Chi phí duy trì quan hệ hợp tác là khoản mà gần như không nhà trường nào dự trù, vì nó không xuất hiện thành một dòng chi cụ thể nào.
Nhưng nó có thật, và nó là lý do khiến nhiều trường có danh sách đối tác dài mà không quan hệ nào thực sự hoạt động: nguồn lực bị chia quá mỏng cho quá nhiều mối quan hệ.
Bài hướng dẫn này nêu sáu nhóm chi phí thực tế, cách lập bảng dự trù, và cách quyết định giữ hay dừng một quan hệ.
Vì sao khoản này bị bỏ sót
Ba lý do khiến chi phí duy trì gần như vô hình trong mọi bảng ngân sách.
Phần lớn là thời gian, không phải tiền. Time trả lời thư, chuẩn bị họp, viết báo cáo, cập nhật tài liệu. Những khoản này không đi qua kế toán nên không ai đếm.
Nó rải đều theo thời gian. Một chuyến công tác là một khoản chi lớn và nhìn thấy được. Việc dành hai giờ mỗi tháng cho một quan hệ thì không.
Nó phát sinh sau khi dự án đã được duyệt. Ngân sách thường được lập cho giai đoạn thiết lập, và không ai quay lại tính phần duy trì.
Hệ quả thực tế: nhà trường ký thêm đối tác vì thấy chi phí ban đầu thấp, rồi phát hiện đội ngũ quá tải mà không hiểu vì sao.
Sáu nhóm chi phí duy trì quan hệ hợp tác
Nhóm một: thời gian liên lạc thường xuyên. Trả lời thư, xử lý câu hỏi, điều phối. Với một quan hệ đang hoạt động, khoản này thường chiếm vài giờ mỗi tháng.
Nhóm hai: họp định kỳ. Chuẩn bị nội dung, tham dự, và viết biên bản. Một cuộc họp một giờ thực tế tốn khoảng ba giờ tính cả chuẩn bị và ghi chép.
Với chênh lệch múi giờ, còn phải cộng thêm chi phí ẩn của việc họp ngoài giờ làm việc bình thường.
Nhóm ba: cập nhật tài liệu. Hồ sơ năng lực, danh mục chương trình, thông tin về chi phí. Mỗi lần cập nhật đều cần biên soạn, dịch và rà soát.
Nhóm bốn: chi phí vận hành từng hoạt động. Organizations dự án chung, hội thảo trực tuyến, điều phối trao đổi. Đây là nhóm dễ nhìn thấy nhất.
Nhóm năm: duy trì quan hệ khi không có việc. Thư định kỳ, chia sẻ thông tin, chúc mừng theo dịp. Nhỏ nhưng cần thiết, và nếu bỏ thì quan hệ nguội.
Nhóm sáu: chi phí chuyển giao khi nhân sự thay đổi. Người mới cần thời gian nắm bối cảnh, và trong giai đoạn đó quan hệ thường chậm lại. Khoản này phát sinh không đều nhưng đáng kể.
Lập bảng dự trù
Một bảng đơn giản với ba cột là đủ cho việc ra quyết định.
Cột một: từng quan hệ đối tác.
Cột hai: ước lượng thời gian mỗi tháng, tính theo giờ, cho toàn bộ sáu nhóm.
Cột ba: chi phí bằng tiền mỗi năm, nếu có.
Với cột hai, cách ước lượng thực tế nhất là hỏi thẳng người phụ trách: mỗi tháng anh chị dành khoảng bao nhiêu giờ cho quan hệ này. Con số họ đưa ra thường sát hơn nhiều so với ước tính từ trên xuống.
Sau khi điền xong, cộng cột hai lại. Tổng số giờ mỗi tháng chia cho số giờ làm việc chuẩn sẽ cho biết hoạt động hợp tác quốc tế thực sự đang chiếm bao nhiêu nhân lực.
Con số này thường lớn hơn nhiều so với dự đoán, và nó lý giải vì sao bộ phận phụ trách luôn trong tình trạng quá tải.
Ba mức duy trì
Không phải quan hệ nào cũng cần cùng mức đầu tư. Phân theo ba mức giúp phân bổ nguồn lực hợp lý.
Mức hoạt động đầy đủ. Có hoạt động chung đang triển khai, họp định kỳ, trao đổi thường xuyên. Đây là mức tốn kém nhất và chỉ nên dành cho những quan hệ tạo ra kết quả thật.
Mức duy trì tối thiểu. Không có hoạt động đang chạy nhưng giữ liên lạc, hai lần một năm, mỗi lần một thư ngắn. Chi phí gần bằng không nhưng giữ cho quan hệ sống.
Mức ngủ đông. Không liên lạc chủ động, chỉ phản hồi khi đối tác contact. Suitable for những quan hệ đã hết nội dung nhưng chưa muốn chấm dứt hẳn.
Sai lầm phổ biến là để mọi quan hệ ở mức đầu tiên, hoặc để tất cả rơi vào mức thứ ba mà không có chủ đích. Cả hai đều dẫn tới việc nguồn lực bị dùng sai chỗ.
Việc phân mức nên được rà lại mỗi năm, và một quan hệ hoàn toàn có thể chuyển lên hoặc xuống mức khi hoàn cảnh thay đổi.
Nhà trường nên duy trì bao nhiêu quan hệ
Không có con số đúng cho mọi trường, nhưng có một cách tính thực tế.
Lấy tổng số giờ mà nhà trường thực sự phân bổ được cho hoạt động quốc tế mỗi tháng, chia cho số giờ trung bình mà một quan hệ ở mức hoạt động đầy đủ tiêu tốn.
Outcome thường nhỏ hơn nhiều so với số quan hệ đang có trên giấy.
Ví dụ về mặt logic: nếu nhà trường có một vị trí toàn thời gian cho việc này, và mỗi quan hệ hoạt động đầy đủ tốn khoảng một phần mười thời gian đó, thì con số quan hệ duy trì được ở mức đầy đủ là khoảng mười. Phần còn lại phải ở mức tối thiểu hoặc ngủ đông.
Điểm quan trọng: đây không phải lý do để không mở rộng, mà là lý do để phân mức rõ ràng. Một trường có bốn mươi thoả thuận trong đó tám ở mức hoạt động đầy đủ vẫn tốt hơn nhiều so với một trường có bốn mươi thoả thuận đều ở mức nửa vời.
Quyết định giữ hay dừng
Khi tới kỳ rà soát, ba câu hỏi giúp quyết định.
Quan hệ này đã tạo ra gì trong hai năm qua? Nếu không có hoạt động nào, câu trả lời đã rõ.
Chi phí duy trì so với giá trị nhận được thế nào? Một quan hệ tốn năm giờ mỗi tháng mà chỉ tạo ra một hoạt động nhỏ mỗi năm đang chiếm chỗ của một quan hệ khác.
Có lý do phi kết quả nào để giữ không? Đôi khi có: quan hệ mang tính chiến lược cho tương lai, hoặc đối tác đang ở giai đoạn khó khăn tạm thời. Những lý do này chính đáng nhưng nên được nêu rõ thay vì mặc định.
Nếu quyết định dừng, việc chuyển xuống mức ngủ đông thường phù hợp hơn chấm dứt hẳn, vì nó giữ khả năng nối lại mà không tốn nguồn lực.
Khi cần đặt mức đầu tư của mình vào bối cảnh so sánh, dữ liệu về chi tiêu giáo dục của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp tham chiếu chung.
Giảm chi phí duy trì mà không giảm chất lượng
Bốn cách làm giúp cùng một nguồn lực phục vụ được nhiều quan hệ hơn.
Chuẩn hoá tài liệu. Một bộ hồ sơ năng lực dùng chung cho mọi đối tác tốn ít công hơn nhiều so với việc soạn riêng cho từng nơi.
Gộp các cuộc họp. Với những đối tác trong cùng khu vực hoặc cùng lĩnh vực, có thể tổ chức buổi chung thay vì họp riêng từng nơi.
Dùng thư cập nhật chung. Một bản tin ngắn gửi cho toàn bộ mạng lưới đối tác, hai lần một năm, thay thế được phần lớn nhu cầu liên lạc ở mức duy trì tối thiểu.
Lưu hồ sơ có hệ thống. Phần lớn thời gian bị tiêu tốn vào việc tìm lại thông tin cũ. Một nơi lưu chung được tổ chức tốt tiết kiệm nhiều hơn mọi biện pháp khác.
Cách thứ ba đáng chú ý vì nó rẻ và hiệu quả: một bản tin duy nhất giữ được liên lạc với hàng chục đối tác cùng lúc.
Đưa chi phí này vào kế hoạch
Ba việc nên làm khi lập kế hoạch cho một quan hệ hợp tác mới.
Dự trù chi phí duy trì cho ba năm, không chỉ chi phí thiết lập.
Xác định mức duy trì dự kiến ngay từ đầu, và điều chỉnh sau năm đầu dựa trên kết quả thực tế.
Kiểm tra tổng tải trọng. Trước khi thêm một quan hệ mới, xem tổng số giờ hiện tại đã bao nhiêu và đội ngũ còn dư địa không.
Việc thứ ba hay bị bỏ qua nhất, và đó là lý do các bộ phận phụ trách thường rơi vào quá tải mà không ai nhận ra cho tới khi có người xin thôi.
Với các nội dung related tới công nhận kết quả học tập trong các hoạt động hợp tác, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là tài liệu tham chiếu chung giúp giảm thời gian trao đổi giữa hai bên.
Summary
Chi phí duy trì quan hệ hợp tác gồm sáu nhóm, trong đó phần lớn là thời gian chứ không phải tiền, và vì vậy nó không xuất hiện trong bảng ngân sách nào.
Cách xử lý là lập bảng ước lượng thời gian cho từng quan hệ, rồi phân thành ba mức duy trì thay vì để mọi quan hệ ở cùng một mức.
Và trước khi thêm một đối tác mới, nên kiểm tra tổng tải trọng hiện tại, vì đây là nguyên nhân phổ biến nhất khiến bộ phận phụ trách quá tải.
Bước tiếp theo
Hãy hỏi người phụ trách hợp tác quốc tế của Quý trường một câu: mỗi tháng anh chị dành khoảng bao nhiêu giờ cho từng quan hệ đối tác.
Cộng lại và chia cho số giờ làm việc trong tháng. Con số thu được thường cho thấy hoạt động này đang chiếm nhiều nhân lực hơn nhiều so với mức được ghi nhận chính thức.
