Quản trị rủi ro khi quốc tế hoá không phải là việc lo lắng chung chung mà là lập một danh mục cụ thể: rủi ro nào có thể xảy ra, hậu quả ra sao, và nhà trường làm gì để giảm khả năng hoặc giảm thiệt hại.
Việc này thường bị bỏ qua vì nó không tạo ra kết quả nhìn thấy được. Nhưng chi phí của một sự cố không được lường trước thường lớn hơn nhiều so với công sức bỏ ra để phòng ngừa.
Bài hướng dẫn này nêu sáu nhóm rủi ro và cách xây dựng danh mục cho nhà trường.
Quản trị rủi ro khi quốc tế hoá bắt đầu từ một bảng năm cột
Danh mục rủi ro không cần phức tạp. Một bảng với năm cột là đủ.
Cột một: mô tả rủi ro. Cụ thể, không chung chung. Không viết “rủi ro về đối tác” mà viết “đối tác nước ngoài mất tình trạng công nhận trong khi đang có người học của trường theo học”.
Cột hai: khả năng xảy ra. Ba mức là đủ: hiếm, có thể, thường gặp.
Cột ba: mức độ hậu quả. Ba mức: nhẹ, đáng kể, nghiêm trọng.
Cột bốn: biện pháp phòng ngừa. Việc cụ thể làm trước để giảm khả năng xảy ra.
Cột năm: phương án khi xảy ra. Ai làm gì, theo thứ tự nào.
Cột năm quan trọng hơn cột bốn. Không phải rủi ro nào cũng phòng ngừa được, nhưng gần như rủi ro nào cũng chuẩn bị được phương án ứng phó.
Nhóm một: rủi ro liên quan tới đối tác
Đối tác mất tình trạng công nhận. Hậu quả nghiêm trọng nếu có người học đang theo chương trình liên quan.
Phòng ngừa: thẩm định kỹ trước khi ký, và kiểm tra lại tình trạng công nhận định kỳ, không chỉ một lần.
Phương án: có kênh chuyển tiếp cho người học đang theo học, được thoả thuận từ đầu.
Đối tác chấm dứt hợp tác đột ngột. Thường xảy ra khi đối tác thay đổi chiến lược hoặc gặp khó khăn tài chính.
Phòng ngừa: không phụ thuộc vào một đối tác duy nhất ở một thị trường quan trọng.
Phương án: điều khoản bàn giao rõ ràng trong hợp đồng, và danh sách đối tác dự phòng.
Đối tác cung cấp thông tin sai lệch cho người học. Hậu quả là khiếu nại và tổn hại uy tín.
Phòng ngừa: đào tạo, rà soát tài liệu định kỳ, và duy trì kênh liên hệ trực tiếp với người học.
Nhóm hai: rủi ro liên quan tới người học
Người học không hoàn thành chương trình. Luôn có một tỷ lệ, và cần được dự trù thay vì coi là bất thường.
Phòng ngừa: sàng lọc đúng ở đầu vào, và hệ thống hỗ trợ có cơ chế phát hiện sớm.
Sự cố về sức khoẻ hoặc an toàn. Hiếm nhưng hậu quả nghiêm trọng.
Phương án: quy trình xử lý khẩn cấp, thông tin liên hệ được cập nhật, và quan hệ với cơ quan đại diện của nước người học.
Người học không đủ khả năng tài chính giữa chừng. Thường do biến cố gia đình hoặc do chi phí thực tế cao hơn dự tính.
Phòng ngừa: công bố tổng chi phí đầy đủ ngay từ đầu, thay vì chỉ công bố học phí.
Phương án: cơ chế giãn hạn nộp học phí và thông tin về các nguồn hỗ trợ.
Nhóm ba: rủi ro về pháp lý và tuân thủ
Thay đổi quy định. Quy định về hợp tác giáo dục, về người nước ngoài, hoặc về bảo vệ dữ liệu đều có thể thay đổi.
Phòng ngừa: theo dõi định kỳ, và có đầu mối chịu trách nhiệm cập nhật.
Vi phạm quy định về dữ liệu cá nhân. Rủi ro tăng lên khi dữ liệu đi qua nhiều bên.
Phòng ngừa: thu thập tối thiểu, quy định rõ trong hợp đồng, và rà soát cách làm thực tế chứ không chỉ quy định trên giấy.
Cam kết vượt thẩm quyền trong tài liệu. Có thể phát sinh từ chính nhà trường hoặc từ đối tác.
Phòng ngừa: cơ chế duyệt tài liệu và danh sách những gì không được nói.
Với các nội dung liên quan tới công nhận văn bằng, việc dẫn thẳng khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) thay vì tự khẳng định là biện pháp phòng ngừa đơn giản và hiệu quả.
Nhóm bốn: rủi ro về nhân sự
Mất người phụ trách. Đây là rủi ro có khả năng xảy ra cao nhất và hay bị đánh giá thấp nhất.
Khi toàn bộ quan hệ đối tác nằm trong đầu và hộp thư của một người, việc họ chuyển công tác xoá sạch nhiều năm xây dựng.
Phòng ngừa: hộp thư chung, nơi lưu hồ sơ chung, và ít nhất hai người nắm được từng mảng việc quan trọng.
Đội ngũ không đủ năng lực ngoại ngữ khi mở rộng. Hạn chế tốc độ và làm giảm chất lượng.
Phòng ngừa: đầu tư vào năng lực đội ngũ trước khi mở rộng quy mô hoạt động.
Quá tải. Khi hoạt động quốc tế được giao kiêm nhiệm mà không tính vào định mức, người phụ trách sẽ dần bỏ bê hoặc xin thôi.
Nhóm năm: rủi ro về uy tín
Thông tin sai lệch lan truyền. Một trải nghiệm xấu được kể lại trong cộng đồng nhỏ có sức lan mạnh hơn nhiều so với quảng bá.
Phòng ngừa: xử lý khiếu nại nhanh và trung thực, và duy trì kênh để người học phản ánh trước khi họ nói ra bên ngoài.
Hợp tác với đối tác có vấn đề. Tên nhà trường xuất hiện cạnh một cơ sở có tai tiếng ảnh hưởng tới cả những quan hệ đang tốt.
Phòng ngừa: thẩm định trước khi ký, và rà soát lại định kỳ.
Công bố số liệu không kiểm chứng được. Một con số bị nghi ngờ làm giảm độ tin cậy của mọi thông tin khác.
Phòng ngừa: nguyên tắc mọi số liệu công bố đều phải nêu được nguồn và phương pháp.
Nhóm sáu: rủi ro về tài chính
Chi phí vượt dự trù. Phổ biến nhất là chi phí duy trì quan hệ và chi phí thời gian nhân sự.
Phòng ngừa: dự trù đầy đủ bảy nhóm chi ngay từ đầu, gồm cả những khoản không xuất hiện trên chứng từ.
Biến động tỷ giá. Ảnh hưởng tới các khoản chi bằng ngoại tệ và tới khả năng chi trả của người học.
Đầu tư không tạo ra kết quả. Một chương trình được xây dựng nhưng không tuyển đủ người học.
Phòng ngừa: thử nghiệm ở quy mô nhỏ trước khi đầu tư lớn, và đặt mốc đánh giá để dừng kịp thời nếu không hiệu quả.
Điểm cuối cùng khó thực hiện vì nó đòi hỏi thừa nhận một quyết định đã sai, nhưng việc dừng sớm luôn rẻ hơn việc duy trì một hoạt động không hiệu quả nhiều năm.
Xếp mức ưu tiên
Không thể xử lý mọi rủi ro cùng lúc. Cách xếp thứ tự đơn giản là nhân khả năng với mức độ hậu quả.
Ưu tiên cao nhất: khả năng xảy ra cao và hậu quả nghiêm trọng. Trong danh mục trên, rủi ro mất người phụ trách thường rơi vào nhóm này, dù ít ai xếp nó ở đó.
Ưu tiên tiếp theo: hậu quả nghiêm trọng dù khả năng thấp. Sự cố về an toàn của người học thuộc nhóm này, và dù hiếm vẫn cần có phương án sẵn.
Ưu tiên thấp hơn: khả năng cao nhưng hậu quả nhẹ. Xử lý bằng quy trình thường ngày thay vì kế hoạch riêng.
Với mỗi rủi ro ở hai nhóm đầu, nên có người cụ thể chịu trách nhiệm theo dõi và một mốc rà soát định kỳ.
Rà soát danh mục
Danh mục rủi ro không phải tài liệu làm một lần.
Rà soát mỗi năm một lần, cùng với kỳ đánh giá hoạt động quốc tế.
Bổ sung sau mỗi sự cố. Mọi việc đã xảy ra đều nên được thêm vào danh mục, kể cả khi đã xử lý xong. Đây là cách danh mục trở nên sát thực tế theo thời gian.
Bỏ những rủi ro không còn liên quan. Danh mục chỉ tăng mà không giảm sẽ trở nên quá dài và không ai đọc.
Kiểm tra xem phương án ứng phó có còn khả thi không. Một phương án dựa vào một người đã chuyển công tác thì không còn giá trị.
Khi cần đặt các rủi ro vào bối cảnh chung của giáo dục quốc tế, báo cáo chính sách của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp tham chiếu về những vấn đề mà các hệ thống khác đang gặp.
Tổng kết
Quản trị rủi ro khi quốc tế hoá bắt đầu từ một danh mục cụ thể với năm cột, trong đó cột phương án ứng phó quan trọng hơn cột phòng ngừa.
Sáu nhóm rủi ro gồm đối tác, người học, pháp lý, nhân sự, uy tín, và tài chính. Trong đó rủi ro mất người phụ trách có khả năng xảy ra cao nhất nhưng hay bị đánh giá thấp nhất.
Và cách làm danh mục trở nên hữu ích là bổ sung sau mỗi sự cố thực tế, thay vì chỉ liệt kê những gì nghĩ ra được lúc ban đầu.
Bước tiếp theo
Hãy lập danh mục với đúng năm rủi ro mà Quý trường thấy đáng lo nhất, mỗi rủi ro một dòng theo năm cột nêu trên.
Với hai rủi ro nghiêm trọng nhất, ghi tên người chịu trách nhiệm theo dõi. Đây là bước biến danh mục từ một tài liệu thành một cơ chế thật.
