Khi đã nhận được thư mời nộp đơn (ITA), bước nộp đơn PR Canada chính thức bắt đầu và Quý khách thường chỉ có 60 ngày để hoàn tất. Đây là lúc Quý khách phải gửi hồ sơ thường trú nhân điện tử — gọi là electronic Application for Permanent Residence, viết tắt eAPR — cùng toàn bộ giấy tờ chứng minh cho những thông tin đã khai trong hồ sơ Express Entry. Bài hướng dẫn này đi qua từng phần của hồ sơ eAPR, các giấy tờ cần chuẩn bị và những mốc thời gian Quý khách không được bỏ lỡ.
ITA (Invitation to Apply) là kết quả của việc hồ sơ Express Entry đạt điểm CRS vượt ngưỡng trong một đợt mời (round of invitations). Tuy nhiên, ITA mới chỉ là lời mời. Quý khách phải chứng minh được mọi yếu tố đã kê khai — tuổi, học vấn, kinh nghiệm làm việc, trình độ ngôn ngữ — bằng giấy tờ thật trong hồ sơ eAPR thì mới được cấp thường trú nhân.
Hiểu đúng về hạn 60 ngày sau khi nhận ITA
Ngay khi nhận ITA, đồng hồ đếm ngược bắt đầu. Quý khách có 60 ngày kể từ ngày nhận lời mời để nộp đơn PR Canada hoàn chỉnh qua tài khoản trực tuyến. Đây là hạn cứng, không phải con số ước lượng.
Nếu để quá hạn mà không nộp, lời mời sẽ hết hiệu lực. Khi đó hồ sơ Express Entry quay lại trạng thái chờ và Quý khách phải đợi đợt mời sau — nếu điểm CRS vẫn còn đủ cạnh tranh. Vì vậy, ngay khi thấy ITA, việc đầu tiên là rà lại toàn bộ giấy tờ xem đã sẵn sàng chưa.
Quý khách có thể từ chối lời mời nếu thấy chưa kịp chuẩn bị. Khi từ chối, hồ sơ trở lại nhóm ứng viên và vẫn giữ nguyên điểm cùng ngày tạo hồ sơ. Đây là lựa chọn an toàn hơn so với việc nộp một bộ hồ sơ vội vàng, thiếu giấy tờ.
Chuẩn bị giấy tờ trước khi nộp đơn PR Canada
Phần lớn thời gian của 60 ngày sẽ dồn vào việc gom giấy tờ, không phải điền đơn. Do đó, Quý khách nên bắt tay vào việc này sớm nhất có thể, lý tưởng là ngay khi tạo hồ sơ Express Entry chứ không đợi tới lúc có ITA.
Dưới đây là nhóm giấy tờ cốt lõi mà hầu hết hồ sơ eAPR đều yêu cầu:
- Hộ chiếu còn hiệu lực của đương đơn chính và từng người đi kèm.
- Kết quả thi ngôn ngữ (IELTS General Training, CELPIP, hoặc TEF/TCF cho tiếng Pháp) còn trong thời hạn 2 năm.
- Đánh giá tương đương bằng cấp (Educational Credential Assessment) nếu Quý khách dùng học vấn ngoài Canada để tính điểm.
- Thư xác nhận kinh nghiệm làm việc từ nhà tuyển dụng, ghi rõ chức danh, mã NOC, thời gian, số giờ và nhiệm vụ.
- Giấy tờ chứng minh tài chính (settlement funds) nếu diện của Quý khách yêu cầu.
- Giấy khai sinh, giấy kết hôn và giấy tờ hộ tịch của các thành viên gia đình.
Mỗi giấy tờ phải khớp chính xác với thông tin đã khai trong hồ sơ Express Entry. Nếu có chênh lệch — ví dụ chức danh trong thư xác nhận công việc không trùng với mã NOC đã chọn — viên chức xét duyệt có thể nghi ngờ và yêu cầu giải trình thêm.
Lấy lý lịch tư pháp (police certificate)
Một trong những giấy tờ tốn thời gian nhất là lý lịch tư pháp. Quý khách cần xin loại giấy này cho mỗi quốc gia mà mình đã sống từ 6 tháng trở lên liên tục, kể từ năm 18 tuổi.
Với người Việt Nam, đây là Phiếu lý lịch tư pháp số 2 do Sở Tư pháp hoặc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia cấp. Nếu Quý khách từng sống ở nước thứ ba (đi học, đi làm), phải xin thêm giấy của nước đó theo đúng quy định của họ. Quy trình và đầu mối cấp cho từng quốc gia được hướng dẫn chi tiết trên trang của Immigration, Refugees and Citizenship Canada.
Vì thủ tục cấp ở Việt Nam có thể mất vài tuần, Quý khách nên nộp đơn xin lý lịch tư pháp ngay khi nhận ITA, song song với việc chuẩn bị các giấy tờ khác. Đừng để khâu này thành nút thắt cuối cùng làm trễ cả hồ sơ.
Khám sức khỏe và sinh trắc học
Bên cạnh giấy tờ, Quý khách cần hoàn tất hai thủ tục bắt buộc là khám sức khỏe và lấy dấu sinh trắc học.
Khám sức khỏe phải do bác sĩ được chỉ định (panel physician) trong danh sách của IRCC thực hiện, không phải bệnh viện tự chọn. Nhiều người chọn cách khám trước (upfront medical exam) ngay sau khi nhận ITA để có sẵn số xác nhận đưa vào hồ sơ. Kết quả khám thường có giá trị trong 12 tháng, nên Quý khách lưu ý không khám quá sớm.
Sinh trắc học gồm lấy dấu vân tay và chụp ảnh. Sau khi nộp đơn và đóng phí, hệ thống sẽ gửi thư hướng dẫn lấy sinh trắc học (Biometric Instruction Letter). Quý khách mang thư này tới điểm thu nhận được chỉ định để hoàn tất. Do đó, thứ tự thông thường là nộp đơn trước, rồi mới đi lấy sinh trắc học theo thư hẹn.
Điền và rà soát hồ sơ eAPR trực tuyến
Khi giấy tờ đã gần đủ, Quý khách đăng nhập tài khoản trực tuyến để bắt đầu điền hồ sơ eAPR. Hệ thống dựa trên thông tin Express Entry để tạo sẵn các biểu mẫu và một danh sách giấy tờ (document checklist) riêng cho từng hồ sơ.
Trình tự nộp đơn PR Canada qua eAPR thường diễn ra như sau:
- Đăng nhập tài khoản và mở lời mời đang còn hiệu lực.
- Hoàn thành các biểu mẫu thông tin cá nhân, gia đình, học vấn và lịch sử công việc.
- Tải lên từng giấy tờ theo đúng ô trong document checklist, đúng định dạng yêu cầu.
- Khai và xác nhận thông tin cho từng người đi kèm trong hồ sơ.
- Ký xác nhận điện tử các nội dung khai báo.
- Thanh toán lệ phí theo biểu phí hiện hành của IRCC.
- Bấm nộp để khóa và gửi toàn bộ hồ sơ.
Ngoài ra, Quý khách nên đọc kỹ phần ghi chú dưới mỗi ô tải giấy tờ. Có những ô yêu cầu gộp nhiều giấy vào một file PDF, và có những ô chỉ nhận đúng một loại giấy. Tải sai ô là lỗi phổ biến khiến hồ sơ bị trả lại để bổ sung.
Về lệ phí, hồ sơ thường trú nhân gồm phí xử lý và phí quyền thường trú (Right of Permanent Residence Fee). Mức phí cụ thể thay đổi theo từng thời điểm, vì vậy Quý khách hãy xem con số chính xác theo biểu phí hiện hành công bố trên trang của Immigration, Refugees and Citizenship Canada trước khi thanh toán.
Sau khi nộp đơn PR Canada thì điều gì xảy ra
Sau khi bấm nộp và thanh toán xong, hồ sơ chuyển sang trạng thái đang xử lý. Quý khách sẽ nhận được thư xác nhận đã nhận hồ sơ (Acknowledgement of Receipt) trong tài khoản. Đây là dấu mốc cho thấy hồ sơ đã vào hàng đợi xét duyệt.
Tiếp theo, hệ thống gửi thư hướng dẫn lấy sinh trắc học nếu Quý khách chưa hoàn tất bước này. Trong quá trình xét, viên chức có thể gửi thêm yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc làm rõ thông tin. Vì vậy, Quý khách nên kiểm tra tài khoản và hộp thư thường xuyên để không bỏ lỡ bất kỳ yêu cầu nào có thời hạn phản hồi.
Nếu hồ sơ được chấp thuận, Quý khách nhận thư xác nhận thường trú nhân (Confirmation of Permanent Residence) và visa định cư nếu thuộc diện cần visa. Khi nhập cảnh hoặc làm thủ tục xác nhận, Quý khách chính thức trở thành thường trú nhân Canada. Đây là kết quả mà toàn bộ quá trình eAPR hướng tới.
Những lỗi thường gặp khi nộp đơn PR Canada
Nhiều hồ sơ bị chậm hoặc trả lại không phải vì đương đơn thiếu điều kiện, mà vì sai sót ở khâu chuẩn bị và nộp. Quý khách nên rà những điểm sau trước khi bấm nộp.
- Thư xác nhận công việc không đủ chi tiết — thiếu mã NOC, số giờ làm việc mỗi tuần hoặc mô tả nhiệm vụ.
- Kết quả thi ngôn ngữ hoặc đánh giá bằng cấp đã hết hạn so với thời điểm nộp.
- Bỏ sót lý lịch tư pháp của một quốc gia từng sống trên 6 tháng.
- Thông tin trong eAPR lệch với hồ sơ Express Entry đã tạo trước đó.
- Tải giấy tờ sai ô trong document checklist.
- Nộp sát hạn 60 ngày khiến không còn thời gian xử lý nếu phát hiện thiếu sót.
Bên cạnh đó, Quý khách lưu ý tính nhất quán giữa các giấy tờ. Tên, ngày tháng và chức danh phải trùng khớp trên mọi tài liệu. Một khác biệt nhỏ về cách viết tên giữa hộ chiếu và bằng cấp cũng nên được giải thích bằng giấy tờ kèm theo, thay vì để viên chức tự suy đoán.
Tổng kết
Nộp đơn PR Canada sau khi nhận ITA là giai đoạn đòi hỏi sự kỷ luật về thời gian và độ chính xác của giấy tờ hơn là kiến thức phức tạp. Nguyên tắc cốt lõi là: bắt đầu gom giấy tờ thật sớm, giữ mọi thông tin trong eAPR khớp với hồ sơ Express Entry, và không để khâu lý lịch tư pháp hay khám sức khỏe trở thành nút thắt cuối cùng.
Bước tiếp theo của Quý khách là lập một danh sách giấy tờ theo đúng document checklist mà hệ thống tạo ra, đánh dấu những mục cần thời gian dài như lý lịch tư pháp và đánh giá bằng cấp, rồi xử lý trước. Khi mọi giấy tờ đã sẵn sàng và khớp nhau, việc điền và nộp eAPR sẽ diễn ra nhanh gọn.
Nếu Anh/Chị muốn được rà soát hồ sơ eAPR trước khi bấm nộp, đội ngũ chuyên gia tư vấn định cư của My Second World có thể đồng hành cùng Quý khách để hạn chế những sai sót đáng tiếc trong 60 ngày quan trọng này.
