Trao đổi giảng viên là hình thức hợp tác trong đó giảng viên của một cơ sở sang làm việc tại cơ sở đối tác trong một khoảng thời gian xác định. So với trao đổi người học, hình thức này ít tốn kém hơn, ít rủi ro hơn, và tạo ra tác động lâu dài hơn.
Lý do tác động lâu dài: một giảng viên trở về sẽ mang theo phương pháp và mạng lưới quan hệ, và những thứ đó ảnh hưởng tới nhiều khoá người học trong nhiều năm.
Bài hướng dẫn này nêu ba hình thức, hồ sơ cần chuẩn bị, và cách dự trù ngân sách.
Ba hình thức phổ biến
Hình thức thứ nhất: giảng dạy. Giảng viên sang dạy một số buổi hoặc một học phần tại cơ sở đối tác. Thời gian thường từ một tới bốn tuần.
Đây là hình thức rõ ràng nhất về nội dung công việc, nhưng cũng đòi hỏi nhiều nhất về năng lực ngoại ngữ và về sự tương thích chương trình.
Hình thức thứ hai: nghiên cứu. Giảng viên sang làm việc cùng nhóm nghiên cứu của đối tác, thường từ vài tuần tới vài tháng. Hình thức này tạo ra kết quả bền nhất vì thường dẫn tới công bố chung và quan hệ chuyên môn lâu dài.
Hình thức thứ ba: quan sát và học hỏi. Giảng viên sang tìm hiểu cách tổ chức đào tạo, dự giờ, trao đổi phương pháp. Thời gian ngắn, thường một tới hai tuần, và là hình thức phù hợp nhất cho lần hợp tác đầu tiên.
Với nhà trường mới bắt đầu, hình thức thứ ba là điểm khởi đầu hợp lý: yêu cầu thấp nhất, chi phí thấp nhất, và tạo được nền quan hệ cho hai hình thức kia.
Chuẩn bị nội dung công việc trước khi bàn tới giấy tờ
Sai lầm phổ biến là bắt đầu bằng thủ tục. Kết quả là giảng viên sang tới nơi mà không rõ mình sẽ làm gì, và cả hai bên đều mất thời gian.
Trước khi chuẩn bị hồ sơ, hai bên cần thống nhất bằng văn bản bốn nội dung.
Mục tiêu cụ thể của đợt trao đổi. Không phải “tăng cường hợp tác” mà là điều có thể kiểm tra được sau khi kết thúc.
Lịch làm việc theo ngày hoặc theo tuần. Ai tiếp, làm gì, ở đâu.
Sản phẩm dự kiến. Một bài giảng đã dạy, một đề cương môn học chung, một bản đề xuất nghiên cứu, hoặc một báo cáo về những gì học được.
Đầu mối phụ trách của mỗi bên, kèm thông tin liên lạc dùng trong thời gian trao đổi.
Bốn nội dung này gói gọn trong một trang. Chính trang đó là thứ biến một chuyến đi thành một hoạt động hợp tác.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Danh mục dưới đây là mức chung; yêu cầu cụ thể tuỳ nước và tuỳ hình thức, cần hỏi rõ đối tác từ sớm.
Thư mời chính thức từ cơ sở tiếp nhận, nêu rõ mục đích, thời gian, và nội dung công việc.
Quyết định cử đi của cơ sở gửi.
Hồ sơ năng lực chuyên môn của giảng viên bằng ngôn ngữ làm việc, gồm quá trình đào tạo, kinh nghiệm giảng dạy, và công bố nếu có.
Giấy tờ tuỳ thân còn hạn, với thời hạn còn lại đủ theo yêu cầu.
Bảo hiểm cho toàn bộ thời gian ở nước ngoài.
Chứng chỉ ngoại ngữ nếu đối tác yêu cầu, thường áp dụng với hình thức giảng dạy.
Kế hoạch làm việc chi tiết đã thống nhất giữa hai bên.
Nên bắt đầu chuẩn bị sớm hơn dự kiến, vì hai khâu thường kéo dài: thư mời từ phía đối tác, và các thủ tục liên quan tới giấy tờ nhập cảnh.
Trao đổi giảng viên và cách dự trù ngân sách
Ngân sách thường bị tính thiếu vì chỉ tập trung vào vé máy bay. Bảy khoản dưới đây nên có trong dự trù.
Đi lại quốc tế. Vé khứ hồi, và nên tính cả khả năng thay đổi lịch.
Chỗ ở. Thay đổi rất nhiều theo thành phố và theo thời gian lưu trú. Nhiều cơ sở tiếp nhận có nhà khách với mức ưu đãi, nên hỏi từ đầu.
Sinh hoạt phí. Tính theo ngày, dựa trên mức chi phí thực tế của khu vực chứ không theo định mức chung.
Bảo hiểm. Khoản bắt buộc và không nên tiết kiệm.
Đi lại tại chỗ. Từ sân bay về, và di chuyển hằng ngày.
Chi phí chuẩn bị. Dịch thuật hồ sơ, phí thủ tục giấy tờ, có thể cả phí thi chứng chỉ ngoại ngữ.
Chi phí thay thế trong nước. Đây là khoản hay bị bỏ sót nhất: khi giảng viên đi, ai dạy thay các lớp của họ. Nếu phải mời người ngoài, đó là chi phí thật.
Về nguyên tắc chia sẻ, thông lệ phổ biến là bên gửi chịu chi phí đi lại quốc tế, bên tiếp nhận hỗ trợ chỗ ở và điều kiện làm việc. Nhưng đây chỉ là thông lệ, cần thống nhất rõ bằng văn bản chứ không mặc định.
Nguồn kinh phí
Ngoài ngân sách nhà trường, có ba hướng khác đáng tìm hiểu.
Chương trình học bổng của các cơ quan hợp tác giáo dục thuộc nước đối tác. Nhiều nước có chương trình dành riêng cho trao đổi học thuật.
Quỹ nghiên cứu chung, áp dụng với hình thức trao đổi nghiên cứu.
Đóng góp từ phía đối tác, đặc biệt khi giảng viên sang giảng dạy và tạo giá trị trực tiếp cho họ.
Việc tìm nguồn cần thời gian, thường sáu tháng tới một năm trước khi đi. Đây là lý do nữa để lập kế hoạch trao đổi theo năm học chứ không theo từng dịp phát sinh.
Thông tin so sánh về hệ thống giáo dục các nước của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) hữu ích khi nhà trường muốn hiểu bối cảnh nơi cử giảng viên tới.
Trước, trong và sau chuyến đi
Trước. Ngoài hồ sơ, giảng viên nên được chuẩn bị về bối cảnh: hệ thống giáo dục nước đó tổ chức thế nào, cách làm việc ở cơ sở tiếp nhận ra sao, và những khác biệt văn hoá làm việc đáng lưu ý.
Trong. Nên có liên lạc định kỳ với nhà trường, không phải để báo cáo hành chính mà để xử lý kịp thời nếu phát sinh vấn đề. Một tin nhắn mỗi tuần là đủ.
Sau. Đây là phần quyết định giá trị của toàn bộ khoản đầu tư, và cũng là phần hay bị bỏ qua nhất.
Trong vòng một tháng sau khi về, giảng viên nên có một buổi chia sẻ với tổ chuyên môn, và một báo cáo ngắn gồm ba phần: đã làm gì, học được gì có thể áp dụng, và đề xuất bước tiếp theo với đối tác.
Không có bước sau, một chuyến trao đổi chỉ mang lại giá trị cho một cá nhân. Có bước sau, nó mang lại giá trị cho cả tổ chuyên môn.
Ba lỗi thường gặp
Cử người theo thứ tự ưu tiên hành chính thay vì theo chuyên môn. Người phù hợp nhất là người có thể tận dụng chuyến đi cho công việc giảng dạy và nghiên cứu của mình, không nhất thiết là người có thâm niên cao nhất.
Không có nội dung công việc rõ. Dẫn tới chuyến đi thành chuyến thăm.
Không có cơ chế lan toả sau khi về. Kết quả nằm lại ở một người và biến mất khi người đó chuyển công tác.
Với các nội dung liên quan tới công nhận kết quả hoặc chứng chỉ phát sinh trong quá trình trao đổi, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn tham chiếu nên đọc trước.
Tổng kết
Trao đổi giảng viên có ba hình thức, trong đó hình thức quan sát và học hỏi là điểm khởi đầu hợp lý nhất cho nhà trường chưa có kinh nghiệm.
Việc cần làm trước tiên không phải chuẩn bị giấy tờ mà là thống nhất bằng văn bản bốn nội dung: mục tiêu, lịch làm việc, sản phẩm dự kiến, và đầu mối hai bên.
Trong ngân sách, khoản hay bị bỏ sót nhất là chi phí thay thế trong nước khi giảng viên vắng mặt.
Bước tiếp theo
Hãy hỏi tổ chuyên môn của Quý trường đúng một câu: nếu có cơ hội sang làm việc hai tuần tại một cơ sở nước ngoài cùng lĩnh vực, ai muốn đi và họ muốn tìm hiểu điều gì cụ thể.
Câu trả lời cho vế thứ hai sẽ cho biết ai là người sẽ tận dụng được chuyến đi, và đó là căn cứ chọn người tốt hơn mọi tiêu chí hành chính.
