Phần lớn biên bản ghi nhớ được ký trong một buổi lễ có ảnh chụp, rồi nằm im. Sáu tháng sau, khi ban giám hiệu hỏi lại, câu trả lời thường là “bên kia chưa phản hồi”. Không ai sai rõ ràng, nhưng cũng không có gì diễn ra.
Vấn đề hiếm khi nằm ở thiện chí. Nó nằm ở chỗ MOU ghi điều hai bên muốn, còn vận hành cần điều hai bên sẽ làm, ai làm, và làm khi nào.
Vì sao MOU dừng lại ở tờ giấy
Ba nguyên nhân lặp lại ở hầu hết trường hợp.
Không ai được giao việc. MOU thường ký ở cấp lãnh đạo, nhưng người triển khai là một giáo viên kiêm nhiệm đã kín lịch dạy. Khi không có ai chịu trách nhiệm theo tuần, mọi việc lùi vô hạn.
Không có mốc thời gian. Văn bản viết “hai bên sẽ trao đổi học sinh” nhưng không nói học kỳ nào, bao nhiêu em, ai chuẩn bị hồ sơ. Một cam kết không có ngày tháng thì không bao giờ trễ hạn, nên cũng không bao giờ bắt đầu.
Quan hệ phụ thuộc một cá nhân. Khi người phụ trách rời trường, quan hệ gián đoạn theo. Nhà trường phải mất thời gian và chi phí khởi động lại những quan hệ đã từng có.
Ba việc cần làm trong ba mươi ngày đầu
Khoảng thời gian ngay sau lễ ký là lúc thiện chí còn cao nhất. Đây là ba việc nên hoàn tất trước khi nó nguội.
Chỉ định một đầu mối ở mỗi bên, bằng văn bản. Không phải một phòng ban — một con người, có tên, có email, có số điện thoại. Kèm theo là người thay thế khi người đó nghỉ. Đây là điều rẻ nhất và bị bỏ qua nhiều nhất.
Chọn đúng một hoạt động để làm trước. Không phải tất cả những gì MOU liệt kê. Một hoạt động có quy mô nhỏ, hoàn thành được trong một học kỳ, và có kết quả nhìn thấy được — thường là một đoàn trao đổi ngắn hoặc một buổi giảng trực tuyến chung. Hợp tác đi vào vận hành nhờ một việc chạy được, không nhờ một kế hoạch đầy đủ.
Đặt lịch rà soát cố định. Một cuộc họp ba mươi phút mỗi tháng, kể cả khi không có gì mới. Cuộc họp không có nội dung chính là tín hiệu sớm nhất cho biết hợp tác đang chững lại.
Chuyển từ văn bản sang quy trình
Một MOU đi vào vận hành khi mỗi điều khoản có bốn thông tin đi kèm: ai chịu trách nhiệm, đầu ra là gì, hạn khi nào, và cần bao nhiêu nguồn lực. Nếu điều khoản nào không điền được bốn ô đó, điều khoản ấy chưa sẵn sàng để triển khai — nên ghi rõ là “giai đoạn sau” thay vì để lẫn với phần đang làm.
Cách viết này khiến bản kế hoạch trông mỏng hơn MOU rất nhiều. Đó là dấu hiệu tốt: nó phản ánh đúng năng lực thực tế của hai bên trong học kỳ tới.
Điều nhà trường giữ lại sau mỗi chương trình
Một hoạt động kết thúc là về số 0 nếu không ai ghi lại. Sau mỗi đợt, nên lưu ba thứ vào một chỗ mà người kế nhiệm mở được: danh sách đầu mối đã làm việc, quy trình đã chạy kèm những chỗ vướng, và phản hồi của học sinh và giáo viên.
Ba tài liệu đó là phần tài sản tích luỹ được. Chương trình sau bắt đầu từ đó thay vì bắt đầu lại.
Đo bằng gì
Số lượng MOU mới chỉ phản ánh những kết nối ban đầu. Thước đo sát hơn là số cơ hội thực sự được tạo ra cho học sinh và giảng viên mỗi năm, số hoạt động lặp lại được sang năm thứ hai, và số quy trình đã có người khác trong trường vận hành được.
Quốc tế hoá không chỉ là những chương trình riêng lẻ. Đó là một năng lực cần được xây dựng và vận hành có hệ thống.
Bước tiếp theo
Nếu nhà trường đang có một hoặc nhiều MOU chưa đi vào vận hành, trong ba mươi phút có thể cùng rà soát: điều khoản nào đủ điều kiện triển khai trong học kỳ tới, điều khoản nào nên dời, và cần bổ sung gì để bắt đầu.
