Hợp tác với trường Nhật Bản có nhiều điều kiện thuận lợi: khoảng cách địa lý gần, quan hệ giữa hai nước ổn định lâu dài, nhu cầu nhân lực rõ ràng ở nhiều lĩnh vực, và sự quan tâm sẵn có của người học Việt Nam.
Tuy nhiên, tỷ lệ các thoả thuận đã ký nhưng không triển khai được ở hướng này cao hơn nhiều so với các hướng khác, và nguyên nhân hiếm khi nằm ở nội dung thoả thuận.
Nguyên nhân thường nằm ở cách làm việc: một bên kỳ vọng tiến độ nhanh sau khi ký, bên kia coi việc ký chỉ là khởi đầu của một quá trình xây dựng lòng tin còn dài.
Bài viết này nêu bốn đặc điểm về cách làm việc và cách xây dựng quan hệ bền.
Đặc điểm một: cách ra quyết định theo đồng thuận
Đây là khác biệt có ảnh hưởng lớn nhất tới nhịp làm việc.
Quyết định được hình thành qua trao đổi nội bộ rộng rãi trước khi được nêu chính thức. Khi một đề xuất được đưa ra cuộc họp, phần lớn công việc thuyết phục đã diễn ra trước đó.
Hệ quả về thời gian. Giai đoạn từ khi nêu ý tưởng tới khi có quyết định thường dài hơn nhiều so với kỳ vọng, và việc thúc giục không rút ngắn được.
Hệ quả tích cực. Một khi đã quyết định, việc triển khai thường ổn định và ít thay đổi giữa chừng. Đây là điểm khác biệt đáng giá so với các quan hệ hợp tác dễ ký nhưng cũng dễ thay đổi.
Cách làm việc phù hợp. Cung cấp đầy đủ tài liệu để phía đối tác trao đổi nội bộ, và kiên nhẫn trong giai đoạn không có phản hồi rõ ràng.
Việc im lặng kéo dài ở giai đoạn này thường không có nghĩa là từ chối. Nó thường có nghĩa là quá trình nội bộ đang diễn ra.
Đặc điểm hai: coi trọng quan hệ trước nội dung
Trong nhiều môi trường, hai bên bàn nội dung trước rồi quan hệ hình thành sau. Ở đây thứ tự thường ngược lại.
Giai đoạn tìm hiểu ban đầu kéo dài và có vẻ không tạo ra kết quả cụ thể. Đây là giai đoạn xây dựng lòng tin, và bỏ qua nó thường dẫn tới việc đề xuất không được tiếp nhận.
Việc gặp trực tiếp có giá trị lớn, lớn hơn nhiều so với trao đổi từ xa. Một chuyến thăm ngắn có thể tạo ra tiến triển mà nhiều tháng thư từ không đạt được.
Tính liên tục về nhân sự quan trọng. Việc thay đổi người phụ trách giữa chừng khiến quá trình phải bắt đầu lại phần nào.
Cam kết nhỏ được thực hiện đúng có giá trị hơn cam kết lớn. Việc gửi đúng hạn một tài liệu đã hứa xây dựng lòng tin hiệu quả hơn một đề xuất hợp tác quy mô lớn.
Điểm thứ ba là điểm mà nhà trường Việt Nam có thể chủ động xử lý, bằng cách xác định người phụ trách dài hạn và có cơ chế bàn giao đầy đủ khi buộc phải thay đổi.
Đặc điểm ba: cách trao đổi gián tiếp
Đây là nguồn của phần lớn hiểu nhầm trong giai đoạn đầu.
Việc từ chối hiếm khi được nói thẳng. Những cách diễn đạt như đề xuất này khó thực hiện, hoặc cần cân nhắc thêm, thường mang nghĩa từ chối.
Sự đồng ý cũng cần được xác nhận lại. Một phản hồi có vẻ tích cực trong cuộc gặp không nhất thiết là quyết định đã được thông qua.
Cách xử lý. Sau mỗi cuộc trao đổi, gửi thư tóm tắt những gì đã hiểu và đề nghị xác nhận. Cách này vừa làm rõ vừa phù hợp với cách làm việc dựa trên văn bản.
Không diễn giải sự lịch sự thành cam kết. Mức độ lịch sự trong trao đổi cao và không phản ánh mức độ quan tâm thực tế.
Việc gửi thư tóm tắt sau mỗi cuộc gặp nên trở thành thói quen. Nó giải quyết được phần lớn hiểu nhầm mà không tạo cảm giác nghi ngờ thiện chí của đối tác.
Đặc điểm bốn: yêu cầu về ngôn ngữ và chuẩn bị hồ sơ
Nhiều chương trình vẫn giảng dạy bằng tiếng Nhật, dù số chương trình bằng tiếng Anh đang tăng, đặc biệt ở bậc sau đại học.
Với người học, tiếng Nhật gần như bắt buộc cho đời sống và cho cơ hội việc làm sau tốt nghiệp, kể cả khi chương trình dạy bằng tiếng Anh.
Với hồ sơ hợp tác, tài liệu bằng tiếng Nhật có lợi thế rõ rệt, kể cả khi phía đối tác có người dùng được tiếng Anh. Việc đầu tư dịch tài liệu giới thiệu sang tiếng Nhật là khoản đầu tư có hiệu quả cao.
Hồ sơ cần chi tiết và chỉn chu về hình thức. Cách trình bày được coi trọng, và một tài liệu cẩu thả tạo ấn tượng khó khắc phục.
Về ngôn ngữ, nhà trường Việt Nam có lợi thế đáng kể nếu đã có chương trình đào tạo tiếng Nhật, vì đây là điều kiện nền cho mọi hình thức hợp tác liên quan tới người học.
Những mô hình hợp tác có tỷ lệ thành công cao
Chương trình chuyển tiếp có giai đoạn học tiếng. Mô hình phổ biến nhất và phù hợp nhất với thực tế về ngôn ngữ.
Hợp tác gắn với nhu cầu nhân lực cụ thể. Ở những lĩnh vực có nhu cầu rõ, việc hợp tác thường có sự tham gia của cả doanh nghiệp và tiến triển nhanh hơn.
Trao đổi ngắn hạn cho người học. Chương trình vài tuần dễ triển khai và tạo nền cho các hình thức dài hơn.
Trao đổi giảng viên và dự án nghiên cứu chung, đặc biệt trong các lĩnh vực kỹ thuật.
Với mô hình thứ hai, cần lưu ý phân biệt rõ giữa hợp tác đào tạo với các hình thức tuyển dụng lao động. Hai loại này có mục đích, quy định và trách nhiệm khác nhau, và việc gộp chung trong tư vấn tạo ra kỳ vọng sai cho người học và gia đình.
Đây là điểm cần đặc biệt cẩn trọng trong mọi tài liệu và mọi buổi tư vấn liên quan tới hướng này.
Xây dựng quan hệ bền
Năm việc dưới đây giúp quan hệ không dừng lại sau khi ký.
Xác định đầu mối dài hạn ở cả hai bên, và duy trì liên tục.
Trao đổi định kỳ kể cả khi không có việc, ít nhất mỗi quý.
Gặp trực tiếp mỗi năm ít nhất một lần nếu điều kiện cho phép.
Thực hiện đúng mọi cam kết nhỏ, vì đây là cách lòng tin được xây dựng.
Chia sẻ kết quả của người học đã chuyển sang, gồm cả những phần chưa tốt. Việc chủ động nêu vấn đề trước khi bị hỏi được đánh giá rất cao.
Việc cuối cùng đáng nhấn mạnh. Trong môi trường làm việc này, việc che giấu một vấn đề rồi bị phát hiện gây tổn hại lớn hơn nhiều so với chính vấn đề đó.
Khi cần đối chiếu cấu trúc hệ thống giáo dục hai nước, dữ liệu so sánh của Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cung cấp bức tranh về bậc học, thời lượng và kết quả đầu ra.
Với các nguyên tắc chung trong hợp tác giáo dục quốc tế, khuôn khổ của Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là căn cứ nên tham chiếu khi soạn thoả thuận.
Chuẩn bị trước khi hợp tác với trường Nhật Bản
Năm việc dưới đây nên hoàn thành trước khi liên hệ đối tác tiềm năng.
Xác định lĩnh vực cụ thể muốn hợp tác, thay vì đề xuất chung chung ở cấp nhà trường.
Chuẩn bị hồ sơ giới thiệu chi tiết, có số liệu, và nếu có thể thì bằng cả tiếng Nhật. Hình thức trình bày cần chỉn chu.
Xác định người phụ trách dài hạn, có khả năng duy trì liên lạc đều đặn trong nhiều năm.
Đánh giá năng lực đào tạo tiếng Nhật hiện có, vì đây là điều kiện nền cho mọi hình thức liên quan tới người học.
Tìm hiểu về đối tác trước khi liên hệ. Việc nêu được cụ thể vì sao chọn họ, dựa trên hiểu biết về thế mạnh của họ, tạo khác biệt lớn so với một thư giới thiệu gửi hàng loạt.
Việc thứ năm có tác động lớn nhất trong giai đoạn đầu và cũng ít tốn kém nhất. Một thư liên hệ cho thấy người viết đã tìm hiểu kỹ thường nhận được phản hồi, trong khi thư mẫu gửi chung hiếm khi được trả lời.
Rủi ro cần lường trước
Thời gian dài trước khi có kết quả. Nhà trường cần xác định điều này từ đầu để không đánh giá sai tiến độ.
Rào cản ngôn ngữ ở phía người học, đặc biệt với hệ chữ viết đòi hỏi thời gian học đáng kể.
Chi phí sinh hoạt cao ở các thành phố lớn, thường bị gia đình đánh giá thiếu khi lập kế hoạch tài chính.
Khác biệt về cường độ học tập và làm việc. Người học cần được chuẩn bị trước về điểm này.
Khác biệt về cách phản hồi trong lớp học. Người học Việt Nam có thể hiểu sự im lặng hoặc cách góp ý gián tiếp của giảng viên là không có vấn đề gì, trong khi thực tế ngược lại.
Rủi ro thứ hai là rủi ro cần thời gian dài nhất để xử lý, và đây là lý do việc đầu tư vào chương trình đào tạo tiếng nên bắt đầu trước khi bàn tới thoả thuận, không phải sau.
Với rủi ro thứ năm, việc chuẩn bị cho người học trước khi lên đường, bằng những buổi trao đổi cụ thể về cách học và cách giao tiếp, giảm đáng kể khó khăn trong học kỳ đầu.
Với những nhà trường đã có chương trình đào tạo tiếng Nhật, lợi thế này nên được nêu rõ ngay trong hồ sơ giới thiệu gửi đối tác, vì đó là điều họ quan tâm nhất khi cân nhắc hợp tác về đào tạo. Nhiều đề xuất bị bỏ qua đơn giản vì không đề cập tới năng lực ngôn ngữ của người học.
Đây là chi tiết nhỏ nhưng thường quyết định việc thư liên hệ có được đọc tiếp hay không.
Tổng kết
Tỷ lệ thoả thuận đã ký nhưng không triển khai được ở hướng này cao, và nguyên nhân thường nằm ở kỳ vọng về nhịp độ: một bên chờ tiến triển nhanh sau khi ký, bên kia coi việc ký là khởi đầu của quá trình xây dựng lòng tin.
Việc từ chối hiếm khi được nói thẳng, nên thói quen gửi thư tóm tắt sau mỗi cuộc trao đổi và đề nghị xác nhận giải quyết được phần lớn hiểu nhầm.
Cần phân biệt rõ hợp tác đào tạo với các hình thức tuyển dụng lao động trong mọi tài liệu và mọi buổi tư vấn, vì việc gộp chung tạo ra kỳ vọng sai cho người học và gia đình.
Bước tiếp theo
Hãy rà lại toàn bộ tài liệu tư vấn của Quý trường liên quan tới hướng này, kiểm tra xem có chỗ nào để người đọc hiểu nhầm giữa mục đích học tập với mục đích làm việc hay không.
Đây là việc nên làm trước, vì một tài liệu không rõ ràng ở điểm này gây hậu quả cho chính người học.
