Thư giới thiệu là phần hồ sơ mà Quý vị không viết nhưng vẫn chịu trách nhiệm về chất lượng. Người viết là người khác, song việc chọn ai và chuẩn bị thế nào lại hoàn toàn thuộc về Quý vị.
Đây cũng là phần hay bị để tới sát hạn nhất, và đó là nguyên nhân chính khiến nhiều thư giới thiệu trở nên chung chung tới mức không tạo được giá trị.
Người đọc dùng thư giới thiệu để làm gì
Hội đồng tuyển sinh đã có bảng điểm để biết Quý vị học thế nào, và có bài luận để biết Quý vị tự nhìn nhận ra sao.
Thư giới thiệu phục vụ mục đích khác: xác nhận từ bên thứ ba. Nó trả lời câu hỏi liệu những gì hồ sơ thể hiện có khớp với đánh giá của người từng làm việc cùng Quý vị hay không.
Vì vậy điều người đọc tìm không phải lời khen. Họ tìm bằng chứng cụ thể: người viết đã quan sát Quý vị trong tình huống nào, Quý vị đã làm gì, và kết quả ra sao.
Một thư đầy tính từ mà không có sự việc nào cụ thể sẽ bị đọc lướt qua, dù người ký có chức vụ cao tới đâu.
Select người viết thế nào
Đây là quyết định quan trọng hơn mọi kỹ thuật khác.
Tiêu chí quan trọng nhất: người đó biết rõ việc Quý vị đã làm. Một giảng viên dạy Quý vị một môn nhỏ nhưng có hướng dẫn Quý vị làm đồ án sẽ viết được thư tốt hơn nhiều so với một lãnh đạo chỉ biết tên Quý vị.
Tiêu chí thứ hai: người đó related tới lĩnh vực Quý vị nộp. Thư từ người trong cùng chuyên môn có sức nặng hơn.
Tiêu chí thứ ba: người đó sẵn sàng dành thời gian. Một người bận rộn nhận lời cho có sẽ viết vội, và thư viết vội luôn chung chung.
Tiêu chí ít quan trọng nhất: chức vụ. Đây là điều nhiều người hiểu ngược. Một bức thư ký bởi người có chức vụ cao nhưng không nêu được điều gì cụ thể sẽ phản tác dụng, vì nó cho thấy Quý vị chọn tên tuổi thay vì chọn nội dung.
Nếu chương trình yêu cầu nhiều thư, nên chọn những người quan sát Quý vị ở các bối cảnh khác nhau: một người về học thuật, một người về công việc hoặc hoạt động thực tế.
Xin thư giới thiệu vào lúc nào
Thời điểm quyết định chất lượng nhiều hơn người ta nghĩ.
Hỏi trước ít nhất sáu tuần so với hạn nộp. Người viết cần thời gian, và thư viết trong tình trạng gấp gáp luôn kém hơn.
Hỏi trực tiếp trước, gửi thư chính thức sau. Một cuộc trò chuyện ngắn cho phép người kia từ chối một cách thoải mái nếu họ không đủ thời gian hoặc không đủ hiểu về Quý vị. Lời từ chối này có lợi cho cả hai.
Hỏi rõ một câu quan trọng: thầy cô có thể viết cho em một thư giới thiệu tích cực không. Chữ “tích cực” là mấu chốt. Nó cho người kia cơ hội nói rằng họ không phải người phù hợp, thay vì viết một bức thư nhạt nhoà mà Quý vị không biết.
Nhắc lại một lần khoảng hai tuần trước hạn, lịch sự và ngắn gọn.
Chuẩn bị bộ hồ sơ gửi kèm
Đây là phần tạo khác biệt lớn nhất và cũng là phần ít người làm.
Khi nhờ ai viết thư, hãy gửi kèm một bộ tài liệu để họ không phải tự nhớ lại. Bộ này gồm sáu thứ.
Một: thông tin về chương trình và trường Quý vị nộp, gồm cả lý do vì sao chọn.
Hai: hồ sơ năng lực cá nhân cập nhật.
Ba: bảng điểm hoặc kết quả related.
Bốn: nhắc lại bối cảnh làm việc chung. Quý vị học môn nào với người đó, vào kỳ nào, làm đồ án gì, kết quả ra sao. Người dạy hàng trăm người học mỗi năm sẽ không nhớ chi tiết.
Năm: hai tới ba điểm Quý vị mong muốn thư nhấn mạnh, kèm ví dụ cụ thể để người viết dùng nếu thấy phù hợp.
Sáu: hạn nộp, cách nộp, và đường dẫn nếu submit online.
Điểm thứ năm cần được viết cẩn thận. Đây là gợi ý, không phải yêu cầu. Người viết có quyền không dùng, và việc áp đặt nội dung là điều nên tránh.
Những điều tuyệt đối không nên làm
Không tự viết thư rồi nhờ ký. Ngoài vấn đề trung thực, thư do Quý vị viết sẽ có giọng giống bài luận của chính mình, và sự trùng lặp đó dễ nhận ra hơn nhiều người tưởng.
Không nhờ người thân. Thư từ họ hàng không có giá trị đánh giá độc lập, và việc nộp thư như vậy cho thấy Quý vị chưa hiểu mục đích của phần hồ sơ này.
Không giục quá nhiều. Một lần nhắc là bình thường; nhắc liên tục gây phản cảm.
Không nhờ quá nhiều người rồi chọn thư hay nhất. Cách này lãng phí thời gian của người khác và thường bị phát hiện.
Không đọc thư nếu người viết muốn giữ kín. Ở nhiều hệ thống, thư giới thiệu được gửi trực tiếp và người nộp không xem. Đây là thông lệ nhằm bảo đảm tính khách quan, nên tôn trọng.
Khi không có ai phù hợp để nhờ
Tình huống này gặp nhiều hơn người ta tưởng, đặc biệt với người đã tốt nghiệp lâu hoặc học ở lớp đông.
Phương án thứ nhất: contact lại người cũ. Nhiều giảng viên sẵn sàng viết thư cho người học cũ nếu được cung cấp đủ thông tin nhắc lại bối cảnh. Đừng ngại vì đã lâu không liên lạc.
Phương án thứ hai: dùng người quản lý trực tiếp ở nơi làm việc. Với chương trình sau đại học, thư từ nơi làm việc thường có giá trị ngang hoặc hơn thư học thuật.
Phương án thứ ba: tạo bối cảnh mới. Nếu còn thời gian, tham gia một dự án, một khoá học ngắn, hoặc hoạt động chuyên môn để có người quan sát được năng lực của Quý vị.
Phương án thứ ba đòi hỏi kế hoạch từ sớm, và đây là lý do nên bắt đầu nghĩ về thư giới thiệu từ trước khi bước vào mùa nộp hồ sơ.
Nếu thư viết bằng ngoại ngữ
Với chương trình ở nước ngoài, thư thường phải bằng ngôn ngữ của chương trình.
Nếu người viết không thạo ngôn ngữ đó, có hai cách. Cách thứ nhất là họ viết bằng tiếng Việt rồi dịch có xác nhận, tuỳ yêu cầu của trường. Cách thứ hai là nhờ người khác hỗ trợ rà soát bản họ viết.
Điều cần làm là hỏi rõ nhà trường chấp nhận cách nào, bằng văn bản, trước khi người viết bắt đầu. Đây là chi tiết nhỏ nhưng có thể khiến phải làm lại toàn bộ.
Với những câu hỏi về việc bằng cấp có được công nhận khi Quý vị về nước, khuôn khổ của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn nên tự đọc, thay vì hỏi người viết thư.
Thông tin so sánh giữa các hệ thống giáo dục của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) cũng hữu ích khi Quý vị cần giải thích bối cảnh học tập của mình cho người viết chưa quen hệ thống nước ngoài.
Sau khi nhận được thư
Hai việc nên làm và một việc nên nhớ.
Cảm ơn bằng thư ngắn, và nói rõ Quý vị đã nộp xong.
Báo kết quả khi có. Dù đỗ hay không, người đã dành thời gian viết thư xứng đáng được biết. Việc này cũng giữ quan hệ cho những lần cần sau.
Nhớ rằng có thể cần lại. Nhiều người nộp hồ sơ nhiều đợt hoặc nhiều bậc học. Giữ quan hệ tốt với người đã viết thư là đầu tư dài hạn.
Summary
Thư giới thiệu tốt đến từ người biết rõ việc Quý vị đã làm, không từ người có chức vụ cao nhất.
Cách nâng chất lượng hiệu quả nhất không nằm ở việc chọn người mà nằm ở việc chuẩn bị: gửi kèm bộ hồ sơ đầy đủ để người viết có chất liệu cụ thể thay vì phải viết bằng trí nhớ mơ hồ.
Và câu hỏi nên đặt khi nhờ là hỏi họ có thể viết một thư tích cực hay không, để họ có cơ hội từ chối một cách thoải mái.
Bước tiếp theo
Hãy liệt kê ba người từng quan sát trực tiếp công việc của Quý vị trong hai năm gần đây, kèm bối cảnh cụ thể: môn học nào, dự án nào, vai trò gì.
Danh sách đó thường cho câu trả lời rõ hơn nhiều so với việc ngồi nghĩ xem nên nhờ người có chức vụ nào.
