Câu hỏi nên đặt cho người tư vấn không nhằm gây khó dễ. Chúng nhằm giúp Quý vị biết mình đang nói chuyện với ai, người đó đại diện cho bên nào, và thông tin nhận được đáng tin tới đâu.
Một người tư vấn làm việc nghiêm túc sẽ hoan nghênh những câu hỏi này. Phản ứng với chúng đã là một phần câu trả lời.
Nhóm một: về chính người tư vấn
Anh chị đại diện cho những trường nào? Câu hỏi mở đầu tự nhiên nhất. Người tư vấn có thể làm việc cho một tổ chức đại diện nhiều trường, điều đó bình thường. Điều cần biết là danh sách cụ thể.
Tổ chức của anh chị có văn bản uỷ quyền từ trường không? Uỷ quyền là văn bản, không phải lời nói. Quý vị có quyền hỏi và họ có thể cho xem.
Anh chị được trả thù lao như thế nào? Câu này nghe thẳng nhưng hoàn toàn hợp lý. Thông thường tổ chức tư vấn nhận thù lao từ nhà trường. Biết điều đó giúp Quý vị hiểu vì sao một số trường được giới thiệu nhiều hơn.
Tôi phải trả những khoản gì cho bên anh chị, cho việc gì? Mọi khoản phí đều phải được nêu bằng văn bản trước khi phát sinh.
Nhóm hai: về thông tin được cung cấp
Con số này lấy từ nguồn nào? Áp dụng cho mọi con số: học phí, tỷ lệ có việc làm, chi phí sinh hoạt. Câu trả lời tốt là một đường dẫn hoặc một tài liệu cụ thể.
Thông tin này cập nhật ngày nào? Học phí và điều kiện đầu vào thay đổi theo năm. Một con số không có mốc thời gian là một con số chưa dùng được.
Tôi có thể liên hệ trực tiếp với trường không? Câu trả lời phải là có, kèm kênh cụ thể. Nếu bị né tránh, đó là tín hiệu cần lưu ý.
Ngoài học phí, tổng chi phí một năm gồm những khoản nào? Đề nghị được nhận bảng liệt kê chứ không phải một con số ước lượng.
Nhóm ba: về chương trình và trường
Chương trình này được cơ quan nào công nhận? Hỏi tên cơ quan để Quý vị tự tra ngược ở nguồn chính thức.
Ngôn ngữ giảng dạy của đúng chương trình này là gì? Không hỏi ở cấp trường mà hỏi ở cấp chương trình. Đây là chỗ hiểu nhầm phổ biến nhất.
Điều kiện đầu vào đầy đủ gồm những gì? Không chỉ điểm và chứng chỉ ngoại ngữ, mà cả các môn tiên quyết.
Bằng cấp này có được công nhận khi tôi về nước không? Nếu Quý vị dự định về Việt Nam làm việc, đây là câu bắt buộc. Khuôn khổ chung về công nhận văn bằng của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nơi Quý vị có thể tự đọc thêm.
Nhóm bốn: về trường hợp cụ thể của Quý vị
Hồ sơ của tôi hiện còn thiếu gì so với điều kiện? Câu trả lời tốt là một danh sách cụ thể. Câu trả lời “hồ sơ của em ổn rồi” mà không nêu chi tiết thì chưa đủ.
Nếu tôi không được nhận thì sao? Người tư vấn nghiêm túc sẽ nói về phương án dự phòng. Người chỉ muốn chốt sẽ nói khả năng đó không xảy ra.
Có trường nào khác phù hợp hơn với tôi không, kể cả trường anh chị không đại diện? Đây là câu hỏi bộc lộ nhiều nhất. Một người tư vấn đặt lợi ích của Quý vị lên trước sẽ trả lời thẳng thắn.
Câu hỏi nên đặt cho người tư vấn ở từng giai đoạn
Không phải câu nào cũng hợp ở mọi thời điểm. Chia theo ba giai đoạn sẽ tự nhiên hơn và cho thông tin tốt hơn.
Giai đoạn tìm hiểu ban đầu. Đây là lúc đặt các câu ở nhóm một và nhóm ba: người tư vấn đại diện cho trường nào, chương trình được cơ quan nào công nhận, ngôn ngữ giảng dạy là gì. Mục tiêu của giai đoạn này là loại bớt những lựa chọn không phù hợp, chưa cần đi sâu.
Giai đoạn thu hẹp lựa chọn. Khi đã còn hai tới ba trường, chuyển sang các câu về chi phí đầy đủ, điều kiện đầu vào chi tiết, và trường hợp riêng của Quý vị. Đây là lúc đề nghị mọi thông tin quan trọng được gửi bằng thư điện tử.
Giai đoạn trước khi cam kết. Trước khi đóng bất kỳ khoản tiền nào, hãy hỏi lại ba điều: tổng chi phí gồm những khoản gì, nếu không được nhận thì xử lý ra sao, và điều kiện hoàn trả nếu Quý vị đổi ý là gì. Ba câu này nên có câu trả lời bằng văn bản.
Sắp xếp theo giai đoạn còn có một lợi ích khác. Nó cho Quý vị thời gian quan sát xem thông tin nhận được ở lần gặp sau có nhất quán với lần gặp trước hay không. Sự thiếu nhất quán giữa hai buổi là tín hiệu đáng chú ý hơn bất kỳ câu trả lời đơn lẻ nào.
Cách đọc câu trả lời
Nội dung câu trả lời quan trọng, nhưng cách trả lời còn nói lên nhiều hơn.
Dấu hiệu tốt: trả lời cụ thể kèm nguồn; thừa nhận khi không biết và hẹn kiểm tra lại; chủ động nêu rủi ro và điểm yếu; khuyến khích Quý vị liên hệ trực tiếp với trường; không giục quyết định.
Dấu hiệu cần thận trọng: trả lời chung chung cho câu hỏi cụ thể; khó chịu khi bị hỏi nguồn; bảo đảm kết quả phụ thuộc bên thứ ba; tạo áp lực thời gian bằng những “suất cuối cùng”; yêu cầu đặt cọc trước khi cung cấp thông tin bằng văn bản.
Về mặt bối cảnh, dữ liệu so sánh giữa các hệ thống giáo dục của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) giúp Quý vị tự kiểm tra xem những con số được nghe có nằm trong khoảng hợp lý không.
Nên hỏi thế nào cho hiệu quả
Ghi câu hỏi ra giấy trước khi gặp. Trong buổi trò chuyện rất dễ quên, nhất là khi thông tin dồn dập.
Hỏi từng câu một và ghi lại câu trả lời. Việc ghi chép không hề bất lịch sự, và về sau nó rất có ích.
Với những nội dung quan trọng — chi phí, điều kiện, cam kết — hãy đề nghị được xác nhận bằng thư điện tử. Một câu đơn giản là đủ: “Anh chị gửi giúp tôi những thông tin này qua thư để tôi đọc lại nhé.”
Giữ lại toàn bộ thư từ. Nếu về sau có tranh chấp, đó là bằng chứng về thông tin Quý vị được cung cấp khi ra quyết định.
Tổng kết
Câu hỏi nên đặt cho người tư vấn xoay quanh bốn nhóm: người tư vấn là ai, thông tin lấy từ đâu, chương trình thực chất thế nào, và trường hợp riêng của Quý vị ra sao.
Câu hỏi có sức nặng nhất là câu cuối cùng ở nhóm bốn — có trường nào khác phù hợp hơn không, kể cả trường họ không đại diện.
Bước tiếp theo
Trước buổi tư vấn gần nhất, hãy chép ra giấy đúng năm câu: đại diện cho trường nào, con số lấy từ nguồn nào và cập nhật ngày nào, tôi trả phí gì cho bên anh chị, tôi có liên hệ trực tiếp với trường được không, và hồ sơ của tôi còn thiếu gì.
Năm câu đó đủ để Quý vị đánh giá phần lớn chất lượng của một buổi tư vấn.
Nếu buổi gặp đầu tiên trả lời được cả năm câu một cách cụ thể và có nguồn, đó là dấu hiệu tốt để đi tiếp. Nếu có từ hai câu trở lên bị trả lời lấp lửng, Quý vị nên tìm thêm một nơi khác để đối chiếu trước khi cam kết bất cứ điều gì.
Cuối cùng, xin nhớ rằng việc đặt câu hỏi không phải là thiếu tin tưởng. Đây là quyết định lớn về cả thời gian lẫn tiền bạc, thường là quyết định lớn nhất của một gia đình trong nhiều năm. Người tư vấn có nghề sẽ hiểu điều đó và tôn trọng người biết hỏi. Ngược lại, phản ứng khó chịu trước một câu hỏi hợp lý chính là thông tin mà Quý vị cần.
Một lưu ý cuối về thái độ khi hỏi. Hỏi kỹ không có nghĩa là hỏi dồn dập hay tỏ ra nghi ngờ. Cách hiệu quả nhất là hỏi bình thản, ghi chép đầy đủ, và đề nghị xác nhận lại bằng văn bản những nội dung quan trọng. Người tư vấn nghiêm túc sẽ thấy đây là dấu hiệu của một gia đình chuẩn bị kỹ, và thường sẽ trao đổi cởi mở hơn hẳn.
