Hồ sơ năng lực quốc tế của nhà trường là tài liệu gửi cho đối tác nước ngoài để họ hiểu nhà trường là ai và có thể hợp tác ở lĩnh vực nào.
Đây là tài sản dùng được nhiều năm, xuất hiện trong mọi lần tiếp cận đối tác, và thường là ấn tượng đầu tiên mà một cơ sở giáo dục nước ngoài có về nhà trường.
Bài hướng dẫn này nêu cấu trúc sáu phần, cách chọn số liệu, và những lỗi khiến hồ sơ bị bỏ qua.
Người nhận đọc hồ sơ trong bao lâu
Câu hỏi này quyết định toàn bộ cách viết.
Người phụ trách hợp tác quốc tế ở một trường nước ngoài nhận nhiều hồ sơ mỗi tháng. Họ đọc lướt trong vài phút và quyết định có đọc kỹ hay không.
Ba điều họ tìm trong vài phút đó.
Nhà trường này là ai và quy mô thế nào. Câu trả lời phải nằm ở trang đầu.
Có gì related tới lĩnh vực của chúng tôi không. Nếu phải lật tới trang bốn mới thấy, khả năng cao họ đã dừng.
Họ muốn gì ở chúng tôi. Một hồ sơ chỉ giới thiệu mà không nêu đề nghị sẽ không dẫn tới hành động nào.
Hệ quả thực tế: hồ sơ nên gói trong bốn tới sáu trang, và ba câu trả lời trên phải xuất hiện trong hai trang đầu.
Cấu trúc sáu phần
Phần một: nhận diện nhanh. Nửa trang. Tên chính thức, loại hình, năm thành lập, quy mô người học và giảng viên, các lĩnh vực đào tạo chính, tình trạng công nhận kèm tên cơ quan cấp.
Phần này nên trình bày ở dạng dễ quét mắt, không phải đoạn văn dài.
Phần hai: điểm mạnh cụ thể. Một trang. Ba tới bốn điều làm nên khác biệt của nhà trường, mỗi điều kèm bằng chứng.
Đây là phần khó viết nhất và cũng quyết định nhất, nên sẽ nói riêng ở mục dưới.
Phần ba: năng lực quốc tế hiện có. Một trang. Các quan hệ hợp tác đang hoạt động, hoạt động quốc tế đã triển khai, số giảng viên làm việc được bằng ngoại ngữ, các học phần dạy bằng ngoại ngữ nếu có.
Với nhà trường mới bắt đầu và chưa có nhiều, phần này nên trung thực về hiện trạng kèm nêu rõ định hướng. Phóng đại ở đây sẽ lộ ngay trong buổi trao đổi đầu tiên.
Phần bốn: lĩnh vực đề xuất hợp tác. Một trang. Nêu cụ thể muốn hợp tác về gì, ở hình thức nào, quy mô bao nhiêu.
Phần năm: nhà trường đóng góp gì. Nửa trang. Phần hay bị quên nhất và cũng là phần khiến người nhận cân nhắc nghiêm túc.
Phần sáu: contact. Đầu mối cụ thể kèm chức danh, địa chỉ thư thuộc tên miền nhà trường, và ngôn ngữ làm việc.
Viết phần điểm mạnh cho có sức thuyết phục
Phần lớn hồ sơ thất bại ở phần này vì viết theo cách không kiểm chứng được.
Cách không hiệu quả. Những câu như đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm, cơ sở vật chất hiện đại, chất lượng đào tạo được khẳng định. Mọi trường đều viết như vậy, nên không câu nào tạo ra khác biệt.
Cách hiệu quả. Mỗi điểm mạnh đi kèm một dữ kiện cụ thể mà người khác kiểm chứng được.
Thay vì nói đội ngũ giàu kinh nghiệm, hãy nêu số giảng viên có trình độ tiến sĩ trong lĩnh vực cụ thể, hoặc số công bố trong ba năm gần nhất.
Thay vì nói gắn kết với doanh nghiệp, hãy nêu số người học thực tập tại doanh nghiệp mỗi năm, hoặc tên vài đơn vị tiếp nhận thường xuyên.
Thay vì nói có kinh nghiệm quốc tế, hãy nêu số quan hệ hợp tác còn hoạt động và một hoạt động chung cụ thể đã hoàn thành.
Nguyên tắc chung: nếu một câu có thể được viết y hệt bởi bất kỳ trường nào khác, thì nó không nên có trong hồ sơ.
Select số liệu nào để đưa vào
Ba nguyên tắc.
Select số liệu related tới đề nghị hợp tác. Nếu muốn hợp tác về một lĩnh vực cụ thể, số liệu của lĩnh vực đó quan trọng hơn số liệu toàn trường.
Mỗi số liệu kèm năm. Không có ngoại lệ. Một con số không có mốc thời gian gây nghi ngờ về toàn bộ phần còn lại.
Không đưa số liệu không kiểm chứng được. Nếu nhà trường công bố tỷ lệ có việc làm sau tốt nghiệp, phải nêu được phương pháp khảo sát và tỷ lệ phản hồi. Một con số đẹp mà không có phương pháp sẽ bị đặt câu hỏi.
Với những số liệu cần đặt vào bối cảnh, dữ liệu so sánh giữa các hệ thống giáo dục của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) có thể dùng làm tham chiếu, giúp người đọc nước ngoài hiểu con số của nhà trường nghĩa là gì trong bối cảnh Việt Nam.
Ngôn ngữ và trình bày
Viết trực tiếp bằng ngôn ngữ đích nếu có người đủ khả năng. Bản dịch từ tiếng Việt thường giữ cấu trúc câu tiếng Việt và đọc lên thấy lạ.
Rà soát bởi người thạo ngôn ngữ đó. Đây là khoản chi nhỏ nhưng bắt buộc. Một hồ sơ có lỗi thuật ngữ chuyên ngành làm giảm uy tín ngay ở ấn tượng đầu.
Trình bày để quét mắt được. Tiêu đề rõ, đoạn ngắn, dùng bảng và danh sách cho số liệu. Tránh những trang chỉ toàn chữ.
Dùng ảnh thật của nhà trường, không dùng ảnh minh hoạ chung. Ảnh thật cho thấy quy mô và môi trường thật.
Có cả bản dùng để in và bản dạng tệp nhẹ để gửi qua thư điện tử. Tệp quá nặng thường không được mở.
Hồ sơ năng lực quốc tế của nhà trường cần cập nhật khi nào
Đây là tài liệu sống, không phải làm một lần rồi thôi.
Cập nhật hằng năm phần số liệu và phần năng lực quốc tế hiện có. Một hồ sơ ghi số liệu của ba năm trước cho thấy nhà trường không thực sự đầu tư vào hoạt động quốc tế.
Cập nhật ngay khi có thay đổi lớn: mở chương trình mới, đạt kiểm định, thiết lập quan hệ hợp tác đáng kể.
Ghi phiên bản và ngày ở chân trang, để cả người gửi lẫn người nhận biết đang xem bản nào.
Giữ bản cũ trong lưu trữ, vì đôi khi cần đối chiếu về sau.
Nên có một người chịu trách nhiệm về hồ sơ này, cùng với việc cập nhật được đưa vào lịch công việc hằng năm thay vì làm khi cần gấp.
Bản rút gọn và bản đầy đủ
Với nhà trường tiếp cận nhiều đối tác, nên có hai bản.
Bản rút gọn hai trang dùng để gửi kèm thư ngỏ hoặc phát tại sự kiện. Chỉ gồm phần nhận diện nhanh, điểm mạnh, và contact.
Bản đầy đủ sáu trang gửi khi đối tác đã thể hiện quan tâm.
Cách này tôn trọng thời gian người nhận ở giai đoạn đầu, và cung cấp đủ chiều sâu khi họ thực sự muốn tìm hiểu.
Với một số lĩnh vực, có thể làm thêm bản chuyên đề tập trung vào một khoa hoặc một nhóm ngành, dùng khi tiếp cận đối tác trong lĩnh vực đó.
Năm lỗi khiến hồ sơ bị bỏ qua
Quá dài. Hồ sơ hai mươi trang sẽ không được đọc hết, và phần quan trọng nhất thường nằm ở giữa.
Toàn lời khẳng định không có dữ kiện. Đã phân tích ở trên và là lỗi phổ biến nhất.
Không nêu đề nghị cụ thể. Người đọc không biết nhà trường muốn gì và không có lý do để trả lời.
Số liệu cũ hoặc không có năm. Gây nghi ngờ về mức độ nghiêm túc.
Bản dịch chưa rà soát. Lỗi ngữ pháp ở trang đầu khiến toàn bộ phần còn lại bị đánh giá thấp.
Với những nội dung related tới công nhận văn bằng và chuẩn đầu ra, việc dẫn khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) giúp người đọc nước ngoài định vị được hệ thống mà nhà trường thuộc về.
Summary
Hồ sơ năng lực quốc tế của nhà trường nên gói trong bốn tới sáu trang, với ba câu trả lời quan trọng nhất nằm ở hai trang đầu.
Phần quyết định là phần điểm mạnh, và nguyên tắc viết là mỗi điểm mạnh kèm một dữ kiện cụ thể mà người khác kiểm chứng được.
Và phần hay bị quên nhất là phần nêu nhà trường đóng góp gì cho quan hệ hợp tác, dù đây chính là phần khiến người nhận cân nhắc nghiêm túc.
Bước tiếp theo
Hãy lấy hồ sơ năng lực hiện có của Quý trường và thử một phép kiểm tra: đánh dấu mọi câu có thể được viết y hệt bởi một trường khác bất kỳ.
Phần còn lại sau khi xoá những câu đó chính là nội dung thật của hồ sơ, và nó thường ngắn hơn nhiều so với dự đoán.
