẽ không hiểu nhầm khi liên lạc thưa đi.
Lưu số liên lạc quan trọng ở nơi dễ tìm, kể cả bản giấy, phòng khi mất hoặc hỏng thiết bị.
Khi có bất đồng với gia đình
Tình huống này khá phổ biến và thường xuất hiện quanh vài chủ đề: kết quả học tập, chi tiêu, kế hoạch sau tốt nghiệp, hoặc việc về thăm nhà.
Ba cách xử lý giảm căng thẳng.
Select thời điểm. Không bàn những việc khó khi một trong hai bên đang mệt hoặc đang bận.
Cung cấp thông tin thay vì chỉ đưa kết luận. Nếu quyết định của Quý vị khác với mong muốn của gia đình, việc giải thích bối cảnh giúp họ hiểu hơn là chỉ thông báo kết quả.
Chấp nhận rằng khoảng cách gây hiểu nhầm. Gia đình không nhìn thấy môi trường Quý vị đang sống, nên những điều hiển nhiên với Quý vị lại khó hình dung với họ.
Việc chia sẻ hình ảnh về cuộc sống hằng ngày, dù nhỏ, giúp thu hẹp khoảng cách này hiệu quả hơn nhiều so với việc giải thích bằng lời.
Một lịch liên lạc đều đặn giúp gia đình nắm tình hình mà không làm gián đoạn nhịp học và sinh hoạt của người học.
Summary
Giữ liên lạc với gia đình cần nhịp phù hợp thay đổi theo giai đoạn, dày hơn trong tuần đầu và ổn định dần về sau, với nguyên tắc là chất lượng quan trọng hơn tần suất.
Việc thống nhất kỳ vọng trước khi đi phòng ngừa được phần lớn căng thẳng, và mất chưa tới một buổi trò chuyện.
Với nhà trường, việc đọc thư và biết rõ ba đầu mối hỗ trợ là hai thói quen đơn giản nhưng tránh được nhiều rắc rối.
Bước tiếp theo
Trước khi lên đường, hãy dành ba mươi phút cùng gia đình thống nhất ba điều: nhịp liên lạc dự kiến, điều gì được coi là bình thường, và cách xử lý khi không liên lạc được.
Ghi lại ba điều đó, kèm danh sách số liên lạc khẩn cấp cho cả hai phía. Đây là cuộc trò chuyện ngắn nhưng tránh được nhiều lo lắng cho cả hai bên trong suốt thời gian sau đó.
Nếu Quý vị đã đi rồi mà chưa có cuộc trò chuyện này, vẫn không muộn. Một lần trao đổi thẳng thắn về nhịp liên lạc thường giải toả được những căng thẳng đã tích tụ, và cả hai bên đều nhẹ nhõm hơn khi biết rõ kỳ vọng của nhau thay vì tiếp tục suy đoán. Nên chọn lúc cả hai bên đều thoải mái, không phải lúc vừa xảy ra hiểu nhầm.
