Nhân viên hỗ trợ văn phòng tổng hợp

Nhóm nghề này thực hiện một số hoặc toàn bộ các nhiệm vụ sau:

• Nhân viên văn phòng tổng hợp
• Trả lời các yêu cầu qua điện thoại, trực tiếp hoặc điện tử hoặc chuyển tiếp đến người thích hợp
• Chuẩn bị thư tín, báo cáo, báo cáo, biểu mẫu, bài thuyết trình, đơn xin và các tài liệu khác
• Xử lý thư đến và thư đi, thủ công hoặc điện tử
• Phô tô và đối chiếu tài liệu để phân phối, gửi thư và lưu trữ
• Gửi và nhận tin nhắn và tài liệu bằng máy fax hoặc thư điện tử
• Duy trì tồn kho văn phòng phẩm, đặt mua theo yêu cầu và sắp xếp bảo dưỡng thiết bị văn phòng
• Hỗ trợ chuẩn bị chương trình nghị sự cho các cuộc họp, tham dự cuộc họp và ghi biên bản
• Hỗ trợ các thủ tục hành chính như nộp ngân sách, quản trị hợp đồng và lịch làm việc
• Có thể sắp xếp, xử lý và xác minh biên lai, chi phí, biểu mẫu và các tài liệu khác
• Có thể tổ chức luồng công việc cho các nhân viên hỗ trợ văn phòng khác
• Có thể thực hiện các nhiệm vụ sổ sách cơ bản như chuẩn bị hóa đơn và tiền gửi ngân hàng.
• Nhân viên lưu trữ
• Quét, sắp xếp và lưu trữ tài liệu theo các hướng dẫn đã được thiết lập
• Định vị, truy xuất hoặc sao chép tài liệu từ các tệp theo yêu cầu và duy trì hồ sơ về các tài liệu đã lưu trữ và đã di chuyển
• Theo dõi các tài liệu đã di chuyển khỏi các tệp để đảm bảo rằng các tài liệu cho mượn được trả lại.

• Thông thường yêu cầu tốt nghiệp trung học phổ thông.
• Thông thường yêu cầu tốt nghiệp trung học hoặc các khóa học kinh doanh hoặc thương mại cao đẳng.

Có thể thăng tiến lên vị trí giám sát hoặc quản lý văn phòng với kinh nghiệm.

Có thể thăng tiến lên vị trí cấp cán bộ với đào tạo và kinh nghiệm bổ sung.