Tìm trường đối tác nước ngoài là bước mà nhiều nhà trường coi là khó nhất, trong khi thực tế nó chỉ khó khi làm sai thứ tự. Trở ngại thường không nằm ở chỗ không biết trường nào tồn tại, mà ở chỗ chưa xác định được mình cần đối tác cho việc gì.
Bài hướng dẫn này đi từ khâu chuẩn bị tới khâu tiếp cận và sàng lọc.
Chuẩn bị: biết mình cần gì trước khi đi tìm
Một lời đề nghị hợp tác chung chung gần như không bao giờ được hồi đáp. Trường nhận được thư mỗi tuần và họ chọn những lời đề nghị cụ thể.
Trước khi tiếp cận, nhà trường nên trả lời được bốn câu. Hợp tác để làm gì — trao đổi người học, trao đổi giảng viên, hay hợp tác chuyên môn. Ở lĩnh vực nào — nêu tên ngành cụ thể. Quy mô dự kiến bao nhiêu người và bao lâu. Và nhà trường mang lại được gì cho phía đối tác.
Câu cuối cùng là câu quan trọng nhất và hay bị bỏ qua nhất. Hợp tác chỉ bền khi cả hai bên đều nhận được thứ mình cần.
Bốn kênh tiếp cận, xếp theo hiệu quả
Kênh thứ nhất: mạng lưới cá nhân của đội ngũ. Giảng viên từng Study Abroad, từng dự hội thảo, từng làm việc chung với đồng nghiệp nước ngoài. Đây là kênh có tỷ lệ hồi đáp cao nhất và hầu như miễn phí, nhưng lại ít được khai thác có hệ thống.
Cách làm cụ thể: gửi một biểu mẫu ngắn tới toàn bộ giảng viên, hỏi họ có contact chuyên môn nào ở nước ngoài không. Outcome thường vượt xa dự đoán của ban giám hiệu.
Kênh thứ hai: quan hệ sẵn có ở cấp tổ chức. Các trường đã từng cử người sang học, các cơ quan hợp tác giáo dục của những nước related, các chương trình học bổng mà người của trường từng nhận.
Kênh thứ ba: tiếp cận trực tiếp có chọn lọc. Xác định danh sách ngắn khoảng mười trường phù hợp, tìm đúng người phụ trách hợp tác quốc tế của khoa related, và gửi thư ngỏ riêng cho từng nơi.
Kênh thứ tư: hội nghị và hội chợ giáo dục. Kênh này tốn kém nhất và thường được nghĩ tới đầu tiên. Nó có giá trị khi nhà trường đã có hồ sơ năng lực tốt và đã hẹn trước lịch gặp. Đi tay không tới hội chợ thì hiệu quả rất thấp.
Bộ tiêu chí sàng lọc
Không phải trường nào cũng đáng theo đuổi. Bảy tiêu chí dưới đây giúp rút danh sách dài thành danh sách ngắn.
Tình trạng công nhận. Trường và chương trình related có được cơ quan quản lý nước sở tại công nhận không. Đây là tiêu chí loại trừ, không phải tiêu chí cộng điểm.
Sự tương đồng về lĩnh vực. Partners có khoa hoặc bộ môn tương ứng với lĩnh vực nhà trường muốn hợp tác không.
Quy mô tương xứng. Một trường quá lớn thường ít động lực hợp tác với đối tác nhỏ. Trường có quy mô gần nhau dễ tìm tiếng nói chung hơn.
Experience hợp tác quốc tế. Trường đã có quan hệ với các nước khác chưa. Nếu có, họ đã quen quy trình và sẽ đỡ mất thời gian.
Lịch học năm. Khác biệt về thời điểm khai giảng ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng tổ chức trao đổi.
Khả năng tiếp nhận thực tế. Trường có bộ phận hợp tác quốc tế hoạt động thật không, hay chỉ có tên trên sơ đồ tổ chức.
Dấu hiệu về sự chủ động. Website có cập nhật không, thư gửi đi có được trả lời không, và trả lời trong bao lâu.
Viết thư ngỏ được hồi đáp
Thư ngỏ hiệu quả thường ngắn, dưới một trang, và có năm phần.
Phần một là lý do chọn đúng trường này. Một câu cho thấy Quý trường đã tìm hiểu, chẳng hạn nhắc tới một chương trình cụ thể của họ.
Phần hai là giới thiệu nhà trường trong ba câu, tập trung vào những gì related tới đề nghị.
Phần ba là đề nghị cụ thể. Không phải “mong được hợp tác”, mà là một hoạt động xác định với quy mô và thời gian.
Phần bốn là phần nhà trường đóng góp.
Phần năm là đề nghị một cuộc gọi trực tuyến ba mươi phút, kèm vài khung giờ gợi ý có tính tới chênh lệch múi giờ.
Gửi kèm hồ sơ năng lực dạng tệp, không nhồi hết nội dung vào thân thư.
Kiểm chứng trước khi tiến xa hơn
Sau khi có hồi đáp tích cực, nên kiểm chứng một số điều trước khi bàn tới văn bản.
Tra tình trạng công nhận ở nguồn chính thức của nước sở tại, không tra qua website đối tác. Xác minh người đang trao đổi có thuộc bộ phận phụ trách hợp tác không. Và nếu có thể, hỏi thăm một trường khác đã từng hợp tác với họ.
Về khuôn khổ công nhận kết quả học tập giữa hai hệ thống, Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO) là nguồn nên đọc trước khi bàn tới chuyển đổi tín chỉ.
Các báo cáo chính sách của Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) hữu ích khi nhà trường muốn hiểu bối cảnh giáo dục của nước đối tác.
Tìm trường đối tác nước ngoài mất bao lâu
Kỳ vọng sai về thời gian là nguyên nhân khiến nhiều nhà trường bỏ cuộc giữa chừng.
Từ lúc gửi thư ngỏ tới lúc có cuộc gọi đầu tiên thường mất hai tới sáu tuần. Overseas schools xử lý thư theo đợt, và bộ phận hợp tác quốc tế ở nhiều nơi rất mỏng người.
Từ cuộc gọi đầu tiên tới lúc thống nhất được một hoạt động cụ thể thường mất ba tới sáu tháng. Khoảng thời gian này dùng để hai bên tìm hiểu nhau, xác định phần việc, và xin ý kiến nội bộ.
Từ lúc thống nhất tới lúc hoạt động đầu tiên diễn ra thường thêm một học kỳ nữa, vì phải khớp lịch học năm của cả hai bên.
Cộng lại, từ thư ngỏ tới hoạt động thật thường là mười hai tới mười tám tháng. Đây là con số bình thường, không phải dấu hiệu thất bại.
Hệ quả thực tế: nhà trường nên duy trì nhiều cuộc trao đổi song song thay vì dồn hết kỳ vọng vào một đối tác. Tỷ lệ chuyển đổi từ thư ngỏ thành hợp tác thật thường thấp, nên số lượng ở đầu vào phải đủ.
Cũng vì vậy, việc tiếp cận không nên là chiến dịch làm một đợt rồi thôi. Nó nên là công việc thường xuyên với nhịp đều đặn, mỗi tháng vài contact mới.
Ba lỗi làm hỏng bước tiếp cận
Gửi thư hàng loạt cùng một nội dung. Người nhận nhận ra ngay và thường không trả lời.
Gửi cho địa chỉ chung của trường. Thư gửi tới hộp thư chung ít khi tới được đúng người. Nên tìm bộ phận hợp tác quốc tế hoặc khoa chuyên môn.
Bỏ cuộc sau một lần không hồi đáp. Một thư nhắc lại lịch sự sau hai tuần là bình thường và thường có kết quả. Im lặng lần đầu phần lớn là do quá tải, không phải do từ chối.
Một danh sách ngắn nhưng được kiểm chứng kỹ sẽ hữu ích hơn một danh sách dài chỉ dựa trên thông tin quảng bá.
Summary
Tìm trường đối tác nước ngoài là công việc có phương pháp, không phụ thuộc may rủi. Thứ tự đúng là: xác định nhu cầu cụ thể, khai thác mạng lưới sẵn có trước, tiếp cận trực tiếp có chọn lọc sau, và chỉ dùng hội chợ khi đã chuẩn bị đầy đủ.
Sàng lọc bằng bộ tiêu chí giúp nhà trường tránh tiêu tốn nhiều tháng cho một quan hệ không có khả năng đi tới đâu.
Bước tiếp theo
Hãy gửi một biểu mẫu ngắn tới toàn bộ giảng viên của Quý trường, hỏi đúng một câu: anh chị có contact chuyên môn nào ở cơ sở giáo dục nước ngoài không, và ở lĩnh vực gì.
Danh sách thu về thường là điểm khởi đầu tốt hơn bất kỳ hội chợ nào.
Sau khi có danh sách, hãy chọn ba contact khả thi nhất và nhờ chính giảng viên đó giới thiệu, thay vì gửi thư từ địa chỉ chung của nhà trường. Một lời giới thiệu từ đồng nghiệp có sẵn quan hệ chuyên môn được hồi đáp nhanh hơn nhiều so với thư lạnh, và thường mở ra cuộc trao đổi thực chất ngay từ lần đầu.
