Một bản MOU hợp tác trường là văn bản ghi nhận ý định hợp tác giữa hai cơ sở giáo dục. Nó thường ngắn, thường được soạn nhanh, và thường bị coi là thủ tục. Chính vì vậy mà phần lớn các bản MOU không tạo ra hoạt động nào sau lễ ký.
Bài hướng dẫn này liệt kê những decisive provision việc thoả thuận có sống được hay không.
MOU hợp tác trường khác gì hợp đồng
Cần phân biệt rõ ngay từ đầu, vì hiểu nhầm chỗ này dẫn tới hai loại sai lầm ngược nhau.
MOU ghi nhận ý định và khuôn khổ hợp tác. Phần lớn nội dung mang tính định hướng, không tạo ràng buộc tài chính hay pháp lý chặt chẽ. Đây là lý do MOU ký được nhanh.
Hợp đồng cụ thể hoá một hoạt động: ai làm gì, trả bao nhiêu, trong bao lâu, vi phạm thì xử lý ra sao. Một quan hệ hợp tác thực chất thường gồm một MOU khung và nhiều hợp đồng hoạt động bên dưới.
Sai lầm loại một là nhét mọi chi tiết tài chính vào MOU, khiến quá trình đàm phán kéo dài hàng năm. Sai lầm loại hai là ký MOU rồi tưởng đã đủ, không bao giờ soạn hợp đồng hoạt động.
Chín điều khoản không được bỏ qua
Một là phạm vi hợp tác. Liệt kê cụ thể các lĩnh vực dự kiến: trao đổi học sinh, trao đổi giảng viên, hợp tác nghiên cứu, đồng event organization. Tránh câu chung chung kiểu “hợp tác toàn diện trong lĩnh vực giáo dục”.
Hai là đầu mối liên lạc. Ghi rõ chức danh của đầu mối mỗi bên, kèm địa chỉ thư điện tử của đơn vị chứ không phải của cá nhân. Khi người phụ trách thay đổi, quan hệ vẫn tiếp tục.
Ba là cơ chế họp định kỳ. Ít nhất một cuộc mỗi năm, có thể trực tuyến. Không có điều khoản này, quan hệ sẽ nguội mà không ai nhận ra.
Bốn là nguyên tắc chi phí. Chưa cần con số, nhưng cần nguyên tắc: mỗi bên tự chịu chi phí phần việc của mình, hay có cơ chế chia sẻ. Nêu sớm để tránh hiểu nhầm về sau.
Năm là ngôn ngữ làm việc và ngôn ngữ của văn bản. Nếu MOU được lập bằng hai thứ tiếng, phải ghi rõ bản nào có giá trị khi hai bản có sai khác.
Sáu là sở hữu trí tuệ. Áp dụng khi có hợp tác nghiên cứu hoặc xây dựng tài liệu chung. Nguyên tắc tối thiểu: kết quả chung thuộc về cả hai bên, sử dụng riêng phải thông báo.
Bảy là bảo mật. Xác định loại thông tin nào được coi là bảo mật và tồn tại trong bao lâu. Đặc biệt cần khi hai bên trao đổi dữ liệu người học.
Tám là sử dụng tên và logo. Bên nào được nhắc tên bên kia trong tài liệu quảng bá, ở mức độ nào, có cần duyệt trước không. Điều khoản này ngăn được rất nhiều rắc rối truyền thông.
Chín là thời hạn, gia hạn và chấm dứt. Phần này sẽ nói riêng ở mục sau vì hay bị soạn sơ sài nhất.
Viết phần chấm dứt ngay từ đầu
Không ai muốn nghĩ tới việc kết thúc khi đang chuẩn bị ký. Nhưng đây chính là lúc duy nhất soạn được điều khoản chấm dứt một cách bình tĩnh.
Ba nội dung cần có.
Thời hạn cụ thể. Ba đến năm năm là khoảng phổ biến. MOU vô thời hạn nghe thì thân thiện nhưng thực tế tạo ra một danh sách thoả thuận không ai rà lại.
Mechanism gia hạn. Gia hạn tự động nếu không bên nào phản đối, hay phải ký lại. Mỗi cách có ưu điểm riêng; điều quan trọng là chọn rõ một cách.
Xử lý việc đang dở. Nếu MOU chấm dứt khi có người học đang trong chương trình trao đổi, những người đó phải được hoàn thành kỳ học. Điều khoản này bảo vệ người học và cũng bảo vệ uy tín cả hai trường.
Trước khi ký: bốn việc phải làm
Xác minh tư cách pháp lý của đối tác. Trường có được cơ quan quản lý giáo dục nước sở tại công nhận không, chương trình related có nằm trong danh mục được công nhận không. Tra ở nguồn chính thức, không tra qua website của chính đối tác.
Xác minh thẩm quyền người ký. Người đặt bút ký có được uỷ quyền hay không. Một bản MOU do người không đủ thẩm quyền ký sẽ vô hiệu.
Rà soát bản dịch. Nếu văn bản song ngữ, phải có người thạo cả hai thứ tiếng đọc đối chiếu. Sai một thuật ngữ trong phần phạm vi hoặc phần chi phí là đủ gây tranh chấp.
Chuẩn bị sẵn hoạt động đầu tiên. Đây là việc quan trọng nhất và ít trường làm. Trước khi ký, hai bên nên thống nhất luôn hoạt động cụ thể đầu tiên sẽ triển khai trong sáu tháng tới. Không có nó, bản MOU rất dễ nằm im.
Với các nội dung related tới công nhận kết quả học tập giữa hai trường, Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) có công ước toàn cầu về công nhận văn bằng, nên đọc trước khi soạn điều khoản.
Soạn thảo: ai viết bản đầu tiên
Bên nào soạn bản đầu tiên thường định hình toàn bộ cấu trúc thoả thuận. Đây là lợi thế nhỏ nhưng có thật, và nhà trường Việt Nam thường nhường phần này cho đối tác nước ngoài vì ngại tiếng Anh.
Khuyến nghị thực tế là nhà trường nên chuẩn bị sẵn một bản MOU mẫu của riêng mình, song ngữ, đã được rà soát về pháp lý và thuật ngữ. Khi có cơ hội hợp tác, gửi bản mẫu đó ra trước.
Bản mẫu này không cần cầu kỳ. Nó chỉ cần chứa đủ chín điều khoản nêu trên, viết rõ ràng, để trống những chỗ cần điền theo từng đối tác. Chi phí soạn một lần, dùng được nhiều năm.
Nếu buộc phải làm việc trên bản do đối tác gửi, hãy đọc kỹ ba chỗ dễ bất lợi nhất: phạm vi sử dụng tên và logo, điều khoản về sở hữu kết quả chung, và điều khoản chấm dứt đơn phương.
Phân biệt MOU với các văn bản họ hàng
Trong thực tế hợp tác quốc tế, nhà trường sẽ gặp nhiều loại văn bản có tên gọi khác nhau. Hiểu đúng giúp tránh ký nhầm loại.
Thư bày tỏ quan tâm là văn bản một chiều, ghi nhận mong muốn tìm hiểu hợp tác. Không tạo ràng buộc, thường dùng ở bước tiếp cận đầu tiên.
MOU là văn bản hai chiều, ghi nhận khuôn khổ hợp tác đã thống nhất. Đây là loại bài này đang bàn.
Thoả thuận hợp tác cụ thể đi kèm một hoạt động xác định, có nội dung công việc và thường có nội dung tài chính.
Hợp đồng có đầy đủ ràng buộc pháp lý, quyền và nghĩa vụ, cơ chế xử lý vi phạm và giải quyết tranh chấp.
Một quan hệ hợp tác lành mạnh thường đi theo thứ tự đó. Nhảy cóc từ thư bày tỏ quan tâm thẳng lên hợp đồng là dấu hiệu cần thận trọng.
Sau lễ ký: chín mươi ngày đầu tiên
Khoảng thời gian ngay sau khi ký quyết định phần lớn số phận của thoả thuận. Ba việc nên hoàn thành trong chín mươi ngày.
Việc thứ nhất là gửi bản ký cho tất cả những người related trong nội bộ. Không chỉ ban giám hiệu, mà cả tổ chuyên môn sẽ trực tiếp triển khai. Rất nhiều MOU nằm im chỉ vì người cần biết thì không biết là nó tồn tại.
Việc thứ hai là tổ chức cuộc họp trực tuyến đầu tiên giữa hai đầu mối. Nội dung đơn giản: giới thiệu đội ngũ hai bên, chốt hoạt động đầu tiên, chốt ngày họp tiếp theo.
Việc thứ ba là đưa thoả thuận vào bảng theo dõi chung của nhà trường, với người chịu trách nhiệm được ghi tên cụ thể.
Ba việc này cộng lại mất chưa tới một ngày công. Bỏ qua chúng thì bản MOU gần như chắc chắn trở thành một dòng trong báo cáo và không gì hơn.
Bốn lỗi khiến MOU chết yểu
Ký vì có đoàn sang thăm. Một chuyến thăm cần một hoạt động để kỷ niệm, và MOU là thứ dễ chuẩn bị nhất. Những bản ký trong hoàn cảnh này hầu như không bao giờ được triển khai.
Không ai được giao nhiệm vụ theo dõi. Nếu việc theo dõi MOU không nằm trong mô tả công việc của ai cả, nó sẽ không được làm.
Không rà lại danh mục MOU hằng năm. Nhà trường nên có một bảng theo dõi: mỗi thoả thuận, ngày ký, thời hạn, hoạt động đã triển khai, tình trạng. Rà một lần mỗi năm là đủ để biết cái nào nên gia hạn, cái nào nên để hết hạn.
Đo thành tích bằng số lượng MOU. Chỉ tiêu theo số lượng luôn dẫn tới việc ký cho đủ. Nên đo bằng số hoạt động chung đã hoàn thành, theo khuyến nghị chung về đánh giá hợp tác giáo dục mà Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) nêu trong các báo cáo chính sách.
Summary
Một bản MOU hợp tác trường tốt không phải là bản dài nhất, mà là bản có đủ chín điều khoản nêu trên, có điều khoản chấm dứt được soạn tử tế, và có một hoạt động cụ thể đã hẹn sẵn ngay sau lễ ký.
Nếu Quý trường chỉ làm được một việc từ bài này, hãy làm việc cuối: không ký MOU nào mà chưa biết hoạt động đầu tiên là gì.
Bước tiếp theo
Hãy lập bảng theo dõi toàn bộ MOU hiện có của nhà trường, với năm cột: đối tác, ngày ký, thời hạn, hoạt động đã triển khai, tình trạng. Bảng này thường cho thấy bức tranh khác hẳn so với con số tổng đang được báo cáo.
