Đoàn công tác đến trường đối tác là hoạt động tốn kém nhất trong danh mục hợp tác quốc tế, và cũng là hoạt động dễ trở thành hình thức nhất.
Ranh giới giữa một chuyến đi tạo ra hợp tác và một chuyến đi chỉ để chụp ảnh nằm ở khâu chuẩn bị nội dung, không nằm ở khâu tổ chức hậu cần.
Bài hướng dẫn này đi từ việc quyết định có nên đi hay không, tới việc cần làm sau khi về.
Trước hết: chuyến đi này có cần thiết không
Câu hỏi này nên được đặt nghiêm túc, vì nhiều nội dung hoàn toàn xử lý được qua trực tuyến với chi phí gần bằng không.
Những việc nên gặp trực tiếp. Ký kết chính thức sau khi hai bên đã thống nhất nội dung. Khảo sát cơ sở vật chất trước khi đưa người học sang. Xây dựng quan hệ ở giai đoạn hai bên đã làm việc trực tuyến nhiều lần và cần một bước tiến sâu hơn.
Những việc không cần gặp trực tiếp. Tìm hiểu ban đầu, trao đổi chuyên môn thông thường, bàn chi tiết vận hành.
Một cách kiểm tra thực dụng: nếu nội dung chuyến đi có thể trình bày trọn vẹn trong một buổi trực tuyến chín mươi phút, thì chưa cần bay.
Ngược lại, khi quan hệ đã đủ chín, một chuyến đi đúng lúc có thể rút ngắn nhiều tháng thương lượng.
Đoàn công tác đến trường đối tác nên gồm những ai
Thành phần đoàn quyết định kết quả nhiều hơn thời lượng chuyến đi.
Người có thẩm quyền quyết định. Nếu mục tiêu là chốt một thoả thuận, đoàn phải có người ký được hoặc quyết định được. Một đoàn chỉ đi để về báo cáo rồi xin ý kiến sẽ kéo dài quá trình thêm nhiều tháng.
Người phụ trách chuyên môn. Đại diện tổ chuyên môn của lĩnh vực định hợp tác. Đây là người trao đổi được về nội dung, và cũng là người sẽ trực tiếp triển khai sau này.
Đầu mối vận hành. Người xử lý công việc hằng ngày sau chuyến đi. Việc họ gặp mặt trực tiếp đối tác giúp mọi trao đổi sau đó trôi chảy hơn nhiều.
Ba vai này là tối thiểu và cũng thường là đủ. Đoàn đông người làm tăng chi phí mà không tăng kết quả tương ứng, và còn khiến phía tiếp nhận phải bố trí nhiều nguồn lực hơn cần thiết.
Nếu ngân sách chỉ đủ cho hai người, nên chọn người quyết định và người phụ trách chuyên môn.
Chuẩn bị nội dung: ba tuần trước
Đây là phần quyết định và cũng là phần hay bị thay bằng việc lo hậu cần.
Thống nhất mục tiêu chuyến đi bằng văn bản với đối tác. Nêu rõ hai bên mong đạt được gì, để phía tiếp nhận chuẩn bị đúng người và đúng nội dung.
Chốt nghị trình chi tiết theo ngày. Ai gặp ai, bàn gì, ở đâu, trong bao lâu. Nghị trình mơ hồ dẫn tới việc dành cả buổi cho tham quan trong khi nội dung chính chỉ được bàn vội vàng.
Chuẩn bị tài liệu trình bày, ngắn gọn, bằng ngôn ngữ làm việc của phía đối tác.
Chuẩn bị bản thảo văn bản nếu có ký kết. Nội dung phải được hai bên rà soát và thống nhất trước chuyến đi. Đàm phán câu chữ tại chỗ là cách chắc chắn khiến việc ký bị hoãn.
Xác định danh sách câu hỏi cần trả lời. Những điều Quý trường muốn biết mà chỉ gặp trực tiếp mới hỏi được.
Hồ sơ và tài liệu mang theo
Sáu nhóm dưới đây nên được chuẩn bị đầy đủ.
Giấy tờ cá nhân và giấy tờ đoàn. Hộ chiếu còn hạn theo yêu cầu, các giấy tờ nhập cảnh, quyết định cử đi công tác, thư mời từ phía đối tác.
Hồ sơ năng lực nhà trường bằng ngôn ngữ làm việc, bản in và bản điện tử.
Tài liệu trình bày, chuẩn bị cả phương án không phụ thuộc kết nối mạng.
Bản thảo văn bản ký kết, nếu có, in sẵn đủ số bản.
Danh thiếp. Việc trao đổi danh thiếp vẫn phổ biến ở nhiều nơi và việc thiếu gây bất tiện thực tế.
Quà tặng lễ nghi, ở mức phù hợp. Nên tìm hiểu trước thông lệ của nước sở tại, vì mức độ và hình thức khác nhau đáng kể giữa các nền văn hoá.
Tìm hiểu văn hoá làm việc trước khi đi
Phần này ít được chuẩn bị nhưng ảnh hưởng trực tiếp tới không khí làm việc.
Cách chào hỏi và xưng hô. Mức độ trang trọng, cách gọi chức danh, có bắt tay hay không.
Quan niệm về thời gian. Ở một số nơi, đến sớm năm phút là chuẩn mực; ở nơi khác, lịch trình linh hoạt hơn.
Cách thể hiện đồng ý và bất đồng. Đây là điểm gây hiểu nhầm nhiều nhất. Ở một số nền văn hoá, việc không nói không thẳng không có nghĩa là đồng ý.
Thông lệ về ăn uống và tiếp đãi. Bữa ăn thường là phần quan trọng của làm việc chứ không phải phần phụ.
Ngày nghỉ và giờ làm việc. Tránh đề nghị lịch làm việc vào những thời điểm không phù hợp với thông lệ địa phương.
Nên dành ba mươi phút họp đoàn trước khi đi để thống nhất những điểm này, đặc biệt với thành viên lần đầu tới nước đó.
Trong chuyến đi
Ba nguyên tắc giúp chuyến đi giữ được trọng tâm.
Bảo vệ thời gian cho nội dung chính. Phía tiếp nhận thường muốn dành nhiều thời gian cho tham quan và tiếp đãi. Điều này thể hiện sự hiếu khách và không nên từ chối, nhưng nghị trình cần bảo đảm nội dung công việc không bị dồn vào phút chót.
Ghi chép ngay. Mỗi buổi làm việc nên có người ghi lại nội dung và những gì đã thống nhất. Sau ba ngày với nhiều cuộc gặp, trí nhớ không đủ.
Chốt lại cuối mỗi buổi. Dành năm phút cuối để nhắc lại những điểm đã thống nhất và bước tiếp theo. Việc này phát hiện được ngay những chỗ hai bên hiểu khác nhau.
Ngoài ra, nên có một buổi họp đoàn ngắn vào cuối mỗi ngày để thống nhất cách hiểu và điều chỉnh cho ngày hôm sau.
Sau khi về: phần quyết định giá trị chuyến đi
Đây là khâu phân biệt một khoản đầu tư có kết quả với một khoản chi phí.
Trong ba ngày: gửi thư cảm ơn kèm tóm tắt những gì đã thống nhất. Việc gửi tóm tắt bằng văn bản cũng là cách xác nhận cách hiểu của hai bên khớp nhau.
Trong một tuần: báo cáo nội bộ. Không phải báo cáo hành chính mà là tài liệu gồm bốn phần: đã gặp ai và bàn gì, đã thống nhất được gì, những gì cần làm tiếp kèm người phụ trách và mốc thời gian, và những quan sát đáng lưu ý về đối tác.
Trong hai tuần: triển khai việc đầu tiên. Đây là phép thử quan trọng nhất. Nếu sau chuyến đi không có việc gì được khởi động trong hai tuần, khả năng cao sẽ không có việc gì được khởi động cả.
Trong một tháng: chia sẻ với tổ chuyên môn. Để kinh nghiệm và quan hệ không nằm lại ở vài cá nhân trong đoàn.
Khi cần hiểu bối cảnh hệ thống giáo dục của phía đối tác trước hoặc sau chuyến đi, dữ liệu so sánh của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) là nguồn tham khảo hữu ích.
Với các nội dung related tới công nhận kết quả học tập nếu chuyến đi dẫn tới thoả thuận có yếu tố tín chỉ, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) nên được đọc trước khi ký.
Năm lỗi thường gặp
Đi khi chưa đủ chín. Chuyến đi ở giai đoạn tìm hiểu ban đầu thường chỉ tạo ra thiện cảm mà không dẫn tới gì.
Đoàn không có người quyết định được. Mọi nội dung đều phải về xin ý kiến, và quá trình kéo dài thêm nhiều tháng.
Nghị trình chỉ có tham quan. Không có buổi làm việc nội dung nào đủ dài.
Đàm phán văn bản tại chỗ. Nội dung ký kết phải thống nhất trước, chuyến đi chỉ để hoàn tất.
Không có việc gì được triển khai sau khi về. Đây là kết cục phổ biến nhất và cũng là lãng phí lớn nhất.
Summary
Đoàn công tác đến trường đối tác chỉ nên tổ chức khi quan hệ đã đủ chín và có nội dung buộc phải gặp trực tiếp.
Thành phần tối thiểu gồm ba vai: người quyết định, người phụ trách chuyên môn, và đầu mối vận hành.
Và giá trị của chuyến đi được quyết định ở hai đầu: nghị trình chi tiết thống nhất trước khi bay, và việc đầu tiên được triển khai trong vòng hai tuần sau khi về.
Bước tiếp theo
Trước khi duyệt chuyến đi tiếp theo, hãy yêu cầu người đề xuất trả lời một câu bằng văn bản: nội dung nào của chuyến đi này không thể xử lý qua một buổi trực tuyến chín mươi phút.
Nếu không trả lời được, khoản kinh phí đó nên dành cho việc khác.
