Chi phí Study Abroad ngoài học phí là toàn bộ những khoản mà người học và gia đình phải chi ngoài khoản học phí đóng cho nhà trường. Ở nhiều điểm đến, phần này lớn hơn chính học phí, nhưng lại ít được tính đủ khi lập kế hoạch tài chính.
Bài viết này liệt kê chín nhóm chi phí, chỉ ra những khoản hay bị quên nhất, và hướng dẫn lập bảng dự trù cho toàn khoá.
Vì sao so sánh học phí là cách so sánh sai
Học phí là con số dễ tìm nhất và được công bố rõ nhất, nên nó tự nhiên trở thành con số duy nhất được đem ra so sánh.
Vấn đề là hai trường có mức học phí gần nhau vẫn có thể chênh nhau rất lớn về tổng chi phí, do khác biệt về chi phí sinh hoạt tại khu vực.
Một trường ở thành phố lớn với học phí thấp hơn có thể tốn kém hơn tổng thể so với một trường ở khu vực chi phí sinh hoạt thấp nhưng học phí cao hơn. Chênh lệch qua bốn năm có thể rất đáng kể.
Ngoài ra, cách tính học phí cũng khác nhau. Có nơi tính theo năm học, có nơi tính theo tín chỉ, có nơi tính theo toàn khoá. Ba cách tính này cho ra ba con số không so sánh trực tiếp được với nhau.
Vì vậy đơn vị so sánh đúng là tổng chi phí toàn khoá, không phải học phí mỗi năm.
Chín nhóm chi phí Study Abroad ngoài học phí
Nhóm một: phí bắt buộc của nhà trường. Ngoài học phí, phần lớn cơ sở giáo dục còn thu các khoản như phí ghi danh, phí cơ sở vật chất, phí dịch vụ người học, phí thi. Những khoản này thường không nằm trong con số học phí được quảng bá.
Nhóm hai: chỗ ở. Thường là khoản lớn thứ hai sau học phí. Cần phân biệt ký túc xá của trường, thuê chung với người khác, và thuê riêng. Ngoài tiền thuê hằng tháng còn có tiền đặt cọc, phí môi giới, và phí dịch vụ.
Nhóm ba: ăn uống. Thay đổi rất nhiều theo thói quen sinh hoạt. Nên ước tính theo mức tự nấu là chính, rồi cộng thêm phần dự phòng.
Nhóm bốn: đi lại tại chỗ. Vé phương tiện công cộng theo tháng hoặc theo kỳ. Nhiều nơi có mức ưu đãi cho người học, nhưng cần đăng ký.
Nhóm năm: bảo hiểm y tế. Ở nhiều điểm đến, đây là khoản bắt buộc và không nhỏ. Cần kiểm tra bảo hiểm bắt buộc có bao gồm những gì và có phải mua thêm không.
Nhóm sáu: vé máy bay và đi lại quốc tế. Không chỉ chuyến đi đầu tiên. Nên tính cả những lần về thăm nhà trong suốt khoá học.
Nhóm bảy: tài liệu và thiết bị học tập. Giáo trình, phần mềm chuyên ngành, máy tính, và với một số ngành là dụng cụ hoặc vật tư riêng.
Nhóm tám: chi phí thủ tục ban đầu. Dịch thuật, công chứng, chứng chỉ ngoại ngữ, và các khoản phí hành chính khác. Đây là nhóm phát sinh trước khi lên đường và hay bị bỏ ngoài bảng tính.
Nhóm chín: sinh hoạt cá nhân và dự phòng. Quần áo, điện thoại, giải trí, và một khoản dự phòng cho việc bất ngờ.
Những khoản dễ quên nhất
Trong chín nhóm trên, có bốn khoản mà kinh nghiệm cho thấy hay bị bỏ sót nhất.
Chi phí ba tháng đầu tiên. Giai đoạn mới đến luôn tốn hơn mức trung bình: đặt cọc nhà, mua đồ dùng, chưa quen chỗ mua rẻ. Nên dự trù riêng cho giai đoạn này thay vì lấy mức trung bình nhân đều.
Biến động tỷ giá. Ngân sách lập bằng tiền Việt nhưng chi bằng ngoại tệ. Một biến động vài phần trăm qua bốn năm cộng dồn thành khoản đáng kể. Nên tính thêm phần đệm.
Chi phí khi kéo dài thời gian học. Không phải ai cũng hoàn thành đúng hạn. Trượt một môn phải học lại đồng nghĩa với thêm học phí và thêm chi phí sinh hoạt.
Chi phí gia hạn giấy tờ. Các loại giấy tờ cư trú thường có thời hạn và phải gia hạn định kỳ, mỗi lần đều có phí.
Lập bảng dự trù toàn khoá
Một bảng dự trù dùng được nên có cấu trúc theo hàng và cột rõ ràng.
Các hàng là chín nhóm chi phí ở trên, cộng thêm hàng học phí.
Các cột là từng năm học, cộng thêm một cột riêng cho giai đoạn chuẩn bị trước khi lên đường.
Với mỗi ô, ghi ba thông tin: con số ước tính, nguồn lấy con số đó, và ngày lấy. Phần nguồn và ngày quan trọng ngang phần con số, vì chi phí thay đổi theo năm.
Sau khi điền xong, cộng thêm hai khoản ở cuối bảng. Một khoản đệm tỷ giá, và một khoản dự phòng cho tình huống ngoài dự kiến.
Bảng này nên được cập nhật mỗi năm chứ không lập một lần rồi thôi.
Lấy số liệu ở đâu cho đáng tin
Thứ tự ưu tiên nguồn như sau.
Cao nhất là trang chính thức của nhà trường, phần dành cho người học quốc tế. Nhiều trường công bố ước tính chi phí sinh hoạt cho khu vực của mình, và đây là con số sát nhất.
Tiếp theo là cơ quan quản lý giáo dục hoặc cơ quan phụ trách người học quốc tế của nước sở tại, nơi thường công bố mức chi phí tham khảo.
Dữ liệu so sánh giữa các hệ thống giáo dục do Organizations Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD) công bố hữu ích khi Quý vị đang cân nhắc giữa hai quốc gia chứ không phải hai trường.
Diễn đàn và hội nhóm của người đang học tại đó có giá trị tham khảo cao về chi phí sinh hoạt thực tế, nhưng không nên dùng làm nguồn cho học phí hay các khoản phí chính thức.
Nguyên tắc chung: mọi con số related tới khoản phải nộp cho nhà trường đều phải xác nhận lại với chính trường trước khi ra quyết định.
Học bổng và hỗ trợ tài chính
Khi tính tổng chi phí, cần phân biệt rõ ba loại hỗ trợ vì chúng ảnh hưởng khác nhau tới ngân sách.
Miễn giảm học phí làm giảm trực tiếp khoản học phí, nhưng không động tới chín nhóm chi phí còn lại.
Học bổng sinh hoạt phí chi trả một phần chi phí sống, thường theo tháng và có điều kiện duy trì.
Hỗ trợ một lần như trợ cấp đi lại hoặc trợ cấp ổn định ban đầu, chỉ áp dụng cho giai đoạn đầu.
Điều quan trọng cần kiểm tra là điều kiện duy trì. Nhiều học bổng yêu cầu giữ một mức kết quả học tập nhất định. Nếu không đạt, khoản hỗ trợ dừng lại giữa chừng và ngân sách gia đình phải bù vào.
Vì vậy, kế hoạch tài chính an toàn nên tính được cả phương án không có học bổng, ít nhất cho một năm.
Khả năng làm thêm
Nhiều gia đình đưa thu nhập từ việc làm thêm vào bài toán tài chính. Cần thận trọng với cách tính này.
Quy định về giờ làm thêm dành cho người học khác nhau giữa các nước và có thể thay đổi. Con số giờ được phép cần tra ở nguồn chính thức, không nghe truyền miệng.
Ngoài ra, việc tìm được việc làm thêm không phải điều chắc chắn, nhất là trong năm đầu khi ngôn ngữ chưa vững và chưa quen môi trường.
Cách tính thận trọng là coi thu nhập từ làm thêm như khoản bổ sung, không phải khoản trụ cột. Kế hoạch nên đứng vững kể cả khi khoản này bằng không trong năm đầu tiên.
Chi phí Study Abroad ngoài học phí thay đổi thế nào qua các năm
Một sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch là lấy chi phí năm đầu nhân với số năm học. Cách tính này sai theo cả hai chiều.
Năm thứ nhất thường cao hơn mức trung bình. Ngoài chi phí thủ tục ban đầu, còn có tiền đặt cọc nhà, mua sắm đồ dùng, và giai đoạn chưa quen chỗ mua hợp lý. Người học năm đầu cũng ít khả năng tìm được chỗ ở giá tốt vì chưa có mạng lưới quen biết.
Các năm giữa thường thấp hơn. Đã ổn định chỗ ở, đã biết mua sắm hợp lý, đã quen phương tiện đi lại và các mức ưu đãi dành cho người học.
Năm cuối có thể tăng trở lại. Với một số ngành, năm cuối phát sinh chi phí cho đồ án hoặc khoá luận. Ngoài ra còn chi phí related tới việc chuyển tiếp sau tốt nghiệp, kể cả trường hợp trở về nước.
Ngoài ra, học phí và chi phí sinh hoạt đều có xu hướng tăng theo từng năm. Nên cộng thêm một tỷ lệ trượt giá vào các năm sau thay vì giữ nguyên con số của năm đầu.
Cách lập bảng an toàn là điền riêng từng năm theo đặc điểm của năm đó, thay vì nhân đều. Bảng lập theo cách này thường cho ra tổng số cao hơn ước tính ban đầu, nhưng sát thực tế hơn nhiều và tránh được tình huống thiếu hụt giữa chừng.
Trao đổi minh bạch với người tư vấn
Khi làm việc với người tư vấn, có ba câu nên hỏi về phần chi phí.
Câu thứ nhất: ngoài học phí, tổng các khoản phải nộp cho nhà trường trong một năm là bao nhiêu, gồm những khoản gì.
Câu thứ hai: ước tính chi phí sinh hoạt của khu vực này lấy từ nguồn nào, cập nhật năm nào.
Câu thứ ba: tôi phải trả những khoản gì cho bên tư vấn, và trả cho việc gì.
Cả ba câu nên được trả lời bằng văn bản. Một bảng liệt kê rõ ràng là dấu hiệu của bên làm việc nghiêm túc; một con số ước lượng chung chung thì chưa đủ để lập kế hoạch.
Nếu Quý vị dự định về nước làm việc sau tốt nghiệp, nên đọc thêm khuôn khổ về công nhận văn bằng của Organizations Education, Khoa học và Văn hoá Liên Hợp Quốc (UNESCO), vì phần này ảnh hưởng tới giá trị của khoản đầu tư.
Summary
Chi phí Study Abroad ngoài học phí gồm chín nhóm, trong đó chỗ ở và bảo hiểm y tế thường là hai khoản lớn nhất, còn chi phí thủ tục ban đầu và ba tháng đầu tiên là hai khoản hay bị bỏ sót nhất.
Đơn vị so sánh đúng giữa các lựa chọn là tổng chi phí toàn khoá, không phải học phí mỗi năm.
Và một kế hoạch tài chính an toàn phải đứng vững kể cả khi không có học bổng và không có thu nhập làm thêm trong năm đầu.
Bước tiếp theo
Hãy lập bảng dự trù cho một trường mà Quý vị đang cân nhắc, với mười hàng chi phí và một cột cho mỗi năm học, cộng thêm cột chuẩn bị trước khi đi.
Nếu có ô nào chưa điền được, đó chính là câu hỏi cần gửi cho nhà trường hoặc người tư vấn trong tuần này.
Khi bảng đã hoàn chỉnh cho một trường, hãy làm thêm bảng tương tự cho trường thứ hai đang cân nhắc. Chỉ khi đặt hai bảng cạnh nhau, Quý vị mới thấy rõ đâu là khác biệt thật về tài chính giữa hai lựa chọn, và khác biệt đó thường không nằm ở dòng học phí như nhiều người vẫn nghĩ ban đầu.
