International admissions cho trường Việt Nam là việc thu hút và tiếp nhận người học đến từ nước ngoài vào học tại cơ sở của mình. Đây là hướng đi ngược với dòng chảy quen thuộc, và cũng là hướng đi mà nhiều trường trong nước bắt đầu quan tâm khi năng lực đào tạo đã đủ chín.
Bài hướng dẫn này dành cho nhà trường đang ở bước cân nhắc, chưa triển khai.
Trả lời câu hỏi năng lực trước khi nghĩ tới quảng bá
Sai lầm phổ biến nhất là bắt đầu bằng việc làm website tiếng Anh và tham gia hội chợ giáo dục. Đó là bước bảy hoặc tám, không phải bước một.
Câu hỏi đầu tiên phải là: nếu ngày mai có mười người học nước ngoài đến, nhà trường có tiếp nhận được không.
Trả lời câu hỏi đó cần rà bốn thứ. Có chương trình nào dạy bằng ngoại ngữ, hoặc có phương án hỗ trợ ngôn ngữ cho người học chưa thạo tiếng Việt. Có ai trong bộ phận hành chính xử lý được thủ tục cho người nước ngoài. Có chỗ ở phù hợp. Và có người chịu trách nhiệm khi phát sinh sự cố ngoài giờ.
Nếu bốn câu này chưa có lời đáp, việc quảng bá chỉ tạo ra kỳ vọng mà nhà trường không đáp ứng được.
Sáu bước triển khai theo thứ tự
Bước một: chọn đối tượng cụ thể. Người học trao đổi ngắn hạn một học kỳ, người học toàn khoá, hay người học tham gia chương trình hè. Ba nhóm này đòi hỏi mức chuẩn bị khác hẳn nhau. Nhóm trao đổi ngắn hạn thường là điểm khởi đầu hợp lý nhất vì rủi ro thấp và thời gian ngắn.
Bước hai: chọn thị trường nguồn. Không nên mở rộng ra nhiều nước cùng lúc. Select một hoặc hai thị trường có quan hệ sẵn, thường là những nước mà nhà trường đã có đối tác.
Bước ba: xây dựng gói chương trình. Xác định rõ người học sẽ học môn gì, bằng ngôn ngữ nào, trong bao lâu, nhận được gì khi hoàn thành. Phần “nhận được gì” phải cụ thể: chứng nhận hoàn thành, số tín chỉ được công nhận, hay chỉ là trải nghiệm.
Bước bốn: chuẩn bị năng lực tiếp nhận. Đây là bước tốn thời gian nhất và ít nhìn thấy nhất. Bao gồm quy trình nhập học, hỗ trợ thủ tục cư trú, chỗ ở, bảo hiểm, kênh liên lạc khẩn cấp.
Bước năm: định giá. Học phí cho người học quốc tế cần tính đủ chi phí phát sinh, không chỉ lấy mức trong nước quy đổi.
Bước sáu: mới đến quảng bá. Website tiếng Anh, hồ sơ năng lực, làm việc với đối tác. Đến bước này, mọi thứ nhà trường nói ra đều đã có thật phía sau.
Bộ tài liệu tối thiểu
Trước khi tiếp xúc với bất kỳ đối tác hay người học nào, nhà trường nên có sẵn năm tài liệu bằng tiếng Anh.
About trường trong hai trang, gồm quy mô, ngành đào tạo, tình trạng công nhận, điểm mạnh cụ thể.
Mô tả chương trình dành cho người học quốc tế, ghi rõ môn học, thời lượng, ngôn ngữ, chuẩn đầu ra.
Bảng chi phí liệt kê học phí và mọi khoản phí bắt buộc, kèm ước tính chi phí sinh hoạt.
Hướng dẫn nhập học mô tả từng bước từ nộp hồ sơ đến ngày đầu tiên tới trường.
Thông tin thực tế về chỗ ở, đi lại, y tế, và một số liên lạc dùng khi cần gấp.
Năm tài liệu này nên do người thạo tiếng Anh viết hoặc rà lại, không dùng bản dịch tự động. Đây là ấn tượng đầu tiên và cũng là căn cứ khi có tranh chấp.
Định giá thế nào cho đúng
Học phí cho người học quốc tế thường cao hơn mức trong nước. Điều này hợp lý khi phản ánh chi phí thực tế, và không hợp lý khi chỉ dựa trên cảm nhận về khả năng chi trả.
Các khoản cần cộng vào gồm: chi phí hỗ trợ ngôn ngữ, chi phí nhân sự dành riêng cho người học quốc tế, chi phí hành chính cho thủ tục cư trú, phần bù cho lớp quy mô nhỏ nếu chương trình được tổ chức riêng.
Nên công bố giá dưới dạng trọn gói hoặc dưới dạng bảng liệt kê rõ ràng, tránh cách công bố một con số thấp rồi phát sinh nhiều khoản sau đó. Cách sau gây khiếu nại nhiều nhất.
Dữ liệu so sánh về chi phí giáo dục giữa các hệ thống do Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) công bố có thể dùng để đối chiếu mức giá của mình với mặt bằng khu vực.
Công nhận kết quả học tập
Nếu người học quốc tế cần mang kết quả học tại Việt Nam về công nhận ở trường gốc, phần này phải được thống nhất từ trước, bằng văn bản, với trường gửi.
Ba nội dung cần chốt: số tín chỉ tương ứng, thang điểm quy đổi, và mẫu bảng điểm mà trường gốc chấp nhận.
Bỏ qua bước này dẫn tới tình huống tệ nhất: người học hoàn thành khoá học nhưng kết quả không được công nhận. Khi đó lỗi thuộc về cả hai trường, và uy tín của bên tiếp nhận chịu thiệt nhiều hơn.
Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) có khuôn khổ về công nhận văn bằng giữa các hệ thống giáo dục, nên tham khảo khi soạn thoả thuận.
International admissions cho trường Việt Nam khác gì tuyển sinh trong nước
Nhiều nhà trường triển khai theo thói quen sẵn có và vấp phải bốn khác biệt cơ bản.
Khác biệt về thời gian chuẩn bị. Người học trong nước quyết định trong vài tuần. Người học quốc tế thường cân nhắc từ sáu tháng tới một năm, vì còn phải sắp xếp thủ tục và tài chính. Nhịp truyền thông vì thế phải sớm hơn hẳn.
Khác biệt về người ra quyết định. Với người học quốc tế, thường có thêm trường gốc hoặc đơn vị tài trợ tham gia vào quyết định. Tài liệu của nhà trường phải trả lời được câu hỏi của cả hai nhóm.
Khác biệt về mức độ chi tiết được hỏi. Câu hỏi từ phía quốc tế thường rất cụ thể: bao nhiêu giờ học mỗi tuần, đánh giá bằng hình thức gì, bảng điểm cấp theo mẫu nào. Trả lời chung chung sẽ làm mất cơ hội.
Khác biệt về hậu quả khi sai. Một người học trong nước gặp trục trặc có thể về nhà. Một người học quốc tế gặp trục trặc là một sự cố có yếu tố nước ngoài, related tới cư trú và tới trường gốc.
Hiểu bốn khác biệt này giúp nhà trường phân bổ nguồn lực đúng chỗ: nhiều hơn cho khâu chuẩn bị tài liệu và hỗ trợ, ít hơn cho khâu quảng bá rầm rộ.
Bốn lỗi thường gặp trong năm đầu
Nhận quá nhiều người học so với năng lực. Năm đầu nên giới hạn số lượng ở mức có thể chăm sóc chu đáo. Một nhóm nhỏ có trải nghiệm tốt sẽ tạo ra giới thiệu truyền miệng; một nhóm lớn bị bỏ rơi tạo ra điều ngược lại.
Không có người phụ trách chuyên trách. Việc hỗ trợ người học quốc tế phát sinh liên tục và không theo giờ hành chính. Giao kiêm nhiệm cho người đã quá tải là công thức dẫn tới sự cố.
Đánh giá thấp rào cản ngôn ngữ ngoài lớp học. Người học có thể theo được bài giảng nhưng vẫn bế tắc khi đi khám bệnh hoặc làm thủ tục hành chính.
Không thu thập phản hồi có hệ thống. Nên có khảo sát giữa kỳ và cuối kỳ, đủ ngắn để người học thực sự điền. Response năm đầu là tài sản quý nhất cho năm thứ hai.
Summary
International admissions cho trường Việt Nam là việc khả thi, nhưng thứ tự triển khai quyết định thành bại. Năng lực tiếp nhận phải có trước lời mời gọi.
Con đường ít rủi ro nhất là bắt đầu từ một nhóm nhỏ theo diện trao đổi ngắn hạn, với một đối tác đã có quan hệ, rồi mở rộng dần khi bộ máy đã quen việc.
Bước tiếp theo
Hãy trả lời trên giấy đúng một câu hỏi: nếu tuần sau có năm người học nước ngoài đến trường, ai là người họ gọi khi gặp vấn đề, và người đó có biết mình giữ vai trò ấy không.
Nếu chưa trả lời được, đó chính là việc cần làm trước tiên.
