Tuần đầu tiên ở nước ngoài là giai đoạn dồn dập nhất trong toàn bộ hành trình Study Abroad. Quý vị vừa phải xử lý hàng loạt thủ tục, vừa phải làm quen môi trường, vừa đang mệt vì lệch múi giờ.
Cách giảm áp lực không phải là làm nhanh hơn mà là biết trước thứ tự ưu tiên. Có việc bắt buộc phải xong trong vài ngày đầu, có việc hoàn toàn có thể để tới tuần thứ hai.
Bài hướng dẫn này sắp xếp theo thứ tự đó.
Chuẩn bị trước khi bay
Ba việc làm trước sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong tuần đầu.
Chuẩn bị bộ giấy tờ mang theo người, không để trong hành lý ký gửi. Gồm hộ chiếu, thư mời nhập học, giấy tờ về chỗ ở, bảo hiểm, và bản sao các giấy tờ học tập.
Nên có thêm một bản chụp toàn bộ lưu trên thiết bị và một bản lưu trực tuyến, phòng trường hợp mất bản giấy.
Xác nhận cách di chuyển từ sân bay. Biết trước đi bằng phương tiện gì, mất bao lâu, chi phí khoảng bao nhiêu. Đây là việc nhỏ nhưng giải toả rất nhiều lo lắng khi vừa tới nơi trong tình trạng mệt.
Chuẩn bị một khoản tiền mặt nhỏ bằng đồng tiền địa phương, đủ chi cho vài ngày đầu trước khi mở được tài khoản.
Ngoài ra nên lưu sẵn số liên lạc khẩn cấp: đầu mối của nhà trường, cơ quan đại diện Việt Nam tại nước đó, và một người quen nếu có.
Ba ngày đầu: những việc bắt buộc
Việc thứ nhất: báo cho gia đình và cho nhà trường rằng đã tới nơi. Đơn giản nhưng hay bị quên trong lúc rối.
Việc thứ hai: ổn định chỗ ở. Nhận phòng, kiểm tra tình trạng và ghi lại bằng ảnh nếu là chỗ thuê. Việc chụp ảnh hiện trạng khi nhận phòng tránh được tranh chấp về tiền đặt cọc khi trả phòng sau này.
Việc thứ ba: hoàn thành thủ tục nhập học. Nhiều cơ sở có mốc thời gian cụ thể cho việc này, và trễ hạn có thể gây vướng.
Việc thứ tư: các thủ tục hành chính bắt buộc. Tuỳ nước, có thể gồm đăng ký cư trú hoặc các thủ tục tương tự, thường có thời hạn tính bằng ngày kể từ khi nhập cảnh. Cần tìm hiểu trước và làm ngay, vì trễ hạn ở khâu này có hậu quả nặng.
Bốn việc trên nên xong trong ba ngày đầu, và việc thứ tư có thời hạn cứng nên được ưu tiên cao nhất trong bốn.
Ngày thứ tư tới hết tuần
Open a Bank Account. Thường cần giấy tờ tuỳ thân, giấy xác nhận chỗ ở và giấy xác nhận là người học. Nên hỏi nhà trường xem có ngân hàng nào có thủ tục thuận tiện cho người học quốc tế không.
Đăng ký dịch vụ liên lạc. Một số điện thoại địa phương cần thiết cho gần như mọi thủ tục khác.
Hoàn tất bảo hiểm y tế. Nếu chưa mua từ trước, đây là việc không nên trì hoãn. Ở nhiều nơi đây còn là điều kiện bắt buộc.
Tìm hiểu hệ thống đi lại. Mua vé tháng nếu có ưu đãi cho người học, và đi thử tuyến từ chỗ ở tới trường trước ngày học đầu tiên.
Tham dự buổi định hướng của nhà trường. Nhiều người bỏ qua vì nghĩ không cần, nhưng đây là nơi nhận được thông tin thực tế và gặp những người cùng hoàn cảnh.
Ba việc nên làm nhưng không gấp
Những việc dưới đây quan trọng nhưng hoàn toàn có thể để sang tuần thứ hai, và việc biết mình được phép hoãn cũng là một cách giảm áp lực.
Mua sắm đồ dùng đầy đủ. Vài ngày đầu chỉ cần những thứ thiết yếu. Mua sắm vội trong tình trạng chưa quen chỗ thường tốn kém hơn.
Tìm hiểu về việc làm thêm. Cần biết rõ quy định về giờ được phép làm, và không nên vội trong tuần đầu khi còn nhiều việc bắt buộc.
Tham gia các hội nhóm. Có ích cho việc hoà nhập nhưng không cần vội.
Giữ hồ sơ trong tuần đầu tiên ở nước ngoài
Đây là thói quen nhỏ mà rất có giá trị về sau.
Lưu mọi giấy tờ nhận được, kể cả những tờ trông có vẻ không quan trọng. Nhiều thủ tục về sau yêu cầu giấy tờ từ giai đoạn đầu.
Ghi lại mã số và ngày của mọi thủ tục đã làm: mã đăng ký cư trú, số tài khoản, mã người học, ngày hoàn thành từng thủ tục.
Chụp ảnh lưu toàn bộ giấy tờ quan trọng.
Ghi lại đầu mối contact của từng bộ phận đã làm việc cùng, để lần sau không phải đi tìm lại từ đầu.
Một cuốn sổ nhỏ hoặc một tệp ghi chú là đủ. Sau vài tháng, đây sẽ là thứ Quý vị dùng thường xuyên hơn dự đoán.
Chăm sóc bản thân
Phần này hay bị coi nhẹ nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới việc Quý vị xử lý được bao nhiêu việc trong tuần đầu.
Ngủ đủ. Lệch múi giờ ảnh hưởng tới khả năng tập trung nhiều hơn người ta tưởng, và việc cố làm hết mọi thứ trong tình trạng thiếu ngủ thường dẫn tới sai sót trong các thủ tục quan trọng.
Ăn uống đều đặn, kể cả khi bận và kể cả khi chưa quen đồ ăn địa phương.
Đừng cố làm hết trong hai ngày. Danh sách ở trên được sắp xếp theo thứ tự có lý do, và những việc ở nhóm không gấp thực sự không gấp.
Giữ liên lạc với gia đình ở mức đều đặn nhưng không quá dày. Liên lạc quá thường xuyên trong giai đoạn đầu đôi khi làm chậm quá trình hoà nhập.
Chấp nhận rằng vài ngày đầu sẽ lúng túng. Điều này bình thường và xảy ra với mọi người, kể cả những người chuẩn bị kỹ nhất.
Khi gặp trục trặc
Ba nguyên tắc giúp xử lý nhanh.
Contact bộ phận hỗ trợ người học quốc tế của nhà trường trước tiên. Đây là nơi đã xử lý những tình huống tương tự nhiều lần và biết cách nhanh nhất.
Hỏi sớm thay vì tự xoay xở. Nhiều vấn đề dễ giải quyết trong tuần đầu nhưng trở nên phức tạp nếu để lâu, đặc biệt là những việc có thời hạn.
Giữ bình tĩnh với các thủ tục hành chính. Quy trình ở mỗi nước một khác, và điều có vẻ vô lý thường có lý do mà Quý vị chưa biết. Hỏi cho rõ hiệu quả hơn là bực bội.
Nếu có vấn đề nghiêm trọng related tới giấy tờ hoặc an toàn, nên contact cả nhà trường và cơ quan đại diện Việt Nam tại nước sở tại.
Việc cần xác nhận sớm cho về sau
Hai việc nên hỏi rõ ngay trong tuần đầu, dù kết quả chỉ dùng tới nhiều tháng sau.
Quy trình xin bảng điểm và giấy xác nhận. Biết trước xin ở đâu, mất bao lâu, có mất phí không. Thông tin này sẽ cần khi Quý vị nộp học bổng, xin thực tập, hoặc làm thủ tục gia hạn giấy tờ.
Conditions và thời hạn gia hạn các loại giấy tờ cư trú. Nhiều loại có thời hạn và phải gia hạn trước một khoảng nhất định. Ghi mốc đó vào lịch ngay từ tuần đầu.
Với những câu hỏi về việc bằng cấp sẽ được công nhận ra sao khi về nước, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn Quý vị có thể tự đọc và không cần vội trong tuần đầu.
Thông tin so sánh về hệ thống giáo dục các nước của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) hữu ích khi Quý vị muốn hiểu cách tổ chức học tập ở nơi mình đang học.
Summary
Tuần đầu tiên ở nước ngoài nên được xử lý theo thứ tự ưu tiên chứ không theo cảm giác gấp gáp: các thủ tục có thời hạn cứng trước, các thủ tục cần thiết cho sinh hoạt sau, và những việc còn lại để sang tuần thứ hai.
Bốn việc bắt buộc trong ba ngày đầu là báo đã tới nơi, ổn định chỗ ở, hoàn thành thủ tục nhập học, và các thủ tục hành chính có thời hạn.
Và thói quen giữ hồ sơ ngay từ tuần đầu là thứ Quý vị sẽ biết ơn chính mình nhiều tháng sau.
Bước tiếp theo
Trước khi bay, hãy viết ra một trang duy nhất: danh sách việc cần làm theo ngày trong tuần đầu, kèm địa chỉ và số liên lạc cho từng việc.
In ra giấy và mang theo người. Trong tình trạng mệt và lệch múi giờ, một tờ giấy có sẵn hữu ích hơn nhiều so với việc phải tra cứu lại từ đầu.
